Um diese Funktion zu nutzen, gehen Sie in wenigen Schritten vor:
- Setzen Sie “Datenquelle Kontaktpersonen” auf der Seite Allgemein im Backoffice auf “durch Vizito verwaltet”.
- Gehen Sie auf die Seite “Kontaktpersonen verwalten” (über die Schaltfläche unter der Option Datenquelle Kontaktpersonen) und geben Sie dort die Daten Ihrer Kontaktpersonen ein, in der Regel Ihre Mitarbeiter.
- Wenn Sie eine E-Mail-Adresse hinterlegen, wird die Kontaktperson per E-Mail benachrichtigt, sobald sich ein Besucher anmeldet und sie als Kontaktperson auswählt.
- Wenn Sie eine Handy-Nummer hinterlegen, wird die Kontaktperson per SMS benachrichtigt, sobald sich ein Besucher anmeldet und sie als Kontaktperson auswählt. Verwenden Sie dabei unbedingt das internationale Format (also zum Beispiel +32 471 12 34 56 für Belgien).
- Wenn Sie eine interne Telefonnummer hinterlegen, können Sie sie in der Begrüssungsnachricht verwenden, um dem Besucher mitzuteilen, welche Nummer er anrufen soll, um seine Kontaktperson zu erreichen.
- Mit der Markierung “Angeheftet” zeigen Sie Ihren Besuchern Einträge standardmäßig an. Tippt ein Besucher in der Vizito-App auf das Feld “Kontaktperson?”, werden alle angehefteten Einträge angezeigt, ohne dass er etwas eintippen muss. Das ist besonders nützlich, wenn ein Besucher seine Kontaktperson nicht kennt (legen Sie eine Kontaktperson “Ich kenne meine Kontaktperson nicht” an) oder eine Abteilung besucht (legen Sie einen Eintrag “Vertrieb” an).
Achten Sie außerdem darauf, das Feld “Kontaktperson?” unter Art des Besuches > bearbeiten > Anmeldefelder entweder auf “Fakultativ” oder “Obligatorisch” zu setzen, damit der Besucher eine Kontaktperson auswählen kann.