La liste d’urgence contient toutes les personnes enregistrées qui n’ont pas encore signalé leur départ, et vous permet de leur envoyer un SMS et un e-mail à toutes en même temps. Utilisez-la lors d’une évacuation ou d’un exercice incendie : alertez vos visiteurs, marquez-les comme en sécurité à mesure qu’ils se manifestent, et remettez la liste aux services de secours. Tout cela se fait depuis n’importe quel appareil capable d’ouvrir le backoffice, qu’il s’agisse d’un PC, d’une tablette ou d’un téléphone.
Définir le message d’urgence par défaut
Rédigez ce message à l’avance. Vous pourrez encore le modifier pendant une évacuation, mais vous ne devriez pas avoir à le faire.
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Ouvrez le backoffice Vizito et sélectionnez “Paramètres du compte” > “Général” dans le menu de gauche.
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Sous “Paramètres globaux”, repérez la ligne “Message d’urgence” et cliquez sur “Éditer”.
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Saisissez le message dans chaque langue. La fenêtre affiche un champ par langue activée sous “Langues de l’application”, et chaque visiteur reçoit le message dans la langue avec laquelle il s’est enregistré.
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Cliquez sur “Fermer”, puis sur “Sauvegarder” au bas de “Paramètres globaux” pour conserver les messages.
Note : chaque message est limité à 160 caractères, la longueur d’un seul SMS. Le champ cesse d’accepter du texte à ce stade : vérifiez donc la longueur maintenant plutôt qu’en pleine évacuation.
Alerter tout le monde dans le bâtiment
Un visiteur ne peut être joint que si sa fiche contient une adresse e-mail ou un numéro de mobile. Réglez les champs d’enregistrement “Email” et “Téléphone” sur “Obligatoire” ou “Facultatif” pour les types de visiteurs que vous utilisez, afin que ces informations soient demandées aux visiteurs lors de leur enregistrement.
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Sélectionnez “Urgence” dans le menu de gauche pour ouvrir la liste d’urgence.
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Cliquez sur “Alerter les visiteurs actuels”.
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Lisez le message dans la fenêtre qui s’ouvre et remplacez-le si cette urgence demande davantage de détails. Il part de votre message par défaut et est limité aux mêmes 160 caractères. Ce que vous saisissez ici ne vaut que pour cette alerte : votre message par défaut reste inchangé.
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Cliquez sur “Envoyer une notification”. Seuls les visiteurs disposant d’un numéro de mobile ou d’une adresse e-mail corrects la reçoivent, et Vizito confirme une fois les messages partis.
Note : la liste ne contient que les visiteurs enregistrés à cet instant. Lorsque votre bâtiment est vide, le tableau affiche “No data” et “Alerter les visiteurs actuels”, “Exporter CSV”, “Exporter XLS” et “Imprimer” sont grisés. C’est l’état de repos normal, pas un écran défaillant.
Marquer des visiteurs comme en sécurité
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Cliquez sur un visiteur dans la liste d’urgence pour ouvrir la fenêtre “Détails du visiteur”. Elle indique son hôte, sa société, l’heure de son arrivée et, si vous les utilisez, le point d’entrée par lequel il est passé.
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Cliquez sur “Mark en toute sécurité”.
La colonne “En sécurité” passe d’une croix rouge à une coche verte, et la ligne sous le tableau tient le décompte : “En sécurité” et le nombre de personnes non sécurisées côte à côte, avec le total en dessous.
Vous avez coché quelqu’un trop tôt ? Rouvrez la même fenêtre et cliquez sur “Mark pas sûr”.
Choisir vos colonnes et filtrer la liste
Cliquez sur “Configurer les champs” à droite de la liste d’urgence pour activer ou désactiver des colonnes. La liste s’ouvre avec “Type de visiteur”, “Prénom”, “Nom” et “En sécurité”, et vous pouvez ajouter “Entreprise”, “Ici pour voir ?”, “Adresse”, “Code Postal”, “Ville”, “Téléphone”, “Email”, “Satisfaction des visiteurs” et “Approval”, ainsi que tous les champs d’enregistrement personnalisés que vous avez ajoutés vous-même.
Chaque en-tête de colonne dispose de son propre filtre en dessous. Régler “En sécurité” sur “Non” ne laisse que les personnes dont on est encore sans nouvelles.
La zone au-dessus du tableau, “Sélectionnez le point d’entrée”, restreint la liste à un ou plusieurs points d’entrée. C’est ce qu’il vous faut lorsqu’un site à plusieurs entrées est évacué une porte à la fois.
Exporter ou imprimer la liste
“Exporter CSV”, “Exporter XLS” et “Imprimer” se trouvent au-dessus et en dessous du tableau. Utilisez-les pour remettre aux services de secours une copie de la liste des personnes encore présentes dans le bâtiment.