Toute personne qui se connecte au backoffice Vizito possède un rôle, et ce rôle détermine les entrées de menu et les actions dont elle dispose. Il existe cinq rôles : Employé, Garde de sécurité, Réceptionniste, Administrateur local et Administrateur global. Ajoutez un utilisateur lorsqu’un collègue a besoin d’un accès au backoffice, et attribuez-lui le rôle qui correspond au travail qu’il y effectue.
Ce que chaque rôle peut faire
| Autorisation | Administrateur global | Administrateur local | Réceptionniste | Garde de sécurité | Employé |
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| Tableau de bord | |||||
| Consulter le tableau de bord |  |
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| Urgence | |||||
| Voir les visiteurs présents | |
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| Envoyer une notification d’urgence | |
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| Marquer les visiteurs comme en sécurité | |
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| Paramètres du compte | |||||
| Gérer les paramètres du compte | |
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| Gérer les autres emplacements | |
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| Rapports | |||||
| Voir toutes les informations visiteurs | |
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| Gestion des hôtes | |||||
| Ajouter/supprimer des hôtes | |
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| Gestion des utilisateurs | |||||
| Ajouter/supprimer des utilisateurs | |
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| Gestion des visiteurs | |||||
| Pré-inscrire des visiteurs | |
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| Enregistrer des visiteurs | |
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Ajouter un utilisateur
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Ouvrez le backoffice Vizito et sélectionnez “Administration” > “Gérer les utilisateurs” dans le menu de gauche.
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Cliquez sur “Ajouter”. La fenêtre “Détails de l’utilisateur” s’ouvre.
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Renseignez “Prénom”, “Nom” et “Email / login”. L’adresse indiquée sous “Email / login” est celle avec laquelle le nouvel utilisateur se connecte : utilisez donc une adresse à laquelle il peut recevoir des e-mails. “Titre de la fonction” est facultatif.
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Vous pouvez éventuellement rattacher l’utilisateur à un hôte sous “CN hôte”. Lorsque cet utilisateur invite un visiteur, l’hôte rattaché est renseigné par défaut, ce qui évite à vos collègues de se sélectionner eux-mêmes dans la liste à chaque fois.
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Sélectionnez un “Rôle”. C’est le paramètre qui détermine ce que l’utilisateur pourra faire une fois connecté : consultez donc le tableau ci-dessus avant de choisir. “Administrateur global” n’apparaît dans la liste que si vous êtes vous-même Administrateur global.
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Cliquez sur “Sauvegarder”.
Vizito confirme par “Un email a été envoyé à l’utilisateur pour lui permettre de définir son mot de passe.”
Comment le nouvel utilisateur active son compte
Le nouvel utilisateur reçoit un e-mail de Vizito contenant un lien vers son compte.
Le lien ouvre “Select a password and verify your account”. Il saisit le même mot de passe dans “Mot de passe” et “Retaper le mot de passe”, puis clique sur “Vérifier le compte”. À partir de là, il se connecte sur https://backoffice.vizito.be/ avec son adresse e-mail et le mot de passe qu’il a choisi.
Ce que voit le nouvel utilisateur
Un utilisateur ne dispose que des entrées de menu autorisées par son rôle : le menu de gauche est donc plus court pour tout le monde sauf pour un administrateur. “Paramètres du compte” et “Administration” n’apparaissent que pour un Administrateur local ou un Administrateur global.
La capture ci-dessous montre le backoffice tel que le voit un Garde de sécurité : “Tableau de bord”, “Urgence” et “Visiteurs” sous “Rapports”, et rien d’autre.
