Invitations

Une invitation est un e-mail que vous envoyez à un visiteur enregistré avant sa visite. Elle contient un QR code personnel qu’il peut scanner à l’accueil, l’adresse de votre site, et un lien pour renseigner ses coordonnées à l’avance.

Ajouter ou enregistrer un visiteur enregistré n’envoie rien. L’e-mail ne part que lorsque vous cliquez sur “Invitez”.

Envoyer une invitation

1. Ouvrez le backoffice Vizito et sélectionnez “Général” > “Gérer les visiteurs enregistrés” dans le menu de gauche.

2. Cliquez sur la ligne du visiteur à inviter. La fenêtre “Détails du visiteur” s’ouvre. Si le visiteur ne figure pas encore dans la liste, cliquez d’abord sur “Ajouter” : voir Visiteurs enregistrés.

3. Vérifiez “Email”. L’invitation est envoyée à cette adresse : sans elle, il n’y a rien à envoyer.

4. Définissez “Langue”. Ce champ détermine la langue de l’e-mail d’invitation comme de la page de pré-inscription située derrière.

5. Définissez “Quand ?” si la visite concerne des jours précis. Pour un visiteur déjà présent dans la liste, ce champ est une plage “From - To” : une visite qui s’étale sur plusieurs jours ne demande donc rien de plus. L’interrupteur “Visite de plusieurs jours ?” appartient à la fenêtre d’ajout et ne figure pas dans celle-ci : voir Visiteurs enregistrés.

6. Cliquez sur “Invitez”. Cette action enregistre le visiteur et envoie l’e-mail en une seule étape. “Sauvegarder” ne fait qu’enregistrer le visiteur.

   

Ce que reçoit le visiteur

L’e-mail nomme l’hôte qui l’a invité et contient un QR code qui lui est propre. Scanner ce code sur la tablette enregistre le visiteur sans qu’il ait à se rechercher, à condition que “Connexion code QR” soit activé sous “Paramètres du compte” > “Général” : voir Connexion par QR code.

Sous le code, le message reprend votre adresse avec un bouton “Google Maps”, et le bouton situé en dessous ouvre la page de pré-inscription du visiteur, où il peut compléter ses coordonnées et signer vos accords avant son arrivée. Voir Pré-inscription.

Inviter un groupe en une fois

Chaque visiteur reçoit malgré tout son propre e-mail avec son propre QR code, ce qui est exactement ce qu’il vous faut pour un conseil d’administration, un audit ou une journée de formation.

1. Sélectionnez “Général” > “Gérer les visiteurs enregistrés” dans le menu de gauche.

2. Cochez les lignes des visiteurs à inviter. “Action groupée”, sous la liste, reste grisé tant que vous n’avez pas coché au moins une ligne.

3. Cliquez sur “Action groupée” et choisissez “Envoyer les invitations”. Les e-mails partent immédiatement.

   

Ce même menu contient “Télécharger les codes QR”, lorsque vous voulez récupérer vous-même les codes des visiteurs cochés plutôt que de les leur envoyer. Le reste du menu est traité dans Visiteurs enregistrés.

Modifier l’apparence de l’invitation

L’invitation est un modèle du type de visiteur : un sous-traitant peut donc recevoir un e-mail différent de celui d’un visiteur ordinaire.

1. Sélectionnez “Paramètres du compte” > “Types de visiteurs” dans le menu de gauche et cliquez sur “Éditer” sur le type de visiteur à modifier.

2. Ouvrez l’onglet “Notifications”.

3. Cliquez sur “Éditer” à côté de “Invitation à un modèle d’e-mail”. La fenêtre “Configuration de l’e-mail d’invitation” s’ouvre.

   

4. Modifiez ce dont vous avez besoin (les sections sont décrites ci-dessous).

5. Cliquez sur “Fermer”, puis sur le bouton vert “Sauvegarder” de l’onglet “Notifications” situé derrière.

La fenêtre n’a pas de “Sauvegarder” propre. “Fermer” restitue vos modifications à l’onglet “Notifications”, et seul le bouton vert “Sauvegarder” de cet onglet les conserve. Quitter l’onglet sans enregistrer perd tout ce que vous venez de définir.

Les sections de la fenêtre

“Configuration de la mise en page” contient les deux couleurs à partir desquelles le message est construit : “Couleur de la toile de fond” et “Couleur de la toile”.

“Sujet du courriel” se définit par langue. Choisissez une langue dans la liste déroulante et saisissez l’objet correspondant, afin qu’un visiteur néerlandophone reçoive un objet en néerlandais. L’objet est un modèle : tout ce qui se trouve entre signes pourcent est complété à l’envoi, et la valeur par défaut est %company_name% - %invitation_from%.

“Configuration des modules” répertorie les blocs qui composent le message : “Logo”, “Invitation”, “QR Code”, “Wallet pass”, “Adresse”, “Préinscription” et “Footer”. Chaque ligne dispose d’un interrupteur “Active” qui place le bloc dans le message ou l’en retire, et chaque ligne sauf “Logo” dispose d’un “Éditer” pour son contenu. Faites glisser une ligne par la poignée située à sa gauche pour déplacer un bloc vers le haut ou vers le bas ; l’ordre des lignes est l’ordre des blocs dans l’e-mail.

“Pièces jointes” regroupe deux réglages distincts. “Inclure les accords comme pièces jointes dans l’email” envoie vos accords avec l’invitation, voir Accords. “Inclure les liens de fichiers en tant que pièces jointes” envoie vos propres fichiers, que vous ajoutez avec le bouton “Ajouter l’URL du fichier”. Les deux libellés sont tronqués à l’écran par la largeur de la colonne.

Il n’existe pas de réglage distinct pour le nom de l’expéditeur ou la signature. La formule de fin du message est le bloc “Footer”.