Datenschutz

Vizito bewahrt Besucherdaten so lange auf, wie Sie es festlegen, und lässt Sie die Angaben eines einzelnen Besuchs auf Anfrage löschen. Beides richten Sie im Backoffice ein: die Aufbewahrungsrichtlinie unter “Kontoeinstellungen” > “Allgemein” und die Löschung eines einzelnen Besuchs im Besucherprotokoll.

Eine Aufbewahrungsrichtlinie festlegen

Eine Aufbewahrungsrichtlinie räumt Besucherdaten nach einer bestimmten Anzahl von Tagen automatisch auf, sodass Sie das nicht von Hand tun müssen. Sie ist standardmäßig ausgeschaltet.

1. Öffnen Sie das Vizito-Backoffice und wählen Sie im linken Menü “Kontoeinstellungen” > “Allgemein”.

2. Scrollen Sie zu “Datenschutzeinstellungen” und schalten Sie “Datenaufbewahrung aktivieren” ein. Der Rest des Abschnitts erscheint erst, wenn das eingeschaltet ist.

   

3. Schalten Sie “Besucher”, “Registrierte Besucher” oder beides ein, je nachdem, welche Daten aufgeräumt werden sollen.

4. Füllen Sie unter jeder eingeschalteten Zeile “Anzahl Tage” aus. Die beiden Zeilen haben ihre eigene Tageszahl, Sie können Besuche und registrierte Besucher also unterschiedlich lange aufbewahren.

5. Klicken Sie unten in “Datenschutzeinstellungen” auf “Speichern”.

Was nach Ablauf der Tage geschieht, unterscheidet sich je Zeile:

• Besucher anonymisiert die Einträge in Ihrem Besucherprotokoll. Alle besucherbezogenen Informationen werden aus den Einträgen entfernt, alle organisationsbezogenen Informationen bleiben erhalten (etwa An- und Abmeldedatum sowie Angaben zur Kontaktperson).
• Registrierte Besucher entfernt den registrierten Besucher vollständig. Der Countdown läuft auf das “Besuchsdatum?” zu, nicht auf den Tag, an dem Sie den Eintrag angelegt haben. Um einen registrierten Besucher von der Richtlinie auszunehmen, schalten Sie in seinen Details “Dauerhaft” ein. Siehe Registrierte Besucher.

Einen einzelnen Besuch anonymisieren

Nutzen Sie das, wenn ein Besucher Sie um Löschung seiner Daten bittet oder wenn Ihre eigenen Verfahren es vorsehen.

1. Wählen Sie im linken Menü “Berichte” > “Besucher”. Das “Besucher-Logbuch” enthält die Historie aller Besucher.

2. Klicken Sie auf den Besuch, den Sie anonymisieren möchten. Das Fenster “Besucherdetails” öffnet sich.

3. Klicken Sie auf “Anonymisieren”.

   

Prüfen Sie vor dem Klicken, ob der richtige Besuch geöffnet ist.

Vereinbarungen haben die Datenschutzerklärung ersetzt

Die Datenschutzerklärung, die ältere Versionen von Vizito am Tablet anzeigten, wurde durch Vereinbarungen ersetzt. Eine Vereinbarung ist ein Dokument, das Ihre Besucher lesen und digital unterschreiben, bevor sie die Anmeldung abschließen. Sie können damit eine Datenschutzerklärung, eine Geheimhaltungsvereinbarung, Sicherheitsunterweisungen oder beliebige andere Inhalte abbilden. Jede Vereinbarung wird den Besuchsarten zugewiesen, für die sie gilt, es muss also nicht jeder Besucher alles unterschreiben.

Vereinbarungen werden unter “Kontoeinstellungen” > “Allgemein” eingerichtet. Suchen Sie unter “Allgemeine Einstellungen” die Zeile “Vereinbarungen” und klicken Sie auf “bearbeiten”.

Jede Vereinbarung hat einen eigenen Text pro Sprache: Wählen Sie die Sprache in der Auswahl “Sprache” und schreiben Sie den Text darunter, dann wiederholen Sie das für jede Sprache, die Ihre App anbietet.

Auch der Tab “Legal” einer Besuchsart enthält keine Vereinbarungen mehr: Er verweist jetzt zurück auf “Kontoeinstellungen” > “Allgemein”. Die vollständige Anleitung, einschließlich Video- und PDF-Vereinbarungen, finden Sie unter Vereinbarungen.