L’intégration calendrier pré-inscrit vos visiteurs à partir des réunions que vous planifiez déjà. Invitez meeting@vizito.be à une réunion et les participants extérieurs à votre société sont enregistrés dans Vizito pour la durée de cette réunion. Cela fonctionne avec la plupart des logiciels de calendrier qui envoient des invitations iCal, comme Office 365 et Google Agenda.
Configurez l’intégration une fois, puis invitez Vizito à chaque réunion dont les participants doivent être pré-inscrits.
Mettre en place l’intégration calendrier
Étape 1 : ajouter votre domaine e-mail
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Allez dans le backoffice Vizito, sélectionnez “Paramètres du compte” > “L’intégration” dans le menu de gauche et faites défiler jusqu’à “Intégration de réunion (iCal)”. Cliquez sur “Ajouter un domaine”.
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Saisissez votre nom de domaine dans le champ “Domaine” et cliquez sur “Ajouter un domaine”.
La section “Intégration de réunion (iCal)” comporte également un interrupteur “envoyer Vizito invitation” au-dessus du bouton “Ajouter un domaine”. Laissez-le tel quel, sauf si l’assistance Vizito vous demande de le modifier.
Étape 2 : vérifier votre domaine e-mail
Vizito doit confirmer que vous êtes propriétaire du domaine, ce qu’il fait au moyen d’une recherche DNS.
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Repérez votre domaine dans la liste. Il indique “Ce domaine n’est PAS vérifié !”. Cliquez sur “Vérifier” à côté de celui-ci.
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Ajoutez l’enregistrement TXT affiché dans le dialogue aux enregistrements DNS de votre domaine, puis cliquez sur “Vérifier” dans ce dialogue. Contactez votre administrateur informatique si vous ne savez pas comment ajouter un enregistrement DNS. Un nouvel enregistrement DNS met un certain temps à se propager : si la vérification n’aboutit pas immédiatement, réessayez plus tard.
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Vérifiez que le domaine indique désormais “Ce domaine est vérifié”.
Étape 3 : tester votre intégration de réunion
Créez une réunion, invitez quelqu’un d’extérieur à votre société (votre adresse e-mail privée fera l’affaire) et ajoutez meeting arobase vizito.be comme participant. Un visiteur enregistré est créé pour chacun des invités extérieurs à votre société.
Inviter des personnes à une réunion
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Ouvrez votre calendrier. Nous prenons ici Google Agenda comme exemple.
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Créez une réunion et renseignez les données (nom, date, lieu, participants).
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Ajoutez meeting@vizito.be comme participant et envoyez la demande de réunion.
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Choisissez envoyer les invitations lorsque votre calendrier vous demande s’il faut prévenir les participants.
Les participants sont enregistrés dans Vizito pour la durée de la réunion.
Résolution des problèmes
Vizito ne peut pré-inscrire que les participants qu’il peut voir : votre calendrier doit donc partager la liste des participants.
Assurez-vous que “Hide attendee list” n’est pas actif si vous utilisez Microsoft Office 365.
Assurez-vous que “See guest list” est actif si vous utilisez Google Agenda.
Toujours bloqué ? Contactez l’assistance client de Vizito au +3211755092 ou à support arobase vizito.be