Facturation et factures

Tout ce qui concerne le paiement de Vizito se trouve sur une seule page du backoffice : l’abonnement à la fin de votre essai, les données qui figurent sur votre facture, ce que vous avez consommé de votre formule ce mois-ci, votre abonnement avec les boutons pour le modifier, et chaque facture que Vizito vous a envoyée.

Ouvrez le backoffice Vizito et sélectionnez “Administration” > “Facturation” dans le menu de gauche. Seuls les utilisateurs ayant le rôle Administrateur global ou Administrateur local voient cette entrée de menu, voir Rôles des utilisateurs.

l’entrée de menu Facturation

La page se présente de haut en bas comme suit : “Consommation ce mois-ci”, “Abonnement”, “Détails de la facturation” et, dès que vous avez un abonnement, “Factures ouvertes” et “Factures”. Les sections ci-dessous suivent cet ordre, puis passent en revue ce que vous venez faire sur cette page.

Consommation ce mois-ci

Le compteur en haut de la page montre ce que le mois civil en cours a consommé de ce que votre formule comprend.

consommation ce mois-ci

Visiteurs : chaque enregistrement sur ce site ce mois-ci, par rapport au nombre de visiteurs que votre formule comprend.
SMS : chaque SMS envoyé par Vizito pour ce site ce mois-ci, par exemple les notifications aux hôtes, par rapport au nombre que votre formule comprend.

Formule	Visiteurs par mois	SMS par mois
Standard	100	100
Pro	300	300
Enterprise	illimité	500

La barre devient orange dès que vous atteignez 80 % d’une limite, avec la note “Vous approchez de ce que votre formule comprend ce mois-ci.” Elle devient rouge dès que vous la dépassez : “Vous avez dépassé ce que votre formule comprend ce mois-ci.” suivi de la formule qui couvrirait votre consommation et d’un lien “Changer de formule” qui ouvre la demande de changement avec cette formule déjà sélectionnée. Les compteurs repartent de zéro le premier jour de chaque mois.

Pendant un essai, le compteur n’affiche que les totaux, avec la note “Votre période d’essai n’a pas de limites mensuelles. Abonnez-vous pour voir ce que votre formule comprend.”

Souscrire un abonnement

Pendant votre essai, la section “Abonnement” indique “Abonnement actuel : Starter” avec le nombre de jours d’essai restants, et affiche en dessous les trois formules : Standard, Pro et Enterprise, chacune avec son prix et ce qu’elle comprend. Les prix actuels se trouvent sur la page des tarifs.

Remplissez d’abord vos données de facturation, dans la section “Détails de la facturation” plus bas sur la page. “Facturé à”, “Pays” et “Adresse e-mail de facturation” sont obligatoires, et le pays détermine la devise dans laquelle les prix vous sont affichés. Voir Détails de la facturation ci-dessous.
Choisissez “Annuellement” ou “Mensuel” au-dessus des formules. La facturation annuelle revient moins cher par mois. Dans quelques pays, seule la facturation annuelle est proposée.
Cliquez sur “Choisissez un plan” sous la formule souhaitée. Vos données de facturation sont d’abord enregistrées et vérifiées. S’il manque quelque chose, le champ est marqué en rouge avec la note “Veuillez compléter les champs marqués en rouge.”
Une page de paiement sécurisée s’ouvre. Saisissez les données de votre carte et confirmez. Vous pouvez y saisir un code promotionnel si vous en avez un.
Vous revenez sur la page Facturation avec le message “Merci pour votre abonnement !”. Votre compte est actif immédiatement sur la nouvelle formule, et votre première facture est envoyée à l’adresse e-mail de facturation.

Si le paiement n’a pas abouti, vous revenez avec le message “Un problème est survenu lors du traitement de votre abonnement.” Rien n’a été débité dans ce cas. Vérifiez vos informations de paiement et réessayez, ou contactez-nous via le chat en bas à droite du backoffice.

Devise et TVA affichées

Le pays de vos données de facturation détermine ce que montrent les cartes des formules :

Belgique : prix en euros, TVA de 21 % comprise.
Un autre pays de l’UE : prix en euros. Sans numéro de TVA, le prix comprend 21 % de TVA ; saisissez un numéro de TVA valide et le prix est affiché et facturé hors TVA, en autoliquidation. La carte indique lequel des deux s’applique (“TVA 21% comprise” ou “hors TVA”).
Royaume-Uni : prix en livres sterling.
Partout ailleurs : vous choisissez entre USD, EUR et GBP au-dessus des formules. Aucune TVA n’est facturée.

Payer sur facture plutôt que par carte

Les entreprises de l’Union européenne, et les entreprises d’ailleurs qui choisissent la facturation annuelle, peuvent être facturées au lieu de payer par carte. Sous chaque carte de formule se trouve le lien “Ou demandez à payer sur facture”.

Remplissez vos données de facturation comme ci-dessus. La facture sera établie exactement au nom de ce que vous y saisissez.
Cliquez sur “Ou demandez à payer sur facture” sous la formule souhaitée.
Le message “Votre demande de paiement sur facture a été soumise avec succès.” confirme que nous l’avons reçue.

Nous mettons ensuite l’abonnement en place, activons votre compte et envoyons la facture à votre adresse e-mail de facturation, à régler par virement. La demande ne peut être envoyée qu’une seule fois ; si vous devez la modifier, contactez-nous via le chat ou à info@vizito.eu.

Votre abonnement

Une fois abonné, la section “Abonnement” montre la formule sur laquelle vous êtes et, en dessous, l’abonnement tel que notre système de facturation le connaît.

la section Abonnement

Statut : normalement ACTIVE. Un abonnement que vous avez résilié indique RÉSILIÉ, voir Résilier votre abonnement ci-dessous.
Prochaine date de renouvellement : le jour où votre abonnement se renouvelle et où la prochaine facture est établie. Pour un abonnement résilié, cette ligne s’intitule “Expire le”.
Mode de paiement : comment votre abonnement est payé. STRIPE_RECURRING est une carte débitée automatiquement à chaque renouvellement, WIRETRANSFER une facture que vous payez par virement.
Périodicité : ANNUALLY ou MONTHLY.

Sous ces informations se trouvent les boutons pour modifier quelque chose à l’abonnement : “Mettre à jour la carte”, “Payer par virement” ou “Payer par carte”, “Changer de formule” et “Résilier l’abonnement”. Chacun est expliqué dans sa propre section ci-dessous.

Deux choses à savoir sur ces boutons. Premièrement, le remplacement de votre carte est la seule modification appliquée sur-le-champ. Un changement de formule, un changement de mode de paiement ou une résiliation est une demande : les factures sont établies par nous, pas générées automatiquement, donc nous appliquons la modification de notre côté et vous la confirmons par e-mail. Deuxièmement, vous pouvez avoir une demande ouverte de chaque type à la fois. Tant qu’une demande est ouverte, son bouton est remplacé par une note telle que “Nous avons reçu votre demande de changement de formule et nous vous contacterons.”

Détails de la facturation

Ces données sont celles au nom desquelles votre facture est établie. Elles sont distinctes du nom et de l’adresse de l’entreprise sur la page Compte, qui sont ce que vos visiteurs voient ; renommer un site ne change donc jamais qui est facturé.

Pour un compte abonné, la section affiche un court résumé, “Facturé à”, “Numéro de TVA” et “Numéro de bon de commande”, avec un bouton “Éditer” qui ouvre le formulaire complet. Pendant un essai, le formulaire est toujours ouvert, puisque ce sont ces données qui servent à souscrire.

Sélectionnez “Administration” > “Facturation” dans le menu de gauche et faites défiler jusqu’à “Détails de la facturation”.
Cliquez sur “Éditer” si les données sont affichées sous forme de résumé.
Remplissez les champs, décrits ci-dessous.
Cliquez sur “Sauvegarder”. Le message “Les paramètres de votre compte ont été sauvegardés.” le confirme. “Annuler” abandonne ce que vous avez saisi et réaffiche les données enregistrées.

le formulaire des détails de la facturation

Les champs, dans l’ordre où ils apparaissent :

Numéro de TVA : facultatif. Voir Saisir votre numéro de TVA ci-dessous pour ce qu’il fait et comment le vérifier.
Facturé à : le nom légal de l’entreprise ou de l’organisation à laquelle la facture est adressée. Obligatoire.
Pays : obligatoire. Commencez à taper pour chercher dans la liste.
Rue et Numéro, Code postal / Ville, Province : l’adresse de facturation.
Adresse e-mail de facturation : obligatoire. Chaque facture est envoyée à cette adresse en PDF, à chaque renouvellement. Utilisez une boîte que votre service comptable consulte.
E-mail de rappel : où vont les rappels de paiement. Laissez-le vide et ils vont à l’adresse e-mail de facturation.
Personne de contact et Téléphone : qui nous contactons pour une question sur une facture.
Numéro de bon de commande : votre référence de bon de commande, mentionnée sur les factures. Voir Ajouter un numéro de bon de commande ci-dessous.

Les modifications de l’adresse, de la personne de contact, du numéro de téléphone, de l’e-mail de rappel et du numéro de bon de commande sont appliquées immédiatement à votre fiche client. Une modification du nom sur la facture ou du numéro de TVA est examinée par nous avant l’établissement de votre prochaine facture, car les deux déterminent ce que la facture indique et comment elle est taxée. Vous n’avez rien à faire pour cela ; si nous avons une question, nous vous contactons à l’adresse e-mail de facturation.

Saisir votre numéro de TVA

Un numéro de TVA n’est jamais obligatoire, mais pour une entreprise de l’Union européenne hors Belgique, c’est lui qui détermine si la facture comporte de la TVA. Sans numéro, 21 % de TVA sont ajoutés et le champ l’indique : “Facultatif - sans numéro de TVA, votre facture comprend 21 % de TVA.” Avec un numéro valide, la facture est établie hors TVA, en autoliquidation. Les entreprises belges sont toujours facturées avec 21 % de TVA, et le champ indique seulement “Facultatif - laissez ce champ vide si vous n’avez pas de numéro de TVA.” Hors UE, aucune TVA n’est facturée dans tous les cas.

Tapez le numéro dans “Numéro de TVA”, avec son préfixe pays, par exemple FR12345678901 ou BE0810891789. Les espaces, points et tirets sont acceptés. Le préfixe sélectionne le “Pays” correspondant pour vous.
Cliquez sur “Vérifier”. Le numéro est recherché dans le registre européen VIES.
Un numéro valide affiche “Numéro de TVA valide :” suivi du nom que le registre détient. Ce nom est placé dans “Facturé à”, et les champs d’adresse encore vides sont remplis à partir du registre. Cliquez sur “utiliser ce nom et cette adresse” pour les remplir à nouveau après avoir modifié quelque chose.
Cliquez sur “Sauvegarder”.

Si la vérification échoue, vous voyez pourquoi : “Ce numéro de TVA est inconnu du registre européen VIES.”, “Ce numéro de TVA n’a pas le format attendu pour ce pays.”, “Ce numéro de TVA appartient à un autre pays que celui sélectionné.” ou “Ce numéro de TVA ne commence pas par un code pays européen.” Un numéro que VIES ne connaît pas est aussi refusé à l’enregistrement, pour qu’un numéro erroné ne se retrouve jamais sur une facture. Lorsque le registre lui-même est indisponible, le champ indique “Le service européen VIES est injoignable pour le moment. Vous pouvez enregistrer ; nous vérifierons le numéro nous-mêmes.”

Ajouter un numéro de bon de commande

Beaucoup de services comptables ne paient une facture que si elle porte leur numéro de bon de commande. Vizito le mentionne sur chaque facture, et vous le gérez vous-même.

Ouvrez “Détails de la facturation” et cliquez sur “Éditer” si les données sont affichées sous forme de résumé.
Tapez la référence dans “Numéro de bon de commande”. Elle peut compter jusqu’à 60 caractères, “4500123456 / centre de coûts 88” tient donc.
Cliquez sur “Sauvegarder”.

l’explication du numéro de bon de commande

Le nouveau numéro est appliqué immédiatement, à votre abonnement comme à toutes les factures encore ouvertes ; une facture que vous n’avez pas encore payée peut donc être téléchargée à nouveau avec le numéro dessus. Un compte abonné affiche aussi le numéro de bon de commande dans le résumé des détails de la facturation, où le service financier peut le lire sans ouvrir le formulaire. Lorsque votre bon de commande est renouvelé, modifiez le numéro ici avant l’établissement de la prochaine facture.

Mettre à jour votre carte de paiement

Lorsque votre abonnement est payé par carte, une carte qui expire ou qui est remplacée se met à jour par vous-même, sans attendre qu’un paiement échoue.

Faites défiler jusqu’à “Abonnement” et cliquez sur “Mettre à jour la carte”. Le bouton n’apparaît que pour un abonnement payé par carte.
Une page sécurisée s’ouvre dans un nouvel onglet. Saisissez la nouvelle carte et confirmez.
Vous revenez sur la page Facturation avec le message “Coordonnées de paiement mises à jour”, qui vous indique que la nouvelle carte est enregistrée, qu’une facture ouverte sera de nouveau débitée sous peu et que les paiements futurs l’utiliseront.

L’ancienne carte est retirée de votre abonnement, chaque renouvellement à partir de maintenant est débité sur la nouvelle carte, et si un paiement avait déjà échoué sur l’ancienne, les factures ouvertes sont débitées à nouveau sur la nouvelle en quelques minutes. Vous n’avez pas à les payer manuellement.

Si le bouton répond “La carte ne peut pas être mise à jour”, la carte ne peut pas être remplacée en ligne pour cet abonnement. Contactez-nous à info@vizito.eu et nous réglons cela.

Passer de la carte au virement et inversement

Le bouton voisin change la façon dont l’abonnement est payé. Sur un abonnement payé par carte, il s’intitule “Payer par virement” ; sur un abonnement payé sur facture par virement, il s’intitule “Payer par carte”. Cliquez dessus et la demande est envoyée, confirmée par “Demande envoyée” : “Nous avons reçu votre demande et vous contacterons sous peu.” Nous changeons le mode de paiement à partir de la prochaine facture et confirmons par e-mail. D’ici là, la page affiche “Nous avons reçu votre demande de changement de mode de paiement et nous vous contacterons.” à la place du bouton.

Changer de formule

Passer à une formule plus grande ou plus petite est une demande : dites-nous quelle formule vous voulez, nous modifions l’abonnement et confirmons par e-mail.

Faites défiler jusqu’à “Abonnement” et cliquez sur “Changer de formule”. Lorsque le compteur de consommation signale que vous dépassez votre formule, le lien “Changer de formule” à côté de cette note ouvre la même fenêtre avec la formule recommandée déjà sélectionnée.
Choisissez la formule sous “Formule”. La formule sur laquelle vous êtes est grisée.
Choisissez “Annuellement” ou “Mensuel” sous “Périodicité”.
Utilisez “Souhaitez-vous nous en dire plus ?” pour tout ce que nous devrions savoir, par exemple à partir de quelle date.
Cliquez sur “Demander le changement”. Le message “Demande envoyée” le confirme.

Tant que nous n’avons pas appliqué le changement, la section affiche “Nous avons reçu votre demande de changement de formule et nous vous contacterons.” à la place du bouton.

Résilier votre abonnement

La résiliation se fait aussi depuis la page Facturation. La fenêtre vous indique d’abord quand l’abonnement peut prendre fin.

Faites défiler jusqu’à “Abonnement” et cliquez sur “Résilier l’abonnement”.
Lisez “Date de fin la plus proche”. Un abonnement mensuel prend fin à sa prochaine date de renouvellement. Un abonnement annuel doit être résilié 30 jours avant son renouvellement ; la fenêtre le dit avec “Un abonnement annuel doit être résilié 30 jours avant son renouvellement.” Si cette date est déjà passée, la période à venir court encore et l’abonnement prend fin après elle, et la fenêtre vous prévient : “Le délai de préavis pour le prochain renouvellement est dépassé : l’abonnement prendra fin après la période suivante.”
Choisissez une raison sous “Pourquoi nous quittez-vous ?” : “Trop cher”, “Nous ne l’utilisons pas assez”, “Nous passons à un autre produit”, “Le bureau ou l’entreprise ferme”, “Fonctionnalités manquantes” ou “Autre chose”. Si vous choisissez “Fonctionnalités manquantes”, indiquez laquelle dans le champ en dessous ; la demande ne peut pas être envoyée sans cela.
Ajoutez tout le reste sous “Souhaitez-vous nous en dire plus ?”.
Cliquez sur “Demander la résiliation”. Le message “Résiliation demandée” le confirme : “Nous avons reçu votre demande et confirmerons la date de fin par e-mail.”, avec la date de fin la plus proche répétée.

Tant que nous n’avons pas traité la demande, la section affiche “Nous avons reçu votre demande de résiliation et nous vous contacterons.” Une fois traitée, le statut de l’abonnement indique RÉSILIÉ et la ligne “Expire le” montre le jour où il prend fin. Vizito continue de fonctionner normalement jusque-là. Après ce jour, les informations de l’abonnement restent visibles sur la page pour référence, mais les boutons ont disparu, puisqu’il n’y a plus rien à modifier.

Si vous ne pouvez pas accéder à la page Facturation, par exemple parce que votre compte n’a plus d’Administrateur global ni d’Administrateur local, contactez-nous via le chat du backoffice ou à info@vizito.eu.

Télécharger une facture

Chaque facture est envoyée à l’adresse e-mail de facturation lorsqu’elle est établie. La page Facturation les contient toutes, un e-mail perdu n’est donc jamais un problème.

Faites défiler jusqu’à “Factures” en bas de la page Facturation. Elle liste chaque facture payée avec sa “Date”, sa “Référence”, son “Montant total”, son “Début de période” et sa “Fin de période”. Cliquez sur un en-tête de colonne pour trier, et utilisez les boutons sous le tableau pour en afficher 10, 25 ou 50 à la fois.
Cliquez sur l’icône de téléchargement dans la colonne “PDF” de la facture dont vous avez besoin. Le PDF est enregistré avec la référence de la facture comme nom de fichier.

Une facture pas encore payée se trouve dans le tableau “Factures ouvertes” au-dessus, avec la même icône de téléchargement. Les tableaux indiquent “Aucune facture disponible.” tant que votre première facture n’a pas été établie.

Payer une facture ouverte

“Factures ouvertes” liste les factures émises et pas encore payées, avec une colonne “Date d’échéance” et un bouton “Payer la facture” sur chaque ligne. Lorsqu’une facture ouverte a dépassé son échéance, le backoffice le signale aussi dans la barre en haut de chaque page : “Vous avez des factures ouvertes qui sont dues. Cliquez ici pour les voir.” vous amène sur cette page, et le point d’exclamation à côté du nom du site ouvre l’avertissement “Facture impayée”. Dès qu’une facture a plus de quatre semaines de retard, l’avertissement devient “Cette facture est en retard de plus de 4 semaines. Un paiement immédiat est requis pour maintenir votre compte actif.”

Faites défiler jusqu’à “Factures ouvertes” et cliquez sur “Payer la facture” sur la ligne de la facture.
Une page de paiement s’ouvre dans un nouvel onglet. Ce qu’elle demande dépend de la façon dont votre abonnement est payé :
- Payé par carte : une facture ouverte signifie que le débit de votre carte a échoué. La page demande une nouvelle carte et, dès que vous la confirmez, la facture ouverte est débitée à nouveau, avec toute autre facture ouverte, et les renouvellements futurs utilisent la nouvelle carte. Vous revenez avec “Coordonnées de paiement mises à jour”.
- Payé par virement : la page montre cette facture et vous permet de la payer en ligne. Vous pouvez bien sûr aussi virer le montant sur le compte bancaire indiqué sur la facture, avec la référence de la facture en communication ; la facture passe alors dans “Factures” dès que nous avons rapproché le paiement.

Si le bouton répond “Paiement indisponible”, la facture ne peut pas être payée en ligne à ce moment-là. Contactez-nous à info@vizito.eu et nous vous aidons à la payer autrement. Un abonnement payé via PayPal n’a pas de bouton “Payer la facture” : PayPal réessaie lui-même un paiement échoué.