E-Mail und SMS

Vizito teilt der Kontaktperson mit, dass ihr Besucher angekommen ist. Die Kontaktperson erhält eine E-Mail, wenn Sie eine E-Mail-Adresse hinterlegt haben, und eine SMS, wenn Sie eine Handy-Nummer hinterlegt haben: siehe Kontaktpersonen konfigurieren für diese Angaben. Die Benachrichtigungen selbst werden pro Besuchsart eingestellt, der Kontaktperson eines Auftragnehmers kann also etwas anderes mitgeteilt werden als der eines gewöhnlichen Besuchers.

Benachrichtigungen an Kontaktpersonen einschalten

  1. Öffnen Sie das Vizito-Backoffice und wählen Sie im linken Menü “Kontoeinstellungen” > “Art des Besuches”.

  2. Klicken Sie neben der Besuchsart, die Sie konfigurieren möchten, auf “bearbeiten”.

    Besuchsart bearbeiten

  3. Öffnen Sie den Tab “Benachrichtigungen”. Alles in diesem Artikel steht im Block “Benachrichtigungen an Ihre Gastgeber” ganz oben.

  4. Schalten Sie “Beim Einchecken benachrichtigen” ein.

    Kontaktperson bei der Anmeldung benachrichtigen

  5. Schalten Sie auch “Benachrichtigung beim Check-out” ein, wenn die Kontaktperson ebenfalls erfahren soll, wenn ihr Besucher geht. Für die Abmeldung gibt es keine SMS-Zeile, diese Nachricht geht also nur per E-Mail hinaus.

  6. Klicken Sie unten auf dem Tab auf “Speichern”.

Die Nachricht schreiben, die die Kontaktperson erhält

Zwei Zeilen im selben Block enthalten die Vorlagen. Beide öffnen sich in einem eigenen Fenster, und beide halten einen eigenen Text pro Sprache: Wählen Sie zuerst oben im Fenster die Sprache und bearbeiten Sie dann.

E-Mail- und SMS-Vorlagen bearbeiten

Vorlage für Anmeldungsnachricht

Klicken Sie neben “Vorlage für Anmeldungsnachricht” auf “bearbeiten”, um die E-Mail zu bearbeiten.

  • “Kurze Benachrichtigungsnachricht für E-Mail-Betreff, Teams und Slack” ist eine einzelne Zeile. Sie ist der Betreff der E-Mail und zugleich die vollständige Nachricht in Microsoft Teams und Slack, sie sollte also für sich allein verständlich sein. Diese beiden Kanäle anzubinden ist eine eigene Aufgabe: siehe Teams-Benachrichtigungen und Vizito-Benachrichtigungen in Slack.
  • “Inhalt der E-Mail-Benachrichtigung” ist der Text der E-Mail.
  • “Platzhalter” in der Editor-Werkzeugleiste fügt einen Wert ein, den Vizito pro Besuch ausfüllt, etwa %first_name%. Die Liste und die Schreibweise mit geschweiften Klammern, die einen Satz bei leerem Platzhalter ausblendet, finden Sie unter Nachrichten und Platzhalter.
  • “schliessen” führt zurück zum Tab. Der Text wird gespeichert, wenn Sie auf dem Tab selbst auf “Speichern” klicken.

E-Mail-Vorlage ändern

SMS Host bei Anmeldung

Klicken Sie neben “SMS Host bei Anmeldung” auf “bearbeiten”, um die Textnachricht zu bearbeiten. Sie ist eine einzelne Zeile mit einer eigenen Schaltfläche “Platzhalter”, und ein Zähler neben dem Feld verfolgt beim Tippen die Länge.

SMS-Vorlage ändern

Jemanden bei jeder Benachrichtigung in Kopie setzen

“cc: E-Mail-Adresse” und “bcc: E-Mail-Adresse” unten im selben Block setzen eine feste Adresse in Kopie der Benachrichtigungen dieser Besuchsart an die Kontaktpersonen. Der übliche Grund dafür ist ein Empfangspostfach.

Dieselben beiden Felder gibt es einmal für das gesamte Konto, zusammen mit der Einstellung “Benachrichtigungskanäle”, die festlegt, welche Kanäle Vizito überhaupt verwenden darf. Beides steht unter “Kontoeinstellungen” > “Allgemein” > “Benachrichtigungseinstellungen”: siehe Einstellungen.

Auch das “Besucher-Screening” sitzt in diesem Block. Es bittet die Kontaktperson, den Besucher freizugeben oder abzulehnen, statt ihn nur anzukündigen: siehe Besucher-Screening.