Eine Besuchernotiz ist ein Freitextfeld, das Ihre Mitarbeiter im Backoffice ausfüllen, nachdem sich ein Besucher angemeldet hat. Nutzen Sie es für die Angaben, die Sie erst während des Besuchs erfahren und am Empfang nicht abfragen möchten: das Gebäude, in das jemand begleitet wurde, ein Parkplatz, eine Erinnerung, etwas zu übergeben, oder ein zu vermerkender Vorfall.
Notizen sind keine eigene Funktion. Eine Notiz ist ein Anmeldefeld, das Sie einer Besuchsart mit dem Status “Ausgeblendet” hinzufügen. Das hält es vom Anmeldebildschirm fern, lässt es im Backoffice aber bearbeitbar. Legen Sie dieses Feld zuerst an, sonst gibt es nichts, worin Sie tippen können.
Ein Notizfeld zur Besuchsart hinzufügen
- Öffnen Sie das Vizito-Backoffice und wählen Sie im linken Menü “Kontoeinstellungen” > “Art des Besuches”.
- Klicken Sie neben der Besuchsart, die Sie ändern möchten, auf “bearbeiten”.
- Öffnen Sie den Tab “Anmeldefelder” und klicken Sie unter der Liste auf “Feld hinzufügen”.
- Tragen Sie unter “Feldbeschreibung” eine Bezeichnung ein, die Ihr Team wiedererkennt, zum Beispiel “Notiz”.
- Setzen Sie “Status” auf “Ausgeblendet”, lassen Sie “Typ” auf “Text” stehen und klicken Sie auf “Feld hinzufügen”.
- Klicken Sie unten bei der Besuchsart auf die grüne Schaltfläche “Speichern”. Vorher wird nichts auf diesem Tab gespeichert.
“Ausgeblendet” bedeutet, dass das Feld dem Besucher nicht angezeigt wird, Sie es aus dem Backoffice aber weiterhin nutzen können. Die übrigen Status, die Feldtypen und was Sie sonst pro Feld ändern können, behandelt Anmeldefelder konfigurieren.
Jede Besuchsart hat ihren eigenen Satz von Anmeldefeldern. Wiederholen Sie das also für jede Besuchsart, deren Besuche Sie mit Notizen versehen möchten.
Eine Notiz zu einem Besuch hinzufügen
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Wählen Sie im linken Menü “Berichte” > “Besucher”, um das Besucherprotokoll zu öffnen.
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Klicken Sie auf die Zeile des Besuchs, den Sie kommentieren möchten, an einer beliebigen Stelle außer dem Kontrollkästchen am Zeilenanfang. Das Fenster “Besucherdetails” öffnet sich.
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Klicken Sie im Fenster “Besucherdetails” auf “bearbeiten”.
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Tippen Sie Ihre Notiz in das Feld, das Sie angelegt haben, und klicken Sie auf “Speichern”.
Hinweis: Die Standardzeilen in diesem Fenster sind schreibgeschützt. “Besucherart”, “Vorname”, “Nachname”, “Firmenname”, “Kontaktperson?” und “Einstiegspunkt” sind alle ausgegraut und lassen sich nach einer Anmeldung nicht mehr ändern. Nur die Felder, die Sie selbst zur Besuchsart hinzugefügt haben, können beschrieben werden.
Ihre Notizen im Besucherprotokoll anzeigen
- Wählen Sie im linken Menü “Berichte” > “Besucher”, um das Besucherprotokoll zu öffnen.
- Klicken Sie oben rechts in der Liste auf “Felder konfigurieren”.
- Schalten Sie Ihr Notizfeld ein und klicken Sie auf “schliessen”.
Die Spalte ist standardmäßig ausgeblendet, bis Sie sie einschalten, zeigt das Protokoll also überhaupt keine Notizen. Um die Notiz eines einzelnen Besuchs zu lesen oder zu ändern, öffnen Sie dessen Zeile und klicken Sie erneut auf “bearbeiten”.
Beachten Sie
Ein ausgeblendetes Feld erscheint nie auf dem Anmeldebildschirm, ein Besucher kann seine eigene Notiz also nicht ausfüllen. Wenn Besucher das Feld selbst beantworten sollen, geben Sie ihm statt “Ausgeblendet” den Status “Obligatorisch” oder “Fakultativ”.
Die Notiz wird nur dann auf den Badge gedruckt, wenn Sie ihren Platzhalter zur Ausweisvorlage der Besuchsart hinzufügen, unter “Kontoeinstellungen” > “Art des Besuches” > “bearbeiten” > “Ausweis”.