Gestion des utilisateurs et rôles
Toute personne qui se connecte au backoffice Vizito possède un rôle, et ce rôle détermine les entrées de menu et les actions dont elle dispose. Il existe cinq rôles : Employé, Garde de sécurité, Réceptionniste, Administrateur local et Administrateur global. Ajoutez un utilisateur lorsqu’un collègue a besoin d’un accès au backoffice, et attribuez-lui le rôle qui correspond au travail qu’il y effectue.
Ce que chaque rôle peut faire
| Autorisation | Administrateur global | Administrateur local | Réceptionniste | Garde de sécurité | Employé |
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| Tableau de bord | |||||
| Consulter le tableau de bord |  |
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| Urgence | |||||
| Voir les visiteurs présents | |
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| Envoyer une notification d’urgence | |
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| Marquer les visiteurs comme en sécurité | |
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| Exporter la liste des visiteurs présents | |
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| Paramètres du compte | |||||
| Gérer les paramètres du compte | |
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| Gérer les autres emplacements | |
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| Rapports | |||||
| Voir toutes les informations visiteurs | |
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| Exporter la liste des visiteurs | |
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| Gestion des hôtes | |||||
| Ajouter/supprimer des hôtes | |
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| Gestion des utilisateurs | |||||
| Ajouter/supprimer des utilisateurs | |
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| Gestion des visiteurs | |||||
| Pré-inscrire des visiteurs | |
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| Enregistrer des visiteurs | |
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Seul un Administrateur local ou un Administrateur global peut télécharger le registre des visiteurs : le bouton “Exporter les visiteurs” sous la liste “Visiteurs” est masqué pour un Réceptionniste, un Garde de sécurité et un Employé, qui consultent la liste à l’écran. “Exporter CSV” et “Exporter XLS” sur la page “Urgence” restent disponibles pour chaque rôle qui peut l’ouvrir, car cette liste est la liste d’évacuation. Voir Journal des visiteurs.
Les rôles sont fixes
Il existe exactement ces cinq rôles. Vous ne pouvez pas créer votre propre rôle, modifier ce qu’un rôle peut faire, ni masquer un élément de menu pour un rôle. Un rôle qui n’aurait que “Urgence” sans “Tableau de bord” ni “Visiteurs” n’existe pas, pas plus qu’un Réceptionniste sans journal des visiteurs. S’il vous faut quelque chose entre deux rôles, donnez à la personne le rôle le plus restreint et couvrez la partie manquante autrement : un Employé qui doit gérer la liste d’évacuation devient par exemple Garde de sécurité, et un Employé qui ne doit voir que ses propres visiteurs est lié à son hôte sous “Host CN”, comme décrit ci-dessous.
Une autorisation vous manque ? Consultez d’abord la feuille de route publique, et dites-nous ce dont vous avez besoin via le chat du backoffice ou à info@vizito.eu. Chaque demande est consignée comme demande de fonctionnalité.
Ce que voit un Employé
Un Employé dispose de “Tableau de bord”, “Rapports” > “Visiteurs” et “Général” > “Gérer les visiteurs enregistrés”. Le registre des visiteurs n’affiche que les visites de l’hôte qui lui est rattaché sous “CN hôte” dans ses détails utilisateur : “ses propres visites” désigne donc les visites dont il est l’hôte. Sans hôte rattaché, il n’y a rien sur quoi filtrer et l’Employé voit toutes les visites de l’emplacement : rattachez donc toujours l’hôte lorsque vous attribuez ce rôle à quelqu’un.
Un Employé ne peut pas ouvrir “Urgence”. Pour un responsable ou un chef d’équipe qui doit gérer la liste d’évacuation de son service, utilisez plutôt Garde de sécurité : ce rôle ajoute “Urgence” et laisse tout le reste en lecture seule. Donnez le rôle Réceptionniste aux personnes qui ont besoin à la fois du registre complet des visiteurs et de la liste d’urgence. Voir Employés sur la liste d’urgence pour ajouter du personnel à cette liste.
Ajouter un utilisateur
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Ouvrez le backoffice Vizito et sélectionnez “Administration” > “Gérer les utilisateurs” dans le menu de gauche.
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Cliquez sur “Ajouter”. La fenêtre “Détails de l’utilisateur” s’ouvre.
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Renseignez “Prénom”, “Nom” et “Email / login”. L’adresse indiquée sous “Email / login” est celle avec laquelle le nouvel utilisateur se connecte : utilisez donc une adresse à laquelle il peut recevoir des e-mails. “Titre de la fonction” est facultatif.
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Vous pouvez éventuellement rattacher l’utilisateur à un hôte sous “CN hôte”. Lorsque cet utilisateur invite un visiteur, l’hôte rattaché est renseigné par défaut, ce qui évite à vos collègues de se sélectionner eux-mêmes dans la liste à chaque fois.
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Sélectionnez un “Rôle”. C’est le paramètre qui détermine ce que l’utilisateur pourra faire une fois connecté : consultez donc le tableau ci-dessus avant de choisir. “Administrateur global” n’apparaît dans la liste que si vous êtes vous-même Administrateur global.
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Cliquez sur “Sauvegarder”.
Vizito confirme par “Un email a été envoyé à l’utilisateur pour lui permettre de définir son mot de passe.”
Comment le nouvel utilisateur active son compte
Le nouvel utilisateur reçoit un e-mail de Vizito contenant un lien vers son compte.
Le lien ouvre “Select a password and verify your account”. Il saisit le même mot de passe dans “Mot de passe” et “Retaper le mot de passe”, puis clique sur “Vérifier le compte”. À partir de là, il se connecte sur https://backoffice.vizito.be/ avec son adresse e-mail et le mot de passe qu’il a choisi.
Le lien reste valable 48 heures. S’il a expiré, si l’utilisateur n’a jamais reçu l’e-mail ou s’il oublie son mot de passe par la suite, voir Problèmes de connexion et de mot de passe. Les utilisateurs synchronisés depuis Microsoft Entra ID se connectent avec leur compte Microsoft et reçoivent un e-mail différent, sans mot de passe à définir : voir Synchronisation Azure.
Ce que voit le nouvel utilisateur
Un utilisateur ne dispose que des entrées de menu autorisées par son rôle : le menu de gauche est donc plus court pour tout le monde sauf pour un administrateur. “Paramètres du compte” et “Administration” n’apparaissent que pour un Administrateur local ou un Administrateur global.
La capture ci-dessous montre le backoffice tel que le voit un Garde de sécurité : “Tableau de bord”, “Urgence” et “Visiteurs” sous “Rapports”, et rien d’autre.
