La liste d’urgence contient toutes les personnes qui se sont enregistrées via Vizito et n’ont pas encore signalé leur départ. Les employés n’y figurent pas par défaut : un hôte est quelqu’un qu’un visiteur vient voir, pas quelqu’un qui s’est enregistré. Si votre procédure d’évacuation exige que le personnel figure sur la même liste que les visiteurs, les employés doivent s’enregistrer à l’arrivée et au départ comme le font les visiteurs. Il y a deux façons d’y parvenir.
Option 1 : un type de visiteur Employé
Donnez aux employés un type de visiteur qui leur est propre, afin qu’ils s’enregistrent sur la tablette ou sur leur téléphone en quelques touches et restent séparés des vrais visiteurs dans vos rapports.
- Ouvrez le backoffice Vizito, sélectionnez “Paramètres du compte” > “Types de visiteurs” dans le menu de gauche et cliquez sur “Ajouter un type de visiteur”. Nommez-le “Employé”. Voir Types de visiteurs.
- Sur l’onglet “Champs”, conservez “Prénom” et “Nom” et réglez les autres champs sur “Inactif”, pour que l’enregistrement ne prenne que quelques secondes. Réglez aussi “Ici pour voir ?” sur “Inactif” : un employé n’a pas d’hôte. Voir Configurer les champs d’enregistrement.
- Sur l’onglet “Général”, activez “Visiteur enregistré” et ajoutez chaque employé comme visiteur enregistré de ce type de visiteur, un par un ou depuis un fichier CSV avec “Importer des données” sous “Général” > “Gérer les visiteurs enregistrés”. Voir Visiteurs enregistrés.
- Activez “Connexion code QR” sous “Paramètres du compte” > “Général” et remettez à chaque employé son code QR personnel : cochez-les sous “Gérer les visiteurs enregistrés”, cliquez sur “Action groupée” et choisissez “Télécharger les codes QR”. Dès lors, ils s’enregistrent à l’arrivée et au départ en présentant ce code devant la tablette. Voir Connexion par QR code.
Les employés qui préfèrent ne pas toucher la tablette scannent le code sans contact affiché sur la tablette, ou un code QR statique au mur, et s’enregistrent comme visiteur enregistré sur leur propre téléphone. Voir Connexion sans contact et QR codes statiques.
Trois points à décider dès le départ :
- Le départ. Quelqu’un qui oublie de signaler son départ reste sur la liste d’urgence. Configurez une déconnexion automatique pour le type de visiteur Employé à la fin de la journée de travail. Voir Déconnexion automatique.
- Notifications et badges. Désactivez les notifications aux hôtes et l’impression de badges sur le type de visiteur Employé, sinon chaque arrivée imprime un badge et envoie un e-mail à quelqu’un.
- Limites de la formule. Chaque enregistrement compte comme un visiteur pour votre formule. Un site où 50 employés s’enregistrent chaque jour ouvré consomme environ 1 000 visiteurs par mois, ce qui nécessite la formule Enterprise. Voir Facturation.
Option 2 : transmettre la présence depuis votre système de pointage
Si les employés pointent déjà à l’arrivée et au départ avec un lecteur de badges ou un système de gestion des temps, ce système peut le signaler à Vizito, pour que personne ne s’enregistre deux fois. Cela passe par l’API Vizito et demande quelqu’un capable de construire une petite intégration du côté de votre système de pointage, ou un partenaire qui le fait pour vous.
- Un pointage à l’arrivée devient un enregistrement : l’appel API “Signing in a visitor” crée une visite pour le type de visiteur Employé que vous avez créé ci-dessus. Pour les employés qui sont des visiteurs enregistrés, “Signing in registered visitors” fait la même chose à partir d’une liste et ignore toute personne déjà présente : l’appel peut donc être répété sans risque.
- Un pointage au départ devient une déconnexion : “Signing out a visitor” clôt la visite.
- L’identifiant utilisé par l’intégration est une clé API, créée sous “Paramètres du compte” > “L’intégration”. Voir Accès API et clés API. Les appels eux-mêmes sont documentés sur le portail développeurs. Voir Documentation de l’API.
La liste d’urgence affiche alors le personnel et les visiteurs ensemble, “Type de visiteur” permettant de les distinguer, et “Configurer les champs” vous permet d’ajouter des colonnes telles que “Point d’entrée” pour un site à plusieurs bâtiments. Tout ce qui est décrit dans Urgences s’applique aux employés présents sur la liste comme aux visiteurs : alerter, marquer comme en sécurité, exporter et imprimer.
Les hôtes synchronisés depuis Microsoft Entra ID ou un autre annuaire ne sont concernés par rien de tout cela. Les hôtes synchronisés sont les personnes qu’un visiteur peut sélectionner sur la tablette. Ils n’apparaissent sur la liste d’urgence que lorsqu’ils s’enregistrent eux-mêmes.