Le filtrage des visiteurs demande à l’hôte d’approuver ou de refuser un visiteur après son enregistrement. La visite reste marquée “Pending” jusqu’à ce que quelqu’un réponde, et la réponse est conservée avec les détails du visiteur. Le filtrage se règle par type de visiteur : vous pouvez donc filtrer les sous-traitants pendant que les visiteurs ordinaires s’enregistrent normalement.
Activer le filtrage des visiteurs
- Allez dans le backoffice Vizito et sélectionnez “Paramètres du compte” > “Types de visiteurs” dans le menu de gauche.
- Cliquez sur “Éditer” à côté du type de visiteur à filtrer.
- Ouvrez l’onglet “Notifications”.
- Activez “Vérification des visiteurs” dans le bloc “Notifications à vos hôtes”.
- Saisissez une adresse dans “Notification par e-mail pour la vérification”. Ce champ n’apparaît qu’une fois l’interrupteur activé. Le résultat du filtrage est envoyé à cette adresse dès que le visiteur a été approuvé ou refusé, ce qui en fait un bon endroit pour une boîte aux lettres d’accueil.
- Cliquez sur “Sauvegarder”.
Ce même onglet comporte également “Envoyer un e-mail au visiteur après la sélection” et “Modèle d’e-mail pour le filtrage”, sous “Notifications à vos visiteurs”. Utilisez-les si le visiteur doit recevoir son propre e-mail au sujet du résultat. Les notifications ci-dessus vont à l’hôte et à l’adresse de filtrage, pas au visiteur.
Ce qui se passe lorsqu’un visiteur filtré s’enregistre
La visite est créée avec le champ “Approval” réglé sur “Pending”. Pour le voir, allez dans “Visiteurs” sous “Rapports” dans le menu de gauche et cliquez sur n’importe quelle cellule de la ligne du visiteur pour ouvrir “Détails du visiteur”.
L’hôte reçoit un e-mail contenant un lien pour approuver ou refuser le visiteur.
Le lien ouvre une page comportant un bouton “Approuver” et un bouton “Rejeter”.
Un e-mail est ensuite envoyé à l’adresse que vous avez saisie sous “Notification par e-mail pour la vérification”, indiquant que le visiteur a été approuvé ou refusé.
“Détails du visiteur” dans le backoffice affiche la même réponse.
Approuver ou refuser un visiteur vous-même
Vous pouvez définir la réponse dans le backoffice plutôt que d’attendre l’hôte, tant que la visite est encore sur “Pending”.
- Allez dans “Visiteurs” sous “Rapports” dans le menu de gauche.
- Cliquez sur n’importe quelle cellule de la ligne du visiteur pour ouvrir “Détails du visiteur”.
- Cliquez sur “Éditer”.
- Réglez “Approval” sur “Approved” ou “Rejected”.
- Cliquez sur “Sauvegarder”.
La liste déroulante propose “Pending”, “Approved” et “Rejected”, et ne peut être modifiée que tant que la visite est encore sur “Pending”. Une fois qu’un visiteur a été approuvé ou refusé, la réponse est définitive.