Kontowiederherstellung und Übergabe

Ein Vizito-Konto hat keinen einzelnen Eigentümer. Jede Person, die sich im Backoffice anmeldet, ist ein Benutzer mit einer Rolle, und die Personen, die Benutzer hinzufügen und entfernen können, sind die Globalen Admins und die Lokalen Verwaltungen. “Das Konto wiederherstellen” heißt also, einen Administrator zurück ins Backoffice zu bringen, und “die Inhaberschaft übertragen” heißt, dafür zu sorgen, dass ein Kollege Administrator ist, bevor der bisherige geht. Dieser Artikel behandelt beides, und was zu tun ist, wenn niemand mehr weiß, mit welcher E-Mail-Adresse das Konto angelegt wurde.

Bei einem vergessenen Passwort oder einem Link zum Zurücksetzen, der nicht ankommt, lesen Sie zuerst Anmeldung und Passwortprobleme: Solange Sie die Adresse kennen, brauchen Sie diese Seite nicht.

Sie wissen nicht, unter welcher E-Mail-Adresse das Konto läuft

Das Backoffice meldet sich mit einer E-Mail-Adresse an, und “Sie können sich nicht anmelden?” schickt ein Zurücksetzen nur an eine Adresse, die existiert. Bei einer unbekannten Adresse antwortet die Seite genauso, durch Ausprobieren finden Sie die richtige also nicht.

Wo die Adresse üblicherweise zu finden ist:

  • Die Rechnung. Jede Rechnung wird an die Rechnungsadresse des Kontos gemailt, und das PDF nennt sie. Wer die Rechnungen bearbeitet, kennt die Adresse, und diese Person ist oft auch Administrator.
  • Das Tablet. “Kontoeinstellungen” > “Geräte” ist vom Tablet aus nicht zu sehen, aber das Postfach, das “Dieses Gerät wurde jetzt mit Ihrem Konto verknüpft.” und die Test-E-Mails von vizito@vizito.be erhalten hat, ist das, mit dem das Konto angelegt wurde. Durchsuchen Sie die Firmen-Mails nach “vizito”.
  • Kollegen, die Benachrichtigungen als Kontaktperson erhalten, wurden von einem Administrator als Kontaktperson angelegt; fragen Sie sie, wer Vizito eingerichtet hat.
  • Ihre IT-Abteilung, falls das Konto mit einem gemeinsamen Postfach wie empfang@ oder facility@ angelegt wurde. Empfangspostfächer sind das häufigste Zuhause eines Vizito-Kontos.

Führt nichts davon zum Ziel, kontaktieren Sie uns wie unten beschrieben. Wir sagen Ihnen nicht, unter welcher Adresse das Konto läuft, aber wir können das Zurücksetzen dorthin schicken, und existiert dieses Postfach nicht mehr, können wir das Konto an einen neuen Administrator übergeben, sobald wir geprüft haben, wer Sie sind.

Was wir von Ihnen brauchen

Schreiben Sie uns über den Chat auf vizito.eu oder an info@vizito.eu von einer E-Mail-Adresse Ihrer Unternehmensdomäne aus, nicht von einer privaten Adresse, und nennen Sie uns:

  1. Den Namen des Unternehmens und des Standorts, so wie er auf dem Tablet oder auf der Rechnung steht.
  2. Etwas, das nur der Kontoinhaber hat: die Nummer oder das Datum einer aktuellen Vizito-Rechnung, die USt-IdNr. darauf, oder die E-Mail-Adresse, unter der das Konto Ihrer Meinung nach läuft.
  3. Wer Administrator werden soll, mit seiner E-Mail-Adresse auf derselben Domäne.

Wir gleichen die Angaben mit dem Konto ab und bestätigen über die hinterlegte Adresse, wo sie noch existiert. Existiert sie nicht mehr, zum Beispiel weil das Postfach des Administrators gelöscht wurde, legen wir den neuen Administrator selbst an. Das dauert höchstens einen Arbeitstag; wir übergeben ein Konto nicht allein auf eine Chat-Nachricht hin, denn ein Vizito-Konto enthält die personenbezogenen Daten Ihrer Besucher.

Das Konto übergeben, bevor jemand geht

Tun Sie das, solange sich der scheidende Administrator noch anmelden kann. Es dauert zwei Minuten und erspart das Verfahren oben.

  1. Melden Sie sich als scheidender Administrator oder als beliebiger Globaler Admin an und wählen Sie “Verwaltung” > “Benutzer verwalten”.
  2. Klicken Sie auf “Hinzufügen”, tragen Sie Name und “E-Mail / Login” des Nachfolgers ein und wählen Sie als “Rolle” “Globaler Admin”. Klicken Sie auf “Speichern”. Nur ein Globaler Admin kann diese Rolle vergeben: siehe Benutzerverwaltung und Benutzerrollen.
  3. Lassen Sie den Nachfolger sein Passwort über die E-Mail festlegen, die er erhält, und sich einmal anmelden.
  4. Aktualisieren Sie unter “Verwaltung” > “Abrechnung” die “Rechnungs-E-Mail-Adresse” und die Kontaktdaten, damit Rechnungen und Zahlungserinnerungen die richtige Person erreichen. Siehe Abrechnung.
  5. Löschen Sie erst dann den scheidenden Benutzer unter “Benutzer verwalten”, oder lassen Sie das Konto bestehen und ändern Sie sein “E-Mail / Login” auf die Adresse des Nachfolgers, wenn der Nachfolger genau diesen Benutzer übernehmen soll, zum Beispiel weil er unter “Kontaktperson CN” mit einer Kontaktperson verknüpft ist.

Ein Konto mit mehreren Standorten hat seine Administratoren pro Standort. Wiederholen Sie Schritt 2 also für jeden Standort, den der Nachfolger braucht, oder geben Sie ihm “Globaler Admin”, was alle abdeckt.

Benutzer, die sich mit Microsoft oder über SAML anmelden, melden sich weiterhin über Ihren eigenen Identitätsanbieter an; den Scheidenden dort zu deaktivieren reicht, um ihn auszusperren, legt aber keinen neuen Administrator in Vizito an. Fügen Sie den Nachfolger zuerst wie oben beschrieben hinzu.

Der Weg über ein gemeinsames Postfach

Viele Konten laufen mit Absicht auf einem Empfangs- oder Facility-Postfach: Wer das Postfach hat, hat das Konto, und ein Personalwechsel sperrt niemanden aus. Läuft Ihres heute auf einer persönlichen Adresse, legen Sie den Nachfolger wie oben beschrieben mit der gemeinsamen Adresse als “E-Mail / Login” an und behalten Sie persönliche Adressen für die einzelnen Benutzer darunter.