Besucherprotokoll

Das Besucherprotokoll ist der Verlauf jeder Anmeldung an Ihrem Standort: wer gekommen ist, zu wem, wann er angekommen ist und wann er gegangen ist. Nutzen Sie es, um einen Besuch nachzuschlagen, jemanden abzumelden, der es vergessen hat, einem Besuch eine Notiz hinzuzufügen und die Liste für ein Audit, einen Sicherheitsbericht oder eine Rechnung herunterzuladen.

Öffnen Sie das Vizito-Backoffice und wählen Sie im linken Menü “Berichte” > “Besucher”. Die Seite trägt den Titel “Besucher-Logbuch”.

Die Liste ist nach “Anmeldung” sortiert, die neuesten zuerst. Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift, um danach zu sortieren. Die Schaltflächen unter der Liste schalten zwischen 10, 25 und 50 Zeilen pro Seite um, und “Gesamt:” zählt die Besuche, die zu Ihren Filtern passen.

Die Liste filtern

Drei Schaltflächen über der Liste sind Abkürzungen für heute: “Heute angemeldete Besucher” zeigt alle, die sich heute angemeldet haben, “Heute anwesende Besucher” alle, die noch im Gebäude sind, und “Heute abgemeldete Besucher” alle, die schon gegangen sind.

Jede Spalte hat in der Zeile unter der Überschrift einen eigenen Filter, und die Filter lassen sich kombinieren: Ein Nachname plus ein Zeitraum ist eine einzige Suche.

1. Tippen Sie in das Feld unter “Vorname”, “Nachname”, “Ihre Kontaktperson?” oder einer anderen Textspalte. Die Liste wird beim Tippen kürzer, und der Filter trifft überall im Wert, “peet” findet also “Anna Peeters”.

   

2. Wählen Sie eine “Besucherart” in der Auswahlliste unter dieser Überschrift. Sie zeigt “Bitte eine Option wählen”, solange nichts ausgewählt ist.

3. Klicken Sie auf das Filterfeld “angemeldet” unter “Anmeldung” oder “abgemeldet” unter “Abmeldung”, um nach einem Zeitraum zu filtern. Ein Kalender mit Start- und Enddatum öffnet sich. Wählen Sie die beiden Tage oder tippen Sie sie in die Felder oben im Kalender ein und klicken Sie auf “Anwenden”. “Leeren” entfernt den Zeitraum wieder.

   

Die Filter bestimmen auch, was “Besucher exportieren” exportiert. Grenzen Sie die Liste also zuerst ein, wenn Sie eine Datei für einen Monat oder eine Kontaktperson brauchen.

Die Spalten wählen

“Felder konfigurieren”, rechts oben über der Liste, legt fest, welche Spalten Sie sehen. Das Protokoll öffnet sich mit “Besucherart”, “Vorname”, “Nachname”, “Ihre Kontaktperson?”, “Anmeldung” und “Abmeldung”. Schalten Sie “Firma”, “Adresse”, “Postleitzahl”, “Stadt”, “Telefon”, “E-Mail”, “Besucherzufriedenheit”, “Die Genehmigung”, “Einstiegspunkt” und jedes Anmeldefeld ein, das Sie selbst angelegt haben, etwa ein Notizfeld, und klicken Sie auf “Schliessen”.

Eine Spalte, die Sie einschalten, bekommt ein eigenes Filterfeld. So filtern Sie also auch nach einem Wert, der standardmäßig nicht angezeigt wird. Wenn das Protokoll anders aussieht als gewohnt oder ein Filter fehlt, auf den Sie sich verlassen haben, ist dies das Fenster zum Nachsehen: Schalten Sie die Spalte wieder ein, und ihr Filter ist zurück.

Eigene Felder erscheinen hier erst, wenn sie auf einer Besuchsart existieren: siehe Anmeldefelder konfigurieren und, für ein Notizfeld, das Ihre Mitarbeiter nach dem Besuch ausfüllen, Besuchernotizen hinzufügen.

Einen Besuch öffnen

Klicken Sie auf eine Zeile, irgendwo außer auf das Kontrollkästchen an ihrem Anfang. Das Fenster “Besucherdetails” zeigt alles, was zu dem Besuch erfasst wurde: die Anmeldefelder, “Anmeldung” und “Abmeldung”, “Besucherart”, “Einstiegspunkt” und das Foto, falls die Besuchsart eines aufnimmt.

Die Schaltflächen unter den Details:

• “Selber abmelden” meldet den Besucher jetzt ab. Sie wird nur angezeigt, solange der Besucher angemeldet ist. Nutzen Sie sie, wenn jemand gegangen ist, ohne sich abzumelden, damit die Notfallliste und der Filter “Heute anwesende Besucher” korrekt bleiben.
• “bearbeiten” lässt Sie die Felder ändern, die Sie der Besuchsart selbst hinzugefügt haben, zum Beispiel eine Notiz. Die Standardfelder sind nach einer Anmeldung schreibgeschützt.
• “zu den wiederkehrenden Besuchern hinzufügen” macht aus diesem Besucher einen registrierten Besucher, damit er sich beim nächsten Mal selbst heraussuchen kann: siehe Registrierte Besucher.
• “Vereinbarungen” öffnet die Vereinbarungen, die der Besucher bei diesem Besuch unterschrieben hat. Die Schaltfläche erscheint nur, wenn er welche unterschrieben hat.
• “Besucherausweis drucken” und “Ausweis über Kiosk drucken” drucken den Ausweis erneut, aus Ihrem Browser oder auf dem Drucker des Tablets. Beide erscheinen nur, wenn die Besuchsart Ausweise druckt: siehe Etikett erneut drucken.
• “Anonymisieren” entfernt die personenbezogenen Daten des Besuchs und behält die Statistik: siehe Datenschutz.

Mehrere Besuche auf einmal abmelden oder drucken

1. Setzen Sie das Häkchen am Anfang jeder gewünschten Zeile. “Sammelaktion”, unter der Liste, bleibt ausgegraut, bis Sie mindestens eine Zeile angehakt haben.
2. Klicken Sie auf “Sammelaktion” und wählen Sie “Abmelden”, “Besucherausweis drucken” oder “Ausweis über Kiosk drucken”.

Die Liste exportieren

“Besucher exportieren”, unter der Liste, lädt die Besuche herunter, die zu Ihren Filtern passen, mit den Spalten, die Sie eingeschaltet haben.

1. Setzen Sie die Filter und die Spalten wie oben beschrieben.
2. Klicken Sie auf “Besucher exportieren” und wählen Sie ein Format:
   • “CSV exportieren”: eine Textdatei, die jede Tabellenkalkulation öffnet.
   • “XLSX exportieren”: eine Excel-Arbeitsmappe.
   • “Exportieren Sie alle Spalten, Unterschriften und Fotos als Excel-Datei”: eine Excel-Arbeitsmappe mit jedem Feld der Besuchsart, ob es als Spalte angezeigt wird oder nicht, plus Unterschrift und Foto jedes Besuchs.

Wer was darf

Nur eine Lokale Verwaltung oder ein Globaler Admin sieht “Besucher exportieren”. Ein Rezeptionist, Sicherheitsbeamter oder Mitarbeiter kann das Protokoll filtern und am Bildschirm lesen, aber nicht herunterladen. Abmelden und Drucken aus dem Protokoll erfordert die Rolle Rezeptionist oder höher. Ein Mitarbeiter sieht nur die Besuche der Kontaktperson, die mit ihm verknüpft ist. Siehe Benutzerverwaltung und Benutzerrollen.

Die Liste, die Sie in einem Notfall exportieren, ist eine andere: “Notfall” im linken Menü enthält die Besucher, die sich gerade im Gebäude befinden, und dessen “CSV exportieren” und “XLS exportieren” stehen jeder Rolle zur Verfügung, die die Seite öffnen kann. Siehe Notfälle.

Mehrere Standorte

Das Protokoll zeigt den Standort, in dem Sie gerade arbeiten, benannt in der oberen Leiste. Eine Standortgruppe hat ein eigenes Besucherprotokoll, das alle ihre Standorte umfasst: siehe Standorte und Standortgruppen verwalten.