Un visiteur qui part sans se déconnecter reste sur la liste d’urgence et dans les chiffres “actuellement dans le bâtiment” jusqu’à ce que quelqu’un le déconnecte. Vous pouvez le faire depuis le backoffice à trois endroits, pour un visiteur ou pour plusieurs à la fois.
Depuis le tableau de bord
Le tableau de bord est le chemin le plus rapide pour un visiteur qui vient de partir.
-
Ouvrez le backoffice Vizito. Le tableau de bord s’ouvre en premier ; “Tableau de bord” dans le menu de gauche vous y ramène.
-
Repérez le visiteur dans “Dernières activités” et cliquez sur son nom. La fenêtre “Détails du visiteur” s’ouvre.
-
Cliquez sur “Déconnexion manuelle”.
Le widget “Visiteurs sur place” en haut du tableau de bord ouvre le registre des visiteurs filtré sur toutes les personnes encore à l’intérieur, c’est la liste à passer en revue en fin de journée.
Depuis le registre des visiteurs
- Sélectionnez “Rapports” > “Visiteurs” dans le menu de gauche.
- Cliquez sur “Visiteurs sur place” pour voir qui est encore enregistré, ou filtrez sur un nom.
- Cliquez sur la ligne du visiteur. Dans la fenêtre “Détails du visiteur”, cliquez sur “Déconnexion manuelle”. Le bouton n’existe que tant que le visiteur est enregistré.
Voir Journal des visiteurs pour tout le reste sur cette page.
Plusieurs visiteurs à la fois
- Dans le registre des visiteurs, cochez la case au début de chaque ligne que vous voulez déconnecter. Cliquer d’abord sur “Visiteurs sur place” garde la liste courte.
- Cliquez sur “Action groupée” sous la liste et choisissez “Déconnexion”.
Tout le groupe est déconnecté avec l’heure actuelle.
Ce que vous ne pouvez pas modifier
Les heures d’arrivée et de départ sont enregistrées au moment où elles se produisent et ne peuvent pas être modifiées après coup, pas même par un administrateur. “Éditer” dans la fenêtre “Détails du visiteur” ne modifie que les champs que vous avez vous-même ajoutés au type de visiteur, comme une note. Un visiteur déconnecté manuellement aujourd’hui parce qu’il a oublié hier garde donc l’heure d’aujourd’hui ; ajoutez une note si l’heure réelle compte pour vos archives. Voir Ajouter des notes sur les visiteurs.
Par défaut, un visiteur ne peut être déconnecté que le jour de son arrivée. Si vos visiteurs restent la nuit, augmentez “Nombre de jours pendant lesquels vous pourrez vous partir après vous être arrivé” sous “Paramètres du compte” > “Général” > “Réglages avancés”, pour qu’ils apparaissent encore dans les listes de déconnexion le lendemain. Voir Réglages avancés.
Laissez Vizito s’en charger
- La déconnexion automatique clôture chaque visite ouverte d’un type de visiteur à une heure que vous fixez, chaque jour. Voir Déconnexion automatique.
- Les rappels de déconnexion envoient un email à l’hôte après un délai défini, avec un bouton de déconnexion en un clic. Voir “Activer les rappels de découverte” dans Réglages avancés.
- Les visiteurs se déconnectent eux-mêmes à la tablette avec “Se déconnecter”, en scannant leur code QR, ou sur leur téléphone avec le code sans contact. Voir Liens et codes QR d’enregistrement expliqués.
Qui peut déconnecter des visiteurs
“Déconnexion manuelle” et l’action groupée “Déconnexion” nécessitent le rôle Réceptionniste ou un rôle supérieur. Un Garde de sécurité ou un Employé voit le visiteur mais pas le bouton. Voir Gestion des utilisateurs et rôles.