Importer des hôtes

Les hôtes sont les collègues qu’un visiteur peut choisir sous “Rendez-vous avec?”, et les personnes qui reçoivent la notification lorsque leur visiteur arrive. Vous pouvez les ajouter un par un sous “Hôtes” > “Gérer les hôtes”, ou importer toute une liste depuis un fichier CSV. Cet article traite de l’import : le fichier qu’il attend et, surtout, ce qui arrive aux hôtes que vous avez déjà lorsque vous importez à nouveau.

Les entreprises sous Microsoft Entra ID ou Google Workspace n’ont pas besoin de l’import : voir Synchronisation Azure et les autres intégrations d’hôtes sous Intégrations.

Le fichier

Votre fichier doit être au format CSV, encodé en UTF-8, et ne pas dépasser 10 Mo. Voici un fichier correct :

"cn","telephoneNumber","mobile","mail"
"Jane Doe","","+3299888888","jane@vizito.be"
"John Doe","","+3299888887","john@vizito.be"
  • La première ligne est l’en-tête et elle est obligatoire. Le fichier ne peut contenir que ces quatre colonnes, dans n’importe quel ordre :
    • cn, le nom de l’hôte tel que le visiteur le voit. Obligatoire.
    • mail, l’adresse e-mail à laquelle part la notification. Facultatif. Plusieurs adresses pour un même hôte sont séparées par une virgule dans la même cellule.
    • mobile, le numéro de mobile pour le SMS, au format international, par exemple +32471123456. Facultatif.
    • telephoneNumber, le poste interne affiché au visiteur après son enregistrement. Facultatif.
  • Une colonne inconnue fait rejeter tout le fichier avec “En-tête CSV contient champ inconnu”. Les exports Excel ajoutent souvent une colonne vide à la fin ; supprimez-la.
  • Une adresse e-mail invalide fait aussi rejeter tout le fichier, avec “Une adresse e-mail dans votre fichier CSV est invalide Numéro de ligne :” et la ligne concernée. Corrigez cette ligne et importez à nouveau ; rien n’a été importé.

La fenêtre “Hôtes d’importation” contient un lien vers un fichier d’exemple dont vous pouvez partir.

Importer le fichier

  1. Ouvrez le backoffice Vizito et sélectionnez “Hôtes” > “Gérer les hôtes” dans le menu de gauche.
  2. Cliquez sur “Importer des données”. La fenêtre “Hôtes d’importation” s’ouvre.
  3. Choisissez le fichier.
  4. Décidez pour “Supprimer les hôtes existants”, expliqué ci-dessous.
  5. Cliquez sur “Démarrer l’importation”. Vizito confirme avec le nombre d’hôtes importés.

Les nouveaux hôtes sont sur la tablette dès qu’elle revient à l’écran d’accueil ; touchez “S’inscrire” puis “Retour” pour forcer la mise à jour.

Ce que fait un second import

Il n’y a pas d’aperçu. L’import s’exécute dès que vous cliquez sur “Démarrer l’importation”, et aucun écran ne montre ce qui est sur le point de changer. Ce qu’il fait est fixe, vous pouvez donc le prévoir :

  • Un import ajoute ; il ne met jamais à jour. Vizito ne compare pas les lignes de votre fichier aux hôtes que vous avez déjà, ni sur le nom ni sur l’adresse e-mail. Un hôte qui est déjà dans la liste et qui figure aussi dans le fichier se retrouve deux fois dans la liste. Importer deux fois le même fichier double chaque hôte.
  • “Supprimer les hôtes existants” remplace la liste. Avec cette option activée, Vizito supprime d’abord tous les hôtes de cet emplacement, puis importe le fichier, après avoir demandé “Cette action va supprimer tous les hôtes existants, êtes-vous sûr de vouloir continuer ?”. C’est la façon de mettre à jour des hôtes par un import : exportez ou tenez à jour la liste complète, et réimportez-la avec cette option activée. Tout ce qui n’est pas dans le fichier a disparu ensuite, y compris les hôtes ajoutés à la main et le drapeau “Épinglé” des hôtes que vous aviez épinglés. Les hôtes issus d’une synchronisation Microsoft Entra ID ou Google sont supprimés aussi, et reviennent à la synchronisation suivante.
  • Un fichier rejeté ne change rien, avec ou sans l’option. La liste n’est supprimée qu’une fois le fichier passé par la validation.

Les deux façons de tenir à jour une liste d’hôtes importée sont donc : importer uniquement les nouvelles lignes, sans l’option, ou importer toute la liste avec “Supprimer les hôtes existants” activé. Corriger l’adresse d’un seul hôte est plus rapide à la main : cliquez sur l’hôte sous “Gérer les hôtes” et modifiez-le.

Testez d’abord avec deux lignes. Avant d’importer trois cents collègues, faites une copie du fichier avec deux lignes, importez-la, vérifiez les deux hôtes sous “Gérer les hôtes” et sur la tablette, puis supprimez-les et importez le fichier complet. Vous voyez ainsi en une minute si l’encodage, le format des numéros de téléphone et les colonnes sont corrects, sur deux hôtes plutôt que sur trois cents.

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