Notifications Teams
Dans cet article
Notifications Microsoft Teams
Avec l’intégration Teams, un hôte reçoit un message dans Microsoft Teams dès que son visiteur s’enregistre à l’accueil. Le message vient de l’application Vizito dans Teams et indique qui est arrivé, avec la photo du visiteur si le kiosque en a pris une.
Il existe deux façons de se connecter :
- Avec consentement administrateur (recommandé). Un administrateur Microsoft 365 approuve Vizito une seule fois. Vizito ajoute ensuite lui-même son application Teams pour chaque hôte, tient cette liste à jour quand vous ajoutez ou supprimez des hôtes, et indique pour chaque hôte s’il reçoit les notifications.
- Sans consentement administrateur. Pour les organisations qui n’accordent pas d’autorisations à l’échelle du tenant à des applications externes. Vous vous connectez seulement avec Microsoft, et vous déployez vous-même l’application Vizito auprès de vos hôtes dans Teams.
Avant de commencer
- Qui connecte. Pour la méthode recommandée, la personne qui clique sur “Connecter Microsoft Teams” se connecte avec un compte Microsoft 365 autorisé à donner le consentement administrateur, par exemple un administrateur général. Si vous n’êtes pas administrateur dans Microsoft 365, transmettez cet article à votre service informatique.
- Adresses e-mail des hôtes. Vizito retrouve chaque hôte dans Microsoft 365 grâce à l’adresse e-mail indiquée dans Gérer les hôtes. Ce doit être l’adresse e-mail Microsoft 365 de l’hôte ou son adresse de connexion.
- Licence Teams. Un hôte ne peut recevoir des notifications que si Microsoft Teams fait partie de sa licence Microsoft 365.
Connecter avec consentement administrateur
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Dans le backoffice, allez dans Paramètres du compte > L’intégration et repérez la section “Intégration MS Teams”.
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Cliquez sur Connecter Microsoft Teams.
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Microsoft vous demande de vous connecter et affiche les autorisations dont l’application Vizito Teams Integration a besoin. Connectez-vous avec votre compte administrateur et cliquez sur Accepter.
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Vous revenez dans le backoffice, où la section indique maintenant “Microsoft Teams est connecté. Vizito ajoute automatiquement son application Teams pour vos hôtes.”
C’est toute la configuration. Vous n’avez pas à charger de package d’application ni à ajouter Vizito à une équipe. La connexion ajoute aussi “Teams” aux canaux de notification de votre site, pour que les hôtes reçoivent des messages Teams dès le prochain visiteur.
Vizito ajoute maintenant son application à Teams pour chacun de vos hôtes. Chaque hôte reçoit un court message de bienvenue de Vizito dans Teams, puis un message à chaque visiteur qui arrive pour lui. Vizito fait de même pour les hôtes que vous ajoutez plus tard, et retire l’application pour les hôtes que vous supprimez.
Voir quels hôtes reçoivent les notifications
Une fois Teams connecté, la section affiche “Hôtes dans Teams” : combien de vos hôtes reçoivent les notifications Teams, combien vous en avez désactivé et combien Vizito n’a pas pu joindre, avec l’heure de la dernière vérification.
- Gérer les hôtes ouvre la liste des hôtes avec leur adresse e-mail et leur statut. Utilisez “Rechercher des hôtes” pour trouver quelqu’un.
- Vérifier maintenant lance la vérification tout de suite au lieu d’attendre la prochaine vérification automatique. Vizito vérifie aussi après chaque modification de vos hôtes, et une fois par nuit.
- Nouveaux hôtes détermine ce qui se passe pour un hôte ajouté plus tard : “Reçoivent automatiquement les notifications Teams” ou “Seulement après activation”.
Dans la liste, chaque hôte a l’un de ces statuts :
| Statut | Signification |
|---|---|
| Reçoit les notifications | L’hôte a l’application Vizito dans Teams et reçoit un message pour chaque visiteur. |
| En attente | Vizito est encore en train d’ajouter l’application pour cet hôte. |
| Désactivé | Quelqu’un a désactivé cet hôte, ou l’hôte a lui-même retiré l’application Vizito de Teams. |
| Introuvable dans Microsoft 365 | Aucun utilisateur Microsoft 365 n’a cette adresse e-mail. Vérifiez l’adresse dans Gérer les hôtes. |
| Pas de licence Teams | L’utilisateur existe, mais sa licence ne comprend pas Teams. |
| Bloqué par la stratégie d’applications Teams | Votre centre d’administration Teams n’autorise pas l’application Vizito pour cet utilisateur. Voir Dépannage. |
| Installation de l’application non autorisée (autorisation manquante) | Le consentement ne couvre pas l’installation de l’application pour cet utilisateur. Cliquez sur Supprimer, puis de nouveau sur Connecter Microsoft Teams, et acceptez les autorisations en tant qu’administrateur. |
| Application Vizito absente de leur Teams | Uniquement en cas de connexion sans consentement administrateur : l’hôte n’a pas encore l’application Vizito dans Teams. Donnez-la-lui de l’une des façons décrites sous Connecter sans consentement administrateur. |
| Échec | Un autre problème est survenu. Cliquez sur “Vérifier maintenant” pour réessayer. |
Pour arrêter les notifications Teams de certains hôtes sans déconnecter Teams, cochez-les et cliquez sur Désactiver la sélection, ou utilisez Désactiver sur une ligne. Activer les réactive. Avec le consentement administrateur, Vizito retire ou ajoute alors son application dans Teams pour cet hôte. Sans lui, l’hôte garde l’application mais ne reçoit plus de messages de ce site.
Une personne peut être hôte sur plusieurs de vos sites. Si vous la désactivez ou déconnectez Teams sur un site, elle garde l’application Vizito tant qu’un autre site la notifie encore via Teams.
Connecter sans consentement administrateur
Choisissez cette méthode quand personne dans votre organisation ne donnera le consentement administrateur.
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Dans Paramètres du compte > L’intégration, sous “Intégration MS Teams”, cliquez sur Connecter sans consentement administrateur.
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Connectez-vous avec votre compte Microsoft 365. Vizito lit seulement qui vous êtes.
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De retour dans le backoffice, la section indique “Microsoft Teams est connecté sans consentement administrateur.”
Les hôtes reçoivent maintenant les notifications dès qu’ils ont l’application Vizito dans Teams. Il y a trois façons de la leur donner :
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Votre administrateur Teams l’installe pour eux dans le centre d’administration Teams : sous Applications Teams > Gérer les applications, cherchez Vizito, sélectionnez-la et cliquez sur Modifier les installations. C’est le moyen le plus rapide pour toute une organisation.
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Les hôtes l’ajoutent eux-mêmes : dans Teams, allez dans Applications, cherchez Vizito et cliquez sur Ajouter.
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Ajoutez l’application Vizito à une équipe dont les hôtes sont membres.
Avec cette méthode, Vizito ne peut ni installer ni retirer l’application : la liste des hôtes ne propose donc pas “Vérifier maintenant” ni le réglage “Nouveaux hôtes”. La section affiche aussi “Mettre à niveau l’intégration Teams” : dès qu’un administrateur peut finalement donner son consentement, cliquez dessus pour passer à la méthode recommandée.
Vous utilisez encore l’ancienne intégration Teams
Si vous avez connecté Teams avant Vizito 2.0.6, en ajoutant le bot Vizito à une équipe, vos notifications continuent de fonctionner. La section affiche “Mettre à niveau l’intégration Teams”. Cliquez dessus et acceptez les autorisations en tant qu’administrateur, comme dans Connecter avec consentement administrateur, et Vizito se charge d’ajouter l’application pour chaque hôte. Il n’est ensuite plus nécessaire d’ajouter le bot à une équipe.
Tester
Enregistrez un visiteur de test sur le kiosque, ou avec Inscrire visiteur dans le backoffice, et choisissez-vous comme hôte. Vous devriez recevoir un message Teams en quelques secondes.
Dépannage
Si un hôte a le statut “Bloqué par la stratégie d’applications Teams”, ou si les hôtes ne peuvent pas ajouter Vizito eux-mêmes, un administrateur Teams vérifie les points suivants dans le centre d’administration Teams :
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Applications Teams > Gérer les applications, cherchez Vizito :
- État de l’application doit être “Débloquée”.
- Utilisateurs et groupes (affiché seulement quand la gestion centrée sur les applications est active) : choisissez “Tout le monde”, ou ajoutez les utilisateurs qui ont besoin de l’application.
- Mises à jour en attente : si une mise à jour demande de nouvelles autorisations, acceptez-la.
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Applications Teams > Gérer les applications > Actions > Paramètres d’application à l’échelle de l’organisation : vérifiez que les Applications tierces sont activées.
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Applications Teams > Stratégies d’autorisation : la stratégie qui s’applique à vos hôtes doit autoriser les applications tierces, ou Vizito en particulier.
Les libellés peuvent varier légèrement selon votre langue et la version du centre d’administration Teams, et les changements de stratégie peuvent prendre quelques heures. Microsoft décrit ces réglages dans Gérer les applications dans le centre d’administration Teams. Après une correction, cliquez sur Vérifier maintenant pour mettre à jour la liste des hôtes.
Un hôte “Introuvable dans Microsoft 365” a généralement une autre adresse e-mail dans Vizito que dans Microsoft 365. Corrigez-la dans Gérer les hôtes, et Vizito réessaie.
Supprimer l’intégration Teams
Allez dans Paramètres du compte > L’intégration, repérez “Intégration MS Teams” et cliquez sur Supprimer. Il n’y a pas de confirmation. Vizito arrête immédiatement les notifications Teams de ce site, et retire son application pour les hôtes qui ne reçoivent plus de notifications d’aucun de vos sites.
Pour retirer aussi le consentement donné, un administrateur Microsoft 365 ouvre le centre d’administration Microsoft Entra, va dans Applications d’entreprise, cherche Vizito, l’ouvre et la supprime sous Propriétés. Attendez quelques minutes avant de vous reconnecter.
