Récupération et transfert du compte

Un compte Vizito n’a pas de propriétaire unique. Chaque personne qui se connecte au backoffice est un utilisateur doté d’un rôle, et les personnes qui peuvent ajouter et supprimer des utilisateurs sont les Administrateurs globaux et les Administrateurs locaux. “Récupérer le compte” signifie donc faire rentrer un administrateur dans le backoffice, et “transférer la propriété” signifie s’assurer qu’un collègue est administrateur avant que l’administrateur actuel ne parte. Cet article couvre les deux, ainsi que la marche à suivre quand plus personne ne se souvient de l’adresse e-mail avec laquelle le compte a été créé.

Pour un mot de passe oublié ou un lien de réinitialisation qui n’arrive pas, voyez d’abord Problèmes de connexion et de mot de passe : tant que vous connaissez l’adresse, vous n’avez pas besoin de cette page.

Vous ne savez pas sous quelle adresse e-mail se trouve le compte

Le backoffice se connecte avec une adresse e-mail, et “Vous ne pouvez pas vous connecter ?” n’envoie une réinitialisation qu’à une adresse qui existe. La page répond la même chose pour une adresse inconnue : vous ne pouvez donc pas trouver la bonne adresse par tâtonnement.

Où l’adresse se trouve généralement :

• La facture. Chaque facture est envoyée à l’adresse de facturation du compte, et le PDF la mentionne. La personne qui gère les factures connaît l’adresse, et elle est souvent administrateur elle aussi.
• La tablette. “Paramètres du compte” > “Dispositifs” n’est pas visible depuis la tablette, mais la boîte qui a reçu les e-mails “Cet appareil est maintenant associé à votre compte.” et les e-mails d’essai envoyés par vizito@vizito.be est celle avec laquelle le compte a été créé. Cherchez “vizito” dans la messagerie de l’entreprise.
• Les collègues qui reçoivent des notifications d’hôte ont été ajoutés comme hôtes par un administrateur ; demandez-leur qui a configuré Vizito.
• Votre service informatique, si le compte a été créé avec une boîte partagée du type reception@ ou facility@. Les boîtes d’accueil sont l’emplacement le plus fréquent d’un compte Vizito.

Si rien de tout cela ne fonctionne, contactez-nous comme décrit ci-dessous. Nous ne vous disons pas sous quelle adresse se trouve le compte, mais nous pouvons y envoyer la réinitialisation et, si cette boîte n’existe plus, nous pouvons transférer le compte à un nouvel administrateur une fois que nous avons vérifié qui vous êtes.

Ce dont nous avons besoin de votre part

Écrivez-nous via le chat sur vizito.eu ou à info@vizito.eu depuis une adresse e-mail du domaine de votre entreprise, pas depuis une adresse personnelle, et indiquez-nous :

1. Le nom de l’entreprise et de l’emplacement tel qu’il apparaît sur la tablette ou sur la facture.
2. Quelque chose que seul le titulaire du compte possède : le numéro ou la date d’une facture Vizito récente, le numéro de TVA qui y figure, ou l’adresse e-mail sous laquelle vous pensez que le compte se trouve.
3. Qui doit devenir administrateur, avec son adresse e-mail sur le même domaine.

Nous vérifions ces éléments par rapport au compte et confirmons auprès de l’adresse enregistrée lorsqu’elle existe encore. Lorsqu’elle n’existe plus, par exemple parce que la boîte de l’administrateur a été supprimée, nous ajoutons nous-mêmes le nouvel administrateur. Cela prend au plus un jour ouvrable ; nous ne transférons pas un compte sur la seule foi d’un message dans le chat, car un compte Vizito contient les données personnelles de vos visiteurs.

Transférer le compte avant le départ de quelqu’un

Faites-le tant que l’administrateur qui part peut encore se connecter. Cela prend deux minutes et évite la procédure ci-dessus.

1. Connectez-vous en tant qu’administrateur sortant, ou en tant que n’importe quel Administrateur global, et sélectionnez “Administration” > “Gérer les utilisateurs”.
2. Cliquez sur “Ajouter”, renseignez le nom du successeur et son “Email / login”, et sélectionnez “Administrateur global” comme “Rôle”. Cliquez sur “Sauvegarder”. Seul un Administrateur global peut attribuer ce rôle : voir Gestion des utilisateurs et rôles.
3. Faites définir son mot de passe au successeur à partir de l’e-mail qu’il reçoit, et faites-le se connecter une fois.
4. Sous “Administration” > “Facturation”, mettez à jour l’“Adresse e-mail de facturation” et les coordonnées, afin que les factures et les rappels de paiement parviennent à la bonne personne. Voir Facturation.
5. Ce n’est qu’ensuite que vous supprimez l’utilisateur sortant sous “Gérer les utilisateurs”, ou que vous laissez le compte en place et remplacez son “Email / login” par l’adresse du successeur si celui-ci doit reprendre exactement cet utilisateur, par exemple parce que c’est celui qui est lié à un hôte sous “CN hôte”.

Un compte comportant plusieurs emplacements a ses administrateurs par emplacement : répétez donc l’étape 2 pour chaque emplacement dont le successeur a besoin, ou donnez-lui “Administrateur global”, qui les couvre tous.

Les utilisateurs qui se connectent avec Microsoft ou via SAML continuent de se connecter par votre propre fournisseur d’identité ; y désactiver la personne qui part suffit à lui fermer l’accès, mais cela ne crée pas de nouvel administrateur dans Vizito. Ajoutez d’abord le successeur comme ci-dessus.

La solution de la boîte partagée

Beaucoup de comptes sont volontairement rattachés à une boîte d’accueil ou de facility management : qui a la boîte a le compte, et les changements de personnel ne bloquent jamais personne. Si le vôtre est aujourd’hui sous une adresse personnelle, créez le successeur comme ci-dessus avec l’adresse partagée comme “Email / login”, et gardez les adresses personnelles pour les utilisateurs individuels en dessous.