Ein Besucher, der geht, ohne sich abzumelden, bleibt auf der Notfallliste und in den Zahlen zu “aktuell im Gebäude”, bis ihn jemand abmeldet. Das können Sie im Backoffice an drei Stellen tun, für einen Besucher oder für viele auf einmal.
Über die Übersichtsseite
Die Übersichtsseite ist der schnellste Weg für einen Besucher, der gerade gegangen ist.
-
Öffnen Sie das Vizito-Backoffice. Die Übersichtsseite öffnet sich zuerst; “Übersichtsseite” im linken Menü bringt Sie dorthin zurück.
-
Suchen Sie den Besucher unter “Neueste Aktivitäten” und klicken Sie auf seinen Namen. Das Fenster “Besucherdetails” öffnet sich.
-
Klicken Sie auf “Selber abmelden”.
Das Widget “Heute anwesende Besucher” oben auf der Übersichtsseite öffnet das Besucherprotokoll, gefiltert auf alle, die noch im Gebäude sind, und das ist die Liste, die Sie am Ende des Tages durchgehen.
Über das Besucherprotokoll
- Wählen Sie im linken Menü “Berichte” > “Besucher”.
- Klicken Sie auf “Heute anwesende Besucher”, um zu sehen, wer noch angemeldet ist, oder filtern Sie nach einem Namen.
- Klicken Sie auf die Zeile des Besuchers. Klicken Sie im Fenster “Besucherdetails” auf “Selber abmelden”. Die Schaltfläche gibt es nur, solange der Besucher angemeldet ist.
Siehe Besucherprotokoll für alles Weitere auf dieser Seite.
Mehrere Besucher auf einmal
- Setzen Sie im Besucherprotokoll das Häkchen am Anfang jeder Zeile, die Sie abmelden möchten. “Heute anwesende Besucher” vorab hält die Liste kurz.
- Klicken Sie unter der Liste auf “Sammelaktion” und wählen Sie “Abmelden”.
Die ganze Gruppe wird mit der aktuellen Uhrzeit abgemeldet.
Was Sie nicht ändern können
Die An- und Abmeldezeiten werden in dem Moment festgehalten, in dem sie stattfinden, und lassen sich nachträglich nicht bearbeiten, auch nicht von einem Administrator. “bearbeiten” im Fenster “Besucherdetails” ändert nur die Felder, die Sie der Besuchsart selbst hinzugefügt haben, etwa eine Notiz. Ein Besucher, der heute manuell abgemeldet wird, weil er es gestern vergessen hat, behält deshalb die heutige Uhrzeit; fügen Sie eine Notiz hinzu, wenn die tatsächliche Zeit für Ihre Unterlagen wichtig ist. Siehe Besuchernotizen hinzufügen.
Standardmäßig kann ein Besucher nur an dem Tag abgemeldet werden, an dem er sich angemeldet hat. Wenn Ihre Besucher über Nacht bleiben, erhöhen Sie “Anzahl der Tage, an denen Sie sich nach der Anmeldung abmelden können” unter “Kontoeinstellungen” > “Allgemein” > “Erweiterte Einstellungen”, damit sie am nächsten Tag noch in den Abmeldelisten erscheinen. Siehe Erweiterte Einstellungen.
Überlassen Sie es Vizito
- Automatische Abmeldung schließt jeden offenen Besuch einer Besuchsart täglich zu einer von Ihnen festgelegten Uhrzeit. Siehe Automatische Abmeldung.
- Abmeldeerinnerungen schicken der Kontaktperson nach einer festgelegten Zeit eine E-Mail mit einer Abmeldeschaltfläche, ein Klick genügt. Siehe “Aktivieren Sie die Anmeldungserinnerungen” in Erweiterte Einstellungen.
- Besucher melden sich selbst ab, am Tablet mit “Abmelden”, durch Scannen ihres QR-Codes oder auf ihrem Telefon mit dem kontaktlosen Code. Siehe Anmeldelinks und QR-Codes erklärt.
Wer Besucher abmelden darf
“Selber abmelden” und die Sammelaktion “Abmelden” brauchen die Rolle Rezeptionist oder höher. Ein Sicherheitsbeamter oder ein Mitarbeiter sieht den Besucher, aber nicht die Schaltfläche. Siehe Benutzerverwaltung und Benutzerrollen.