Die Kalenderintegration meldet Ihre Besucher aus den Meetings vor, die Sie ohnehin planen. Laden Sie meeting@vizito.be zu einem Meeting ein, und die Teilnehmer von außerhalb Ihres Unternehmens werden für die Dauer dieses Meetings in Vizito registriert. Das funktioniert mit den meisten Kalenderprogrammen, die iCal-Einladungen versenden, etwa Office 365 und Google Kalender.
Richten Sie die Integration einmal ein und laden Sie danach Vizito zu jedem Meeting ein, dessen Teilnehmer vorab registriert werden sollen.
Die Kalenderintegration einrichten
Schritt 1: Ihre E-Mail-Domäne hinzufügen
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Gehen Sie ins Vizito-Backoffice, wählen Sie im linken Menü “Kontoeinstellungen” > “Integrationen” und scrollen Sie zu “Meeting integration (iCal)”. Klicken Sie auf “Domäne hinzufügen”.
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Geben Sie Ihren Domänennamen im Feld “Domain” ein und klicken Sie auf “Domäne hinzufügen”.
Der Abschnitt “Meeting integration (iCal)” hat über der Schaltfläche “Domäne hinzufügen” außerdem einen Schalter “Send Vizito invitation”. Lassen Sie ihn unverändert, sofern der Vizito-Support Sie nicht darum bittet.
Schritt 2: Ihre E-Mail-Domäne verifizieren
Vizito muss bestätigen, dass die Domäne Ihnen gehört, und tut das über eine DNS-Abfrage.
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Suchen Sie Ihre Domäne in der Liste. Dort steht “Diese Domäne ist NICHT verifiziert!”. Klicken Sie daneben auf “Überprüfen”.
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Fügen Sie den im Dialog angezeigten TXT-Eintrag zu den DNS-Einträgen Ihrer Domäne hinzu und klicken Sie dann im Dialog auf “Überprüfen”. Wenden Sie sich an Ihre IT-Administration, wenn Sie nicht wissen, wie Sie einen DNS-Eintrag anlegen. Ein neuer DNS-Eintrag braucht etwas Zeit, bis er sich verbreitet hat. Wenn die Verifizierung nicht sofort gelingt, versuchen Sie es später erneut.
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Prüfen Sie, ob bei der Domäne jetzt “Diese Domäne ist verifiziert” steht.
Schritt 3: Die Meeting-Integration testen
Legen Sie ein Meeting an, laden Sie jemanden von außerhalb Ihres Unternehmens ein (Ihre private E-Mail-Adresse genügt) und fügen Sie meeting at vizito.be als Teilnehmer hinzu. Für jeden Eingeladenen außerhalb Ihres Unternehmens wird ein registrierter Besucher angelegt.
Personen zu einem Meeting einladen
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Öffnen Sie Ihren Kalender. Wir nutzen hier Google Kalender als Beispiel.
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Legen Sie ein Meeting an und füllen Sie die Daten aus (Name, Datum, Ort, Teilnehmer).
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Fügen Sie meeting@vizito.be als Teilnehmer hinzu und versenden Sie die Einladung.
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Wählen Sie Einladungen senden, wenn Ihr Kalender fragt, ob die Teilnehmer benachrichtigt werden sollen.
Die Teilnehmer werden für die Dauer des Meetings in Vizito registriert.
Fehlerbehebung
Vizito kann nur die Teilnehmer vorab registrieren, die es sehen kann, Ihr Kalender muss die Teilnehmerliste also freigeben.
Achten Sie darauf, dass “Teilnehmerliste ausblenden” in Microsoft Office 365 nicht aktiv ist.
Achten Sie darauf, dass “Gästeliste sehen” in Google Kalender aktiv ist.
Kommen Sie nicht weiter? Wenden Sie sich an den Vizito-Kundensupport unter +3211755092 oder support at vizito.be