Kontaktpersonen importieren

Kontaktpersonen sind die Kollegen, die ein Besucher unter “Kontaktperson?” auswählen kann, und die Personen, die die Benachrichtigung erhalten, wenn ihr Besucher ankommt. Sie können sie unter “Kontaktpersonen” > “Kontaktpersonen verwalten” einzeln anlegen oder eine ganze Liste aus einer CSV-Datei importieren. Dieser Artikel behandelt den Import: die Datei, die er erwartet, und vor allem, was mit den Kontaktpersonen passiert, die Sie bereits haben, wenn Sie erneut importieren.

Unternehmen mit Microsoft Entra ID oder Google Workspace brauchen den Import nicht: siehe Azure-Synchronisierung und die anderen Integrationen für Kontaktpersonen unter Integrationen.

Die Datei

Ihre Datei muss im CSV-Format vorliegen, als UTF-8 kodiert sein und darf nicht größer als 10 MB sein. Das ist eine korrekte Datei:

"cn","telephoneNumber","mobile","mail"
"Jane Doe","","+3299888888","jane@vizito.be"
"John Doe","","+3299888887","john@vizito.be"
  • Die erste Zeile ist die Kopfzeile und ist erforderlich. Die Datei darf nur diese vier Spalten enthalten, in beliebiger Reihenfolge:
    • cn, der Name der Kontaktperson, wie der Besucher ihn sieht. Erforderlich.
    • mail, die E-Mail-Adresse, an die die Benachrichtigung geht. Optional. Mehrere Adressen für eine Kontaktperson werden innerhalb derselben Zelle durch ein Komma getrennt.
    • mobile, die Handynummer für die SMS, im internationalen Format wie +32471123456. Optional.
    • telephoneNumber, die interne Durchwahl, die dem Besucher nach der Anmeldung angezeigt wird. Optional.
  • Eine unbekannte Spalte lässt die ganze Datei mit “CSV-Header enthält unbekannte Felder” abweisen. Excel-Exporte hängen oft eine leere Spalte am Ende an; löschen Sie sie.
  • Eine ungültige E-Mail-Adresse lässt die ganze Datei ebenfalls abweisen, mit “Eine E-Mail-Adresse in Ihrer CSV-Datei ist ungültig. Zeilennummer:” und der Zeile. Korrigieren Sie diese Zeile und importieren Sie erneut; nichts wurde importiert.

Das Fenster “Kontaktpersonen importieren” verlinkt eine Beispieldatei, mit der Sie beginnen können.

Die Datei importieren

  1. Öffnen Sie das Vizito-Backoffice und wählen Sie im linken Menü “Kontaktpersonen” > “Kontaktpersonen verwalten”.
  2. Klicken Sie auf “Daten importieren”. Das Fenster “Kontaktpersonen importieren” öffnet sich.
  3. Wählen Sie die Datei.
  4. Entscheiden Sie über “Löschen vorhandener Kontaktpersonen”, siehe unten.
  5. Klicken Sie auf “Import starten”. Vizito bestätigt mit der Anzahl der importierten Kontaktpersonen.

Die neuen Kontaktpersonen sind auf dem Tablet, sobald es zum Willkommensbildschirm zurückkehrt; tippen Sie auf “Anmelden” und “Zurück”, um das zu erzwingen.

Was ein zweiter Import tut

Es gibt keine Vorschau. Der Import läuft in dem Moment, in dem Sie auf “Import starten” klicken, und es gibt keinen Bildschirm, der zeigt, was sich gleich ändert. Was er tut, steht aber fest, Sie können es also vorhersagen:

  • Ein Import fügt hinzu; er aktualisiert nie. Vizito gleicht die Zeilen Ihrer Datei nicht mit den Kontaktpersonen ab, die Sie bereits haben, weder über den Namen noch über die E-Mail-Adresse. Eine Kontaktperson, die schon in der Liste steht und auch in der Datei, steht danach zweimal in der Liste. Dieselbe Datei zweimal zu importieren verdoppelt jede Kontaktperson.
  • “Löschen vorhandener Kontaktpersonen” ersetzt die Liste. Mit dieser Option löscht Vizito zuerst jede Kontaktperson dieses Standorts und importiert dann die Datei, nach der Rückfrage “Diese Aktion löscht alle vorhandenen Kontaktpersonen. Sind Sie sicher, dass Sie fortfahren möchten?”. So aktualisieren Sie Kontaktpersonen über einen Import: Exportieren oder pflegen Sie die vollständige Liste und importieren Sie sie mit dieser Option erneut. Alles, was nicht in der Datei steht, ist danach weg, auch von Hand angelegte Kontaktpersonen und die Markierung “Angeheftet” bei Kontaktpersonen, die Sie angeheftet hatten. Kontaktpersonen aus einer Microsoft-Entra-ID- oder Google-Synchronisierung werden ebenfalls gelöscht und kommen bei der nächsten Synchronisierung zurück.
  • Eine abgewiesene Datei ändert nichts, mit oder ohne die Option. Die Liste wird erst gelöscht, wenn die Datei die Prüfung bestanden hat.

Die zwei Wege, eine importierte Kontaktpersonenliste aktuell zu halten, sind also: nur die neuen Zeilen importieren, ohne die Option, oder die ganze Liste mit eingeschaltetem “Löschen vorhandener Kontaktpersonen” importieren. Die Adresse einer einzelnen Kontaktperson korrigieren Sie schneller von Hand: Klicken Sie unter “Kontaktpersonen verwalten” auf die Kontaktperson und bearbeiten Sie sie.

Testen Sie zuerst mit zwei Zeilen. Bevor Sie dreihundert Kollegen importieren, legen Sie eine Kopie der Datei mit zwei Zeilen an, importieren Sie sie, prüfen Sie die beiden Kontaktpersonen unter “Kontaktpersonen verwalten” und auf dem Tablet, löschen Sie sie dann und importieren Sie die vollständige Datei. So sehen Sie in einer Minute, ob Kodierung, Telefonformat und Spalten stimmen, an zwei Kontaktpersonen statt an dreihundert.

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