Einladungen

Eine Einladung ist eine E-Mail, die Sie einem registrierten Besucher vor seinem Besuch schicken. Sie enthält einen persönlichen QR-Code, den er am Empfang scannen kann, die Adresse Ihres Standorts und einen Link, über den er seine eigenen Daten vorab ausfüllt.

Das Anlegen oder Speichern eines registrierten Besuchers verschickt nichts. Die E-Mail geht erst hinaus, wenn Sie auf “Einladen” klicken.

Eine Einladung senden

1. Öffnen Sie das Vizito-Backoffice und wählen Sie im linken Menü “Allgemein” > “Registrierte Besucher verwalten”.

2. Klicken Sie auf die Zeile des Besuchers, den Sie einladen möchten. Das Fenster “Besucherdetails” öffnet sich. Steht der Besucher noch nicht auf der Liste, klicken Sie zuerst auf “Hinzufügen”: siehe Registrierte Besucher.

3. Prüfen Sie “E-Mail”. Die Einladung geht an diese Adresse, ohne sie gibt es also nichts zu versenden.

4. Setzen Sie “Sprache”. Sie bestimmt die Sprache sowohl der Einladungs-E-Mail als auch der dahinterliegenden Voranmeldeseite.

5. Setzen Sie “Besuchsdatum?”, wenn der Besuch an bestimmten Tagen stattfindet. Bei einem Besucher, der bereits auf der Liste steht, ist dieses Feld ein Bereich “Von - Bis”, ein Besuch über mehrere Tage braucht also nichts Zusätzliches. Der Schalter “Mehrtägiger Besuch?” gehört zum Fenster “Hinzufügen” und ist in diesem nicht enthalten: siehe Registrierte Besucher.

6. Klicken Sie auf “Einladen”. Damit wird der Besucher gespeichert und die E-Mail in einem Schritt versendet. “Speichern” legt den Besucher nur an.

   

Was der Besucher erhält

Die E-Mail nennt die Kontaktperson, die ihn eingeladen hat, und enthält einen eigenen QR-Code. Ein Scan dieses Codes am Tablet meldet den Besucher an, ohne dass er sich selbst heraussuchen muss, sofern “QR-Code anmelden” unter “Kontoeinstellungen” > “Allgemein” eingeschaltet ist: siehe QR-Code-Anmeldung.

Unter dem Code wiederholt die Mail Ihre Adresse mit einer Schaltfläche “Google Maps”, und die Schaltfläche darunter öffnet die Voranmeldeseite des Besuchers, auf der er seine Daten vervollständigen und Ihre Vereinbarungen unterschreiben kann, bevor er ankommt. Siehe Voranmeldung.

Eine Gruppe auf einmal einladen

Jeder Besucher erhält trotzdem seine eigene E-Mail mit seinem eigenen QR-Code, was bei einer Vorstandssitzung, einem Audit oder einem Schulungstag genau das Richtige ist.

1. Wählen Sie im linken Menü “Allgemein” > “Registrierte Besucher verwalten”.

2. Markieren Sie die Zeilen der Besucher, die Sie einladen möchten. “Sammelaktion” unter der Liste bleibt ausgegraut, bis Sie mindestens eine Zeile markieren.

3. Klicken Sie auf “Sammelaktion” und wählen Sie “Einladungen senden”. Die E-Mails gehen sofort hinaus.

   

Dasselbe Menü enthält “QR-Codes herunterladen”, wenn Sie die Codes der markierten Besucher lieber selbst haben möchten, statt sie zu mailen. Den Rest des Menüs behandelt Registrierte Besucher.

Das Aussehen der Einladung ändern

Die Einladung ist eine Vorlage der Besuchsart, einem Auftragnehmer kann also eine andere E-Mail geschickt werden als einem gewöhnlichen Besucher.

1. Wählen Sie im linken Menü “Kontoeinstellungen” > “Art des Besuches” und klicken Sie bei der Besuchsart, die Sie ändern möchten, auf “bearbeiten”.

2. Öffnen Sie den Tab “Benachrichtigungen”.

3. Klicken Sie neben “E-Mail-Vorlageneinladung” auf “bearbeiten”. Das Fenster “Konfiguration der Einladungs-E-Mail” öffnet sich.

   

4. Ändern Sie, was Sie brauchen (die Abschnitte sind unten beschrieben).

5. Klicken Sie auf “schliessen” und dann auf das grüne “Speichern” auf dem dahinterliegenden Tab “Benachrichtigungen”.

Das Fenster hat kein eigenes “Speichern”. “schliessen” übergibt Ihre Änderungen zurück an den Tab “Benachrichtigungen”, und erst das grüne “Speichern” auf diesem Tab sichert sie. Wenn Sie den Tab ohne Speichern verlassen, geht alles verloren, was Sie gerade eingestellt haben.

Die Abschnitte des Fensters

“Layoutkonfiguration” enthält die beiden Farben, aus denen die Mail aufgebaut ist: “Hintergrundfarbe” und “Leinwandfarbe”.

“E-Mail Betreff” wird pro Sprache gesetzt. Wählen Sie in der Auswahl eine Sprache und tippen Sie den passenden Betreff ein, damit ein deutschsprachiger Besucher eine deutsche Betreffzeile erhält. Der Betreff ist eine Vorlage: Alles zwischen Prozentzeichen wird beim Versand ausgefüllt, und die Voreinstellung lautet %company_name% - %invitation_from%.

“Modulkonfiguration” listet die Blöcke auf, aus denen die Mail besteht: “Logo”, “Invitation”, “QR code”, “Wallet pass”, “Address”, “Pre-register” und “Footer”. Jede Zeile hat einen Schalter “Aktiv”, der den Block in die Mail aufnimmt oder weglässt, und jede Zeile außer “Logo” hat ein “bearbeiten” für den Inhalt. Ziehen Sie eine Zeile am Griff links, um einen Block nach oben oder unten zu schieben; die Reihenfolge der Zeilen ist die Reihenfolge der Blöcke in der E-Mail.

“Anhänge” sind zwei getrennte Einstellungen. “Fügen Sie Vereinbarungen als Anhänge in der E-Mail bei” verschickt Ihre Vereinbarungen zusammen mit der Einladung, siehe Vereinbarungen. “Dateilinks als Anhänge einfügen” verschickt eigene Dateien, die Sie über die Schaltfläche “Datei-URL hinzufügen” ergänzen. Beide Beschriftungen sind auf dem Bildschirm durch die Spaltenbreite abgeschnitten.

Es gibt keine eigene Einstellung für Absendernamen oder Signatur. Der Abschluss der Mail ist der Block “Footer”.