Voranmeldung

Mit der Voranmeldung prüft und vervollständigt ein Besucher seine eigenen Daten, bevor er ankommt. Sie laden ihn aus dem Backoffice ein, er füllt das Formular von zu Hause, aus seinem eigenen Büro oder unterwegs aus, und am Tag des Besuchs muss er sich am Tablet nur noch selbst heraussuchen.

Die Einladungs-E-Mail enthält einen persönlichen Link. Dahinter kann der Besucher seinen Namen und seine Firmendaten korrigieren, Ihre Vereinbarungen lesen und unterschreiben. Nutzen Sie das für Besuche, bei denen der Papierkram erledigt sein soll, bevor der Besucher Ihren Empfang erreicht.

Einen registrierten Besucher einladen

1. Öffnen Sie das Vizito-Backoffice und wählen Sie im linken Menü “Allgemein” > “Registrierte Besucher verwalten”.

2. Klicken Sie auf “Hinzufügen”. Das Fenster “Besucherdetails” öffnet sich.

3. Füllen Sie die Daten des Besuchers aus. Entscheidend ist hier das Feld “E-Mail”: ohne E-Mail-Adresse gibt es keinen Empfänger für die Einladung. “Sprache” legt die Sprache sowohl der Einladungs-E-Mail als auch der Voranmeldeseite fest.

4. Klicken Sie auf “Einladen”. Damit wird der Besucher gespeichert und die Einladung in einem Schritt versendet. “Speichern” legt den Besucher nur an, ohne ihn einzuladen. Verwenden Sie also “Einladen”, wenn sich der Besucher voranmelden soll.

   

Die Einladung selbst ist eine Vorlage, die Sie pro Besuchsart bearbeiten können. Öffnen Sie “Kontoeinstellungen” > “Art des Besuches”, klicken Sie bei der Besuchsart auf “bearbeiten”, öffnen Sie den Tab “Benachrichtigungen” und klicken Sie unter “Benachrichtigungen an Ihre Besucher” neben “E-Mail-Vorlageneinladung” auf “bearbeiten”.

Was der Besucher tut

Der Besucher erhält die Einladung und öffnet seine Voranmeldeseite über die blaue Schaltfläche in der E-Mail.

1. Der Besucher klickt auf “Vorregistrierung”, um zu starten.

   

2. Er prüft und vervollständigt seine Daten und klickt auf “Weiter”. Welche Felder erscheinen, hängt von der Besuchsart ab, für die er eingeladen wurde.

   

3. Wenn für die Besuchsart ein Besucherfoto aktiviert ist, kann er es mit “Foto machen” aufnehmen oder mit “Weiter” überspringen.

4. Er liest die Vereinbarungen, die für seine Besuchsart gelten, und bestätigt mit “Ich stimme zu”.

   

5. Er unterschreibt und klickt auf “Vorregistrierung”.

   

6. Eine Bestätigung teilt ihm mit, dass er fertig ist und das Fenster schließen kann.

   

Anmeldung am Tag des Besuchs

1. Tippen Sie am Tablet auf “Anmelden” und wählen Sie die Besuchsart.

2. Tippen Sie auf “Registrierte Besucher”, geben Sie die ersten Buchstaben des Namens ein und wählen Sie den Besucher aus der Liste. Die vorab eingegebenen Daten sind bereits ausgefüllt.

   

   Statt sich selbst herauszusuchen, können Besucher den QR-Code aus ihrer Einladungs-E-Mail scannen, sofern “QR-Code anmelden” unter “Kontoeinstellungen” > “Allgemein” eingeschaltet ist. Siehe QR-Code-Anmeldung.

3. Tippen Sie auf “Anmelden”, nehmen Sie die Vereinbarung an, unterschreiben Sie und tippen Sie erneut auf “Anmelden”, um abzuschließen.

   

Die Voranmeldung ersetzt die Schritte Vereinbarung und Unterschrift am Tablet nicht: Der Besucher bestätigt sie bei der Ankunft erneut. Der Unterschriftenbildschirm erscheint, wenn “Signatur aktivieren” für die Besuchsart eingeschaltet ist, unter “Kontoeinstellungen” > “Art des Besuches” > “bearbeiten” > “Legal”. “Unterschrift erforderlich” auf demselben Tab entscheidet, ob diese Unterschrift verpflichtend ist. Die Vereinbarungen selbst werden unter “Kontoeinstellungen” > “Allgemein” konfiguriert.

Registrierte Besucher werden pro Besuchsart eingerichtet. Wie Sie sie anlegen und was ein Besuchsdatum bewirkt, steht unter Registrierte Besucher.