La pré-inscription permet à un visiteur de vérifier et de compléter ses propres coordonnées avant son arrivée. Vous l’invitez depuis le backoffice, il remplit le formulaire depuis chez lui, depuis son bureau ou en déplacement, et le jour de la visite il n’a plus qu’à se rechercher sur la tablette.
L’e-mail d’invitation contient un lien personnel. Derrière ce lien, le visiteur peut corriger son nom et les informations de sa société, lire vos accords et signer. Utilisez-la pour les visites où vous souhaitez que les formalités soient réglées avant que le visiteur n’arrive à votre accueil.
Inviter un visiteur enregistré
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Ouvrez le backoffice Vizito et sélectionnez “Général” > “Gérer les visiteurs enregistrés” dans le menu de gauche.
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Cliquez sur “Ajouter”. La fenêtre “Détails du visiteur” s’ouvre.
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Renseignez les coordonnées du visiteur. “Email” est le champ déterminant ici : sans adresse e-mail, il n’y a nulle part où envoyer l’invitation. “Langue” définit la langue de l’e-mail d’invitation comme de la page de pré-inscription.
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Cliquez sur “Invitez”. Cette action enregistre le visiteur et envoie l’invitation en une seule étape. “Sauvegarder” ne fait qu’enregistrer le visiteur sans l’inviter : utilisez donc “Invitez” chaque fois que vous voulez que le visiteur se pré-inscrive.
L’invitation elle-même est un modèle que vous pouvez modifier par type de visiteur. Ouvrez “Paramètres du compte” > “Types de visiteurs”, cliquez sur “Éditer” sur le type de visiteur, ouvrez l’onglet “Notifications”, et cliquez sur “Éditer” à côté de “Invitation à un modèle d’e-mail” sous “Notifications à vos visiteurs”.
Ce que fait le visiteur
Le visiteur reçoit l’invitation et ouvre sa page de pré-inscription avec le bouton bleu de l’e-mail.
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Le visiteur clique sur “Préinscription” pour commencer.
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Il vérifie et complète ses coordonnées et clique sur “Suivant”. Les champs qui apparaissent dépendent du type de visiteur pour lequel il a été invité.
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Si la photo du visiteur est activée pour le type de visiteur, il peut en prendre une avec “Prendre une photo”, ou passer cette étape avec “Suivant”.
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Il lit les accords qui s’appliquent à son type de visiteur et confirme avec “Je suis d’accord”.
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Il signe et clique sur “Préinscription”.
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Une confirmation lui indique que c’est terminé et qu’il peut fermer la fenêtre.
S’enregistrer le jour de la visite
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Touchez “S’inscrire” sur la tablette et choisissez le type de visiteur.
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Touchez “Visiteur enregistré”, saisissez les premières lettres du nom, et sélectionnez le visiteur dans la liste. Les coordonnées qu’il a saisies à l’avance reviennent pré-remplies.
Plutôt que de se rechercher, les visiteurs peuvent scanner le QR code de leur e-mail d’invitation, à condition que “Connexion code QR” soit activé sous “Paramètres du compte” > “Général”. Voir Connexion par QR code.
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Touchez “S’inscrire”, acceptez l’accord, signez, et touchez à nouveau “S’inscrire” pour terminer.
La pré-inscription ne supprime pas les étapes d’accord et de signature sur la tablette : le visiteur les confirme à nouveau à son arrivée. L’écran de signature apparaît lorsque “Activer la signature” est activé pour le type de visiteur, sous “Paramètres du compte” > “Types de visiteurs” > “Éditer” > “Légal”. “Signature obligatoire” sur ce même onglet détermine si cette signature est obligatoire. Les accords eux-mêmes se configurent sous “Paramètres du compte” > “Général”.
Les visiteurs enregistrés se configurent par type de visiteur. Voir Visiteurs enregistrés pour les ajouter et pour le rôle d’une date de visite.