Die Notfallliste enthält alle, die angemeldet und noch nicht abgemeldet sind, und lässt Sie ihnen allen auf einmal eine SMS und eine E-Mail schicken. Nutzen Sie sie bei einer Evakuierung oder einer Brandschutzübung: Warnen Sie Ihre Besucher, markieren Sie sie als sicher, sobald sie sich melden, und geben Sie die Liste an die Rettungskräfte weiter. All das geht von jedem Gerät aus, das das Backoffice öffnen kann, ob PC, Tablet oder Telefon.
Die Standard-Notfallmeldung festlegen
Schreiben Sie diese Nachricht im Voraus. Sie können sie während einer Evakuierung noch ändern, sollten das aber nicht müssen.
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Öffnen Sie das Vizito-Backoffice und wählen Sie im linken Menü “Kontoeinstellungen” > “Allgemein”.
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Suchen Sie unter “Allgemeine Einstellungen” die Zeile “Notfallmeldung” und klicken Sie auf “bearbeiten”.
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Tippen Sie die Nachricht in jeder Sprache ein. Das Fenster zeigt ein Feld pro Sprache, die Sie unter “Anwendungs-Sprachen” aktiviert haben, und jeder Besucher wird in der Sprache angeschrieben, mit der er sich angemeldet hat.
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Klicken Sie auf “schliessen” und dann unten in “Allgemeine Einstellungen” auf “Speichern”, um die Nachrichten zu sichern.
Hinweis: Jede Nachricht ist auf 160 Zeichen begrenzt, die Länge einer einzelnen SMS. Das Feld nimmt ab dieser Grenze keinen Text mehr an, prüfen Sie die Länge also jetzt und nicht mitten in einer Evakuierung.
Alle im Gebäude warnen
Ein Besucher ist nur erreichbar, wenn sein Datensatz eine E-Mail-Adresse oder eine Handy-Nummer enthält. Setzen Sie die Anmeldefelder “E-Mail” und “Telefon” auf den von Ihnen genutzten Besuchsarten auf “Obligatorisch” oder “Fakultativ”, damit Besucher bei der Anmeldung danach gefragt werden.
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Wählen Sie im linken Menü “Notfall”, um die Notfallliste zu öffnen.
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Klicken Sie auf “Alle aktuell anwesenden Besucher warnen”.
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Lesen Sie die Nachricht im Fenster und überschreiben Sie sie, wenn dieser Notfall mehr Details braucht. Sie startet von Ihrer Standardmeldung und ist auf dieselben 160 Zeichen begrenzt. Was Sie hier eintippen, gilt nur für diese Warnung, Ihre Standardmeldung bleibt also unverändert.
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Klicken Sie auf “Benachrichtigung senden”. Nur Besucher mit einer korrekten Handy-Nummer oder E-Mail-Adresse erhalten sie, und Vizito bestätigt, sobald die Nachrichten hinaus sind.
Hinweis: Die Liste enthält nur Besucher, die in diesem Moment angemeldet sind. Ist Ihr Gebäude leer, zeigt die Tabelle “No data” an, und “Alle aktuell anwesenden Besucher warnen”, “CSV exportieren”, “XLS exportieren” und “Drucken” sind ausgegraut. Das ist der normale Ruhezustand, kein kaputter Bildschirm.
Besucher als sicher markieren
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Klicken Sie in der Notfallliste auf einen Besucher, um das Fenster “Besucherdetails” zu öffnen. Es zeigt seine Kontaktperson, seine Firma, wann er sich angemeldet hat und, falls Sie sie nutzen, den Einstiegspunkt, über den er hereingekommen ist.
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Klicken Sie auf “als ‘in Sicherheit’ markieren”.
Die Spalte “Sicher” wechselt von einem roten Kreuz zu einem grünen Haken, und die Zeile unter der Tabelle führt die Zählung: “Sicher” und die Anzahl der nicht sicheren Personen nebeneinander, darunter “Gesamt”.
Jemanden zu früh abgehakt? Öffnen Sie dasselbe Fenster erneut und klicken Sie auf “Mark nicht sicher”.
Spalten wählen und die Liste filtern
Klicken Sie rechts von der Notfallliste auf “Felder konfigurieren”, um Spalten ein- und auszuschalten. Die Liste startet mit “Besucherart”, “Vorname”, “Nachname” und “Sicher”, und Sie können “Firmenname”, “Kontaktperson?”, “Adresse”, “Postleitzahl”, “Stadt”, “Telefon”, “E-Mail”, “Besucherzufriedenheit” und “Approval” ergänzen, dazu alle eigenen Anmeldefelder, die Sie selbst angelegt haben.
Jede Spaltenüberschrift hat darunter einen eigenen Filter. Setzen Sie “Sicher” auf “Nein”, bleiben die Personen übrig, die noch vermisst werden.
Das Feld über der Tabelle, “Wählen Sie den Einstiegspunkt aus”, grenzt die Liste auf einen oder mehrere Einstiegspunkte ein. Genau das brauchen Sie, wenn ein Standort mit mehreren Eingängen Tür für Tür evakuiert wird.
Die Liste exportieren oder drucken
“CSV exportieren”, “XLS exportieren” und “Drucken” sitzen über und unter der Tabelle. Nutzen Sie sie, um den Rettungskräften eine Kopie davon zu geben, wer sich noch im Gebäude befindet.