Die Notfallliste enthält alle, die sich über Vizito angemeldet und noch nicht abgemeldet haben. Mitarbeiter stehen standardmäßig nicht darauf: Eine Kontaktperson ist jemand, den ein Besucher besuchen kommt, nicht jemand, der sich angemeldet hat. Wenn Ihr Evakuierungsverfahren das Personal auf derselben Liste wie die Besucher braucht, müssen sich Mitarbeiter genauso an- und abmelden wie Besucher. Dafür gibt es zwei Wege.
Option 1: eine Besuchsart Mitarbeiter
Geben Sie Mitarbeitern eine eigene Besuchsart, damit sie sich am Tablet oder auf ihrem Telefon mit wenigen Tippen anmelden und in Ihren Berichten von echten Besuchern getrennt bleiben.
- Öffnen Sie das Vizito-Backoffice, wählen Sie im linken Menü “Kontoeinstellungen” > “Art des Besuches” und klicken Sie auf “Besucherart hinzufügen”. Nennen Sie sie “Mitarbeiter”. Siehe Besuchsarten.
- Behalten Sie auf dem Tab “Anmeldefelder” die Felder “Vorname” und “Nachname” bei und setzen Sie die übrigen Felder auf “Inaktiv”, damit die Anmeldung nur Sekunden dauert. Setzen Sie auch “Kontaktperson?” auf “Inaktiv”: Ein Mitarbeiter hat keine Kontaktperson. Siehe Anmeldefelder konfigurieren.
- Schalten Sie auf dem Tab “Allgemeines” die Option “Registrierte Besucher” ein und legen Sie jeden Mitarbeiter als registrierten Besucher dieser Besuchsart an, einzeln oder aus einer CSV-Datei mit “Daten importieren” unter “Allgemein” > “Registrierte Besucher verwalten”. Siehe Registrierte Besucher.
- Schalten Sie “QR-Code anmelden” unter “Kontoeinstellungen” > “Allgemein” ein und geben Sie jedem Mitarbeiter seinen persönlichen QR-Code: Haken Sie die Mitarbeiter unter “Registrierte Besucher verwalten” an, klicken Sie auf “Sammelaktion” und wählen Sie “QR-Codes herunterladen”. Von da an melden sie sich an und ab, indem sie diesen Code vor das Tablet halten. Siehe QR-Code-Anmeldung.
Mitarbeiter, die das Tablet lieber nicht berühren, scannen den kontaktlosen Code auf dem Tablet oder einen statischen QR-Code an der Wand und melden sich als registrierter Besucher auf ihrem eigenen Telefon an. Siehe Kontaktlose Anmeldung und Statische QR-Codes.
Drei Dinge, die Sie vorab entscheiden sollten:
- Abmelden. Wer vergisst, sich abzumelden, bleibt auf der Notfallliste. Richten Sie für die Besuchsart Mitarbeiter eine automatische Abmeldung am Ende des Arbeitstags ein. Siehe Automatische Abmeldung.
- Benachrichtigungen und Badges. Schalten Sie bei der Besuchsart Mitarbeiter die Benachrichtigung der Kontaktperson und den Badge-Druck aus, sonst druckt jede Ankunft ein Badge und schickt jemandem eine E-Mail.
- Tariflimits. Jede Anmeldung zählt für Ihren Tarif als Besucher. Ein Standort, an dem sich jeden Arbeitstag 50 Mitarbeiter anmelden, verbraucht rund 1.000 Besucher im Monat, was den Enterprise-Tarif erfordert. Siehe Abrechnung und Rechnungen.
Option 2: Anwesenheit aus Ihrem Zeiterfassungssystem übertragen
Wenn Mitarbeiter bereits mit einem Badge-Leser oder einem Zeiterfassungssystem ein- und ausstempeln, kann dieses System Vizito Bescheid geben, damit sich niemand doppelt anmeldet. Das läuft über die Vizito-API und braucht jemanden, der auf der Seite Ihres Zeiterfassungssystems eine kleine Integration bauen kann, oder einen Partner, der das für Sie übernimmt.
- Ein Einstempeln wird zu einer Anmeldung: Der API-Aufruf “Signing in a visitor” erstellt einen Besuch für die oben angelegte Besuchsart Mitarbeiter. Für Mitarbeiter, die registrierte Besucher sind, tut “Signing in registered visitors” dasselbe aus einer Liste heraus und überspringt alle, die bereits im Gebäude sind, sodass sich der Aufruf gefahrlos wiederholen lässt.
- Ein Ausstempeln wird zu einer Abmeldung: “Signing out a visitor” schließt den Besuch.
- Als Zugangsdaten verwendet die Integration einen API-Schlüssel, den Sie unter “Kontoeinstellungen” > “Integrationen” anlegen. Siehe API-Zugang und API-Schlüssel. Die Aufrufe selbst sind auf dem Entwicklerportal dokumentiert. Siehe API-Dokumentation.
Die Notfallliste zeigt dann Personal und Besucher zusammen, wobei die Spalte “Besucherart” sie unterscheidet, und über “Felder konfigurieren” ergänzen Sie Spalten wie “Einstiegspunkt” für einen Standort mit mehreren Gebäuden. Alles unter Notfälle gilt für Mitarbeiter auf der Liste genauso wie für Besucher: warnen, als sicher markieren, exportieren und drucken.
Kontaktpersonen, die aus Microsoft Entra ID oder einem anderen Verzeichnis synchronisiert werden, sind von all dem nicht betroffen. Synchronisierte Kontaktpersonen sind die Personen, die ein Besucher am Tablet auswählen kann. Auf der Notfallliste erscheinen sie nur, wenn sie sich selbst anmelden.