Journal des visiteurs

Le registre des visiteurs est l’historique de chaque enregistrement à votre emplacement : qui est venu, pour qui, à quelle heure il est arrivé et à quelle heure il est reparti. Utilisez-le pour retrouver une visite, pour déconnecter quelqu’un qui a oublié de signaler son départ, pour ajouter une note à une visite, et pour télécharger la liste en vue d’un audit, d’un rapport de sécurité ou d’une facture.

Ouvrez le backoffice Vizito et sélectionnez “Rapports” > “Visiteurs” dans le menu de gauche. La page est intitulée “Registre des visiteurs”.

La liste est triée sur “Inscrit”, la visite la plus récente en premier. Cliquez sur un en-tête de colonne pour trier sur cette colonne. Les boutons sous la liste passent de 10 à 25 ou 50 lignes par page, et “Total:” compte les visites qui correspondent à vos filtres.

Filtrer la liste

Trois boutons au-dessus de la liste sont des raccourcis pour aujourd’hui : “Visiteurs arrivés aujourd’hui” affiche toutes les personnes enregistrées aujourd’hui, “Visiteurs sur place” toutes celles qui sont encore dans le bâtiment, et “Visiteurs partis aujourd’hui” toutes celles qui sont déjà reparties.

Chaque colonne dispose de son propre filtre dans la ligne sous l’en-tête, et les filtres se combinent : un nom de famille plus une plage de dates ne font qu’une seule recherche.

1. Saisissez du texte dans la case sous “Prénom”, “Nom”, “Rendez-vous avec?” ou toute autre colonne de texte. La liste se réduit au fur et à mesure de la saisie, et la correspondance se fait n’importe où dans la valeur : “peet” trouve donc “Anna Peeters”.

   

2. Choisissez un “Type de visiteur” dans la liste déroulante sous cet en-tête, qui affiche “Choisir une option” tant que rien n’est sélectionné.

3. Cliquez sur la case sous “Inscrit” ou “Déinscrit” pour filtrer sur une plage de dates. Un calendrier s’ouvre avec une date de début et une date de fin. Choisissez les deux jours, ou saisissez-les dans les champs en haut du calendrier, et cliquez sur “Appliquer”. “Effacez” retire la plage.

   

Les filtres déterminent aussi ce que “Exporter les visiteurs” exporte : réduisez donc d’abord la liste lorsque vous voulez un fichier pour un mois ou pour un hôte.

Choisir les colonnes

“Configurer les champs”, en haut à droite de la liste, détermine les colonnes que vous voyez. Le registre s’ouvre avec “Type de visiteur”, “Prénom”, “Nom”, “Rendez-vous avec?”, “Inscrit” et “Déinscrit”. Activez “Entreprise”, “Adresse”, “Code Postal”, “Ville”, “Téléphone”, “Email”, “Satisfaction des visiteurs”, “Approbation”, “Point d’entrée” et tout champ d’enregistrement que vous avez ajouté vous-même, par exemple un champ de note, puis cliquez sur “Fermer”.

Une colonne que vous activez reçoit sa propre case de filtre : c’est donc aussi ainsi que vous filtrez sur une valeur qui n’est pas affichée par défaut. Si le registre n’a pas l’aspect habituel, ou si un filtre sur lequel vous comptiez a disparu, c’est la fenêtre à vérifier : réactiver la colonne fait revenir son filtre.

Les champs personnalisés n’apparaissent ici qu’une fois qu’ils existent sur un type de visiteur : voir Configurer les champs d’enregistrement et, pour un champ de note que votre personnel remplit après la visite, Ajouter des notes sur les visiteurs.

Ouvrir une visite

Cliquez sur une ligne, n’importe où sauf sur la case à cocher en début de ligne. La fenêtre “Détails du visiteur” affiche tout ce qui a été enregistré pour la visite : les champs d’enregistrement, “Inscrit” et “Déinscrit”, “Type de visiteur”, “Point d’entrée”, et la photo si le type de visiteur en prend une.

Les boutons sous les détails :

• “Déconnexion manuelle” déconnecte le visiteur maintenant. Il n’est affiché que tant que le visiteur est enregistré sur place. Utilisez-le lorsque quelqu’un est parti sans signaler son départ, afin que la liste d’urgence et le filtre “Visiteurs sur place” restent corrects.
• “Éditer” vous permet de modifier les champs que vous avez ajoutés vous-même au type de visiteur, par exemple une note. Les champs standard sont en lecture seule après un enregistrement.
• “Ajouter aux visiteurs de retour” transforme ce visiteur en visiteur enregistré, afin qu’il puisse se retrouver lui-même la prochaine fois : voir Visiteurs enregistrés.
• “Les accords” ouvre les accords que le visiteur a signés pendant cette visite. Le bouton n’apparaît que s’il en a signé.
• “Imprimer badge visiteur” et “Imprimer le badge via le kiosque” réimpriment le badge depuis votre navigateur ou sur l’imprimante de la tablette. Les deux n’apparaissent que si le type de visiteur imprime des badges : voir Réimprimer une étiquette.
• “Anonymiser” supprime les données personnelles de la visite et conserve les statistiques : voir Confidentialité.

Déconnecter ou imprimer plusieurs visites à la fois

1. Cochez la case en début de chaque ligne voulue. “Action groupée”, sous la liste, reste grisé tant que vous n’avez pas coché au moins une ligne.
2. Cliquez sur “Action groupée” et choisissez “Déconnexion”, “Imprimer badge visiteur” ou “Imprimer le badge via le kiosque”.

Exporter la liste

“Exporter les visiteurs”, sous la liste, ouvre la fenêtre du même nom, qui télécharge les visites qui correspondent à vos filtres, avec les colonnes que vous avez activées.

1. Réglez les filtres et les colonnes comme décrit ci-dessus.
2. Cliquez sur “Exporter les visiteurs” et choisissez un format :
   • “Exporter CSV” : un fichier texte que tout tableur ouvre.
   • “Exporter XLSX” : un classeur Excel.
   • “Exportez toutes les colonnes, signatures et photos sous forme de fichier Excel” : un classeur Excel avec chaque champ du type de visiteur, qu’il soit affiché comme colonne ou non, plus la signature et la photo de chaque visite.

Qui peut faire quoi

Seul un Administrateur local ou un Administrateur global voit le bouton “Exporter les visiteurs”. Un Réceptionniste, un Garde de sécurité ou un Employé peut filtrer et lire le registre à l’écran, mais pas le télécharger. Déconnecter et imprimer depuis le registre demande le rôle Réceptionniste ou supérieur. Un Employé ne voit que les visites de l’hôte qui lui est rattaché. Voir Gestion des utilisateurs et rôles.

La liste que vous exportez en cas d’urgence est une autre liste : “Urgence” dans le menu de gauche contient les visiteurs qui sont dans le bâtiment à cet instant, et ses boutons “Exporter CSV” et “Exporter XLS” sont disponibles pour chaque rôle qui peut l’ouvrir. Voir Urgences.

Plusieurs emplacements

Le registre affiche l’emplacement dans lequel vous travaillez, nommé dans la barre du haut. Un groupe d’emplacements possède son propre registre des visiteurs, qui couvre tous ses emplacements : voir Gérer les emplacements et les groupes d’emplacements.