Benutzerverwaltung und Benutzerrollen

Jede Person, die sich im Vizito-Backoffice anmeldet, hat eine Rolle, und diese Rolle bestimmt, welche Menüpunkte und Aktionen ihr zur Verfügung stehen. Es gibt fünf Rollen: Mitarbeiter, Sicherheitsbeamter, Rezeptionist, Lokale Verwaltung und Globaler Admin. Legen Sie einen Benutzer an, wenn eine Kollegin oder ein Kollege Zugriff auf das Backoffice braucht, und geben Sie ihm die Rolle, die zu seiner Arbeit dort passt.

Was jede Rolle darf

Berechtigung Globaler Admin Lokale Verwaltung Rezeptionist Sicherheitsbeamter Mitarbeiter
Übersichtsseite
Übersichtsseite ansehen Ja Ja Ja Ja Ja
Notfall
Aktuelle Besucher ansehen Ja Ja Ja Ja Nein
Notfallmeldung senden Ja Ja Ja Ja Nein
Besucher als sicher markieren Ja Ja Ja Ja Nein
Liste der aktuellen Besucher exportieren Ja Ja Ja Ja Nein
Kontoeinstellungen
Kontoeinstellungen verwalten Ja Ja Nein Nein Nein
Andere Standorte verwalten Ja Nein Nein Nein Nein
Berichte
Alle Besucherinformationen ansehen Ja Ja Ja Ja Ja
Besucherliste exportieren Ja Ja Nein Nein Nein
Kontaktpersonen verwalten
Kontaktpersonen hinzufügen/entfernen Ja Ja Ja Nein Nein
Benutzerverwaltung
Benutzer hinzufügen/entfernen Ja Ja Nein Nein Nein
Besucherverwaltung
Besucher voranmelden Ja Ja Ja Nein Ja
Besucher anmelden Ja Ja Ja Nein Nein

Nur eine Lokale Verwaltung oder ein Globaler Admin kann das Besucherprotokoll herunterladen: Die Schaltfläche “Besucher exportieren” unter der Liste “Besucher” ist für einen Rezeptionisten, einen Sicherheitsbeamten und einen Mitarbeiter ausgeblendet, sie sehen die Liste am Bildschirm ein. “CSV exportieren” und “XLS exportieren” auf der Seite “Notfall” bleiben für jede Rolle verfügbar, die die Seite öffnen kann, weil diese Liste die Evakuierungsliste ist. Siehe Besucherprotokoll.

Die Rollen sind fest vorgegeben

Es gibt genau diese fünf Rollen. Sie können keine eigene Rolle anlegen, nicht ändern, was eine Rolle darf, und keinen Menüpunkt für eine Rolle ausblenden. Eine Rolle, die nur “Notfall” hat und nicht “Übersichtsseite” oder “Besucher”, gibt es nicht, ebenso wenig einen Rezeptionisten ohne Besucherprotokoll. Brauchen Sie etwas zwischen zwei Rollen, geben Sie der Person die kleinere Rolle und decken Sie den fehlenden Teil anders ab: Ein Mitarbeiter, der die Evakuierungsliste führen muss, wird zum Beispiel Sicherheitsbeamter, und ein Mitarbeiter, der nur seine eigenen Besucher sehen soll, wird unter “Kontaktperson CN” mit seiner Kontaktperson verknüpft, wie unten beschrieben.

Fehlt Ihnen eine Berechtigung? Schauen Sie zuerst in die öffentliche Roadmap und sagen Sie uns über den Chat im Backoffice oder an info@vizito.eu, was Sie brauchen. Jede Anfrage wird als Funktionswunsch erfasst.

Was ein Mitarbeiter sieht

Ein Mitarbeiter erhält “Übersichtsseite”, “Berichte” > “Besucher” und “Allgemein” > “Registrierte Besucher verwalten”. Das Besucherprotokoll zeigt nur die Besuche der Kontaktperson, die in seinen Nutzerdetails unter “Kontaktperson CN” verknüpft ist; “eigene Besuche” heißt also die Besuche, bei denen er die Kontaktperson ist. Ohne verknüpfte Kontaktperson gibt es nichts, wonach gefiltert werden kann, und der Mitarbeiter sieht jeden Besuch des Standorts. Verknüpfen Sie deshalb immer die Kontaktperson, wenn Sie jemandem diese Rolle geben.

Ein Mitarbeiter kann “Notfall” nicht öffnen. Für eine Führungskraft oder Teamleitung, die die Evakuierungsliste für ihre Abteilung führen muss, verwenden Sie stattdessen Sicherheitsbeamter: Diese Rolle fügt “Notfall” hinzu und lässt alles andere schreibgeschützt. Wer sowohl das vollständige Besucherprotokoll als auch die Notfallliste braucht, erhält die Rolle Rezeptionist. Wie Sie Mitarbeiter auf diese Liste setzen, steht unter Mitarbeiter auf der Notfallliste.

Einen Benutzer hinzufügen

  1. Öffnen Sie das Vizito-Backoffice und wählen Sie im linken Menü “Verwaltung” > “Benutzer verwalten”.

  2. Klicken Sie auf “Hinzufügen”. Das Fenster “Nutzerdetails” öffnet sich.

    Vizito Benutzer verwalten

  3. Füllen Sie “Vorname”, “Nachname” und “E-Mail / Login” aus. Die Adresse unter “E-Mail / Login” ist die, mit der sich der neue Benutzer anmeldet, verwenden Sie also eine Adresse, unter der er E-Mails empfangen kann. “Funktionstitel” ist optional.

  4. Verknüpfen Sie den Benutzer optional unter “Kontaktperson CN” mit einer Kontaktperson. Lädt dieser Benutzer einen Besucher ein, wird die verknüpfte Kontaktperson standardmäßig als Kontaktperson eingetragen, was Ihren Kollegen das jedes Mal erneute Heraussuchen erspart.

  5. Wählen Sie eine “Rolle”. Diese Einstellung bestimmt, was der Benutzer nach der Anmeldung tun darf, prüfen Sie also vorher die Tabelle oben. “Globaler Admin” erscheint nur in der Liste, wenn Sie selbst Globaler Admin sind.

  6. Klicken Sie auf “Speichern”.

    Neuen Benutzer hinzufügen

Vizito bestätigt mit “Es wurde eine E-Mail an den Benutzer gesendet, mit der er sein Passwort festlegen kann.”

Wie der neue Benutzer sein Konto aktiviert

Der neue Benutzer erhält eine E-Mail von Vizito mit einem Link zu seinem Konto.

Bestätigungs-E-Mail Benutzerrolle

Der Link öffnet die Seite, auf der er ein Passwort wählt und sein Konto bestätigt. Er tippt dasselbe Passwort in “Passwort” und “Passwort erneut eingeben” und klickt dann auf “Konto überprüfen”. Von da an meldet er sich unter https://backoffice.vizito.be/ mit seiner E-Mail-Adresse und dem gewählten Passwort an.

Passwort zurücksetzen

Der Link bleibt 48 Stunden gültig. Ist er abgelaufen, hat der Benutzer die E-Mail nie erhalten oder vergisst er sein Passwort später, siehe Probleme bei Anmeldung und Passwort. Benutzer, die aus Microsoft Entra ID synchronisiert werden, melden sich mit ihrem Microsoft-Konto an und erhalten eine andere E-Mail, ohne ein Passwort zu setzen: siehe Azure-Synchronisierung.

Was der neue Benutzer sieht

Ein Benutzer erhält nur die Menüpunkte, die seine Rolle zulässt, das linke Menü ist also für alle außer einem Administrator kürzer. “Kontoeinstellungen” und “Verwaltung” erscheinen nur für eine Lokale Verwaltung oder einen Globalen Admin.

Der Screenshot unten zeigt das Backoffice so, wie es ein Sicherheitsbeamter sieht: “Übersichtsseite”, “Notfall” und “Besucher” unter “Berichte”, und sonst nichts.

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