Vizito prévient l’hôte de l’arrivée de son visiteur. L’hôte reçoit un e-mail si vous lui avez renseigné une adresse e-mail, et un SMS si vous lui avez renseigné un numéro de mobile : voir Configuration des hôtes pour ces informations. Les notifications elles-mêmes se règlent par type de visiteur : l’hôte d’un sous-traitant peut donc recevoir un message différent de celui de l’hôte d’un visiteur ordinaire.
Activer les notifications aux hôtes
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Ouvrez le backoffice Vizito et sélectionnez “Paramètres du compte” > “Types de visiteurs” dans le menu de gauche.
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Cliquez sur “Éditer” à côté du type de visiteur à configurer.
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Ouvrez l’onglet “Notifications”. Tout ce que couvre cet article se trouve dans le bloc “Notifications à vos hôtes”, en haut de cet onglet.
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Activez “Avertir à l’enregistrement”.
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Activez également “Notification au moment du départ” si l’hôte doit aussi être prévenu du départ de son visiteur. Il n’y a pas de ligne SMS pour le départ : cette notification part donc uniquement par e-mail.
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Cliquez sur “Sauvegarder” au bas de l’onglet.
Rédiger le message que reçoit l’hôte
Deux lignes du même bloc contiennent les modèles. Les deux s’ouvrent dans leur propre fenêtre et conservent un texte distinct par langue : choisissez d’abord la langue en haut de la fenêtre, puis modifiez.
Modèle de message de connexion
Cliquez sur “Éditer” à côté de “Modèle de message de connexion” pour l’e-mail.
- “Message de notification court utilisé pour l’objet du courrier, les équipes et Slack” tient sur une ligne. C’est l’objet de l’e-mail, et c’est le message entier sur Microsoft Teams et Slack : veillez donc à ce qu’il se suffise à lui-même. Connecter ces deux canaux est une opération distincte : voir Notifications Teams et Notifications Vizito dans Slack.
- “Contenu de la notification par courrier” est le corps de l’e-mail.
- “Espaces réservés” dans la barre d’outils de l’éditeur insère une valeur que
Vizito remplit par visite, comme
%first_name%. Voir Messages et variables pour la liste et pour la notation entre accolades qui masque une phrase lorsque son espace réservé est vide. - “Fermer” ramène à l’onglet. Le texte est conservé lorsque vous cliquez sur “Sauvegarder” sur l’onglet lui-même.
Hôte SMS lors de la connexion
Cliquez sur “Éditer” à côté de “Hôte SMS lors de la connexion” pour le message texte. Il tient sur une seule ligne, dispose de son propre bouton “Espaces réservés”, et un compteur à côté du champ suit sa longueur à mesure que vous saisissez.
Mettre quelqu’un d’autre en copie de chaque notification
“Adresse e-mail CC” et “Adresse e-mail BCC”, au bas de ce même bloc, mettent une adresse fixe en copie des notifications aux hôtes de ce type de visiteur. Une boîte aux lettres d’accueil en est l’usage habituel.
Ces deux mêmes champs existent une fois pour tout le compte, avec le réglage “Canaux de notification” qui détermine les canaux que Vizito peut utiliser. Les deux se trouvent sous “Paramètres du compte” > “Général” > “Paramètres de notification” : voir Paramètres.
“Vérification des visiteurs” figure également dans ce bloc. Cette option demande à l’hôte d’approuver ou de refuser le visiteur plutôt que de simplement lui annoncer son arrivée : voir Filtrage des visiteurs.