Connexion de groupe

La connexion de groupe permet à plusieurs visiteurs arrivés ensemble de s’enregistrer les uns après les autres, sans que personne n’ait à revenir à l’écran de départ de la tablette entre deux. Utilisez-la pour les délégations, les équipes d’audit, les groupes en visite et les équipes de livraison qui viennent toutes voir le même hôte. Elle s’active par type de visiteur et n’apparaît donc que pour les types que vous choisissez.

Activer la connexion de groupe pour un type de visiteur

1. Ouvrez le backoffice Vizito et sélectionnez “Paramètres du compte” > “Types de visiteurs” dans le menu de gauche.

2. Cliquez sur “Éditer” sur le type de visiteur pour lequel vous voulez la connexion de groupe.

   

3. Sur l’onglet “Général”, activez “Activer la connexion de groupe”. L’option se trouve entre “Satisfaction des visiteurs” et “Déconnexion automatique”.

   

4. Cliquez sur “Sauvegarder”.

Enregistrer un groupe sur la tablette

1. Touchez “S’inscrire” et choisissez le type de visiteur pour lequel vous avez activé la connexion de groupe.

   

2. Renseignez les coordonnées du premier visiteur et activez “Vous vous connectez en tant que groupe ?”, sous les champs.

   

3. Terminez l’enregistrement de ce visiteur comme d’habitude. L’écran final dépend de la configuration de votre compte. Dans l’exemple ci-dessous, une signature facultative est demandée au visiteur.

   

4. Touchez “Oui” lorsque la tablette demande “Voulez-vous vous connecter à une autre personne pour ce groupe ?”.

   

5. Saisissez les coordonnées du visiteur suivant et terminez son enregistrement de la même manière. Répétez l’opération jusqu’à ce que tout le monde soit enregistré, puis touchez “Non”.

Seule la première personne du groupe se voit proposer l’interrupteur “Vous vous connectez en tant que groupe ?”. Après avoir touché “Oui”, le formulaire se rouvre pour le membre suivant avec l’hôte déjà renseigné et sans l’interrupteur : chaque visiteur suivant ne saisit donc que ses propres coordonnées.

Accords, signatures et validité

Chaque membre du groupe s’enregistre comme un visiteur distinct : chacun suit donc le parcours complet. Les accords du type de visiteur sont présentés à chaque personne, et chaque personne signe si “Activer la signature” est activé. Personne ne signe au nom du groupe. Si vous souhaitez qu’un accord ne soit présenté qu’à la première personne d’un groupe, par exemple une consigne de sécurité pour le groupe, contactez-nous via le chat du backoffice et nous configurons cet accord pour qu’il ne soit présenté qu’à la première personne du groupe.

Les accords qui expirent après un certain nombre de jours (“Termes personnalisés” sur l’accord) sont eux aussi suivis par personne : un membre qui a accepté l’accord la semaine dernière n’est pas sollicité à nouveau, son voisin l’est. Chaque visite reste une visite à part entière dans le registre des visiteurs et sur la liste d’urgence, avec sa propre déconnexion.

Pour un grand groupe, une délégation de trente personnes ou une journée de formation, la connexion de groupe sur la tablette est lente. Enregistrez plutôt les membres à l’avance, ou envoyez-leur un lien d’auto-inscription, et laissez-les se retrouver eux-mêmes ou scanner leur code sur la tablette. Voir Visiteurs enregistrés et Liens et QR codes d’enregistrement expliqués.