Microsoft-Teams-Integration
Microsoft Teams ist das Werkzeug für die Zusammenarbeit in Ihrem Team, das zu Microsoft Office 365 gehört und alle Kollegen, Dokumente, Prozesse und weitere Werkzeuge an einem praktischen Ort zusammenführt, damit Ihr Team effizienter arbeiten kann. Die Vizito-Integration für Teams bringt Ihrem Team noch mehr Effizienz, indem sie automatisch Benachrichtigungen an Ihre Kollegen sendet, wenn sich ein Besucher am Empfang für sie anmeldet.
Die Installation der Integration ist sehr einfach und besteht aus zwei leicht nachvollziehbaren Schritten.
Bevor Sie beginnen, vergewissern Sie sich, dass Sie Administrator in Office 365 sind. Falls nicht, leiten Sie diese Anleitung an eine Person aus Ihrer IT-Administration weiter, damit sie Vizito mit Ihrer Office-365-Organisation verbinden kann.
Schritt 1: Vizito mit Ihrer Office-365-Organisation verbinden
Gehen Sie in den Integrationsbereich des Vizito-Backoffice und klicken Sie auf die Schaltfläche “Add to MS Teams”.
Sie werden zu Office 365 weitergeleitet und gebeten, sich anzumelden oder der Vizito-Integration Zugriff zu gewähren.
Wenn alles nach Plan läuft, erscheint in Vizito ein Hinweis, dass die Integration aussteht.
Jetzt müssen Sie noch den Bot in Microsoft Teams installieren.
Schritt 2: Den Vizito-Bot in Microsoft Teams installieren
Installieren Sie die Vizito-App für Microsoft Teams auf einem der folgenden Wege:
2.1 Über den App-Store von Microsoft Teams
Suchen Sie die Vizito-App unter “Apps”:
2.2 Manuelle Installation
Laden Sie unser Vizito-Bot-Paket herunter.
Öffnen Sie Microsoft Teams und klicken Sie unten links auf “Apps”:
Laden Sie die eben heruntergeladene Datei hoch. Sie sollten den folgenden Bildschirm sehen:
Schritt 3: Die Vizito-App konfigurieren
Klicken Sie auf unsere App. Sie werden aufgefordert, den Vizito-Bot zu Ihrer Teams-Umgebung hinzuzufügen. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil nach unten neben “Add” und wählen Sie “Add to a team”.
Voraussetzung: Sie brauchen ein Team, das alle Mitglieder Ihrer Organisation enthält, die Benachrichtigungen empfangen können sollen. Sie können ein organisationsweites Basis-Team anlegen und es bei Bedarf einschränken.
Wählen Sie nun das Team, in dem Sie den Bot installieren möchten:
Nach Abschluss sehen Sie die folgende Meldung:
Prüfen Sie zur Sicherheit, ob der Bot aus irgendeinem Grund blockiert ist. Suchen Sie die Vizito-App unter den Apps und klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf, um zu sehen, ob Sie sie freigeben können.
Ihre Kollegen erhalten nun Benachrichtigungen über Microsoft Teams, wenn ein Besucher für sie ankommt. Sie können das ausprobieren, indem Sie sich selbst als Kontaktperson für einen Testbesuch auswählen. Schreiben Sie uns gerne an info@vizito.be, um Testdaten entfernen zu lassen.
Achten Sie darauf, dass die unter “Kontaktpersonen verwalten” hinterlegten E-Mail-Adressen mit den in Microsoft Teams bekannten E-Mail-Adressen übereinstimmen, denn das ist die Verbindung zwischen Ihren Vizito-Kontaktpersonen und Ihren Teams-Kollegen.
Schritt 4: Einstellungen im Backoffice
Ergänzen Sie auf der Seite Allgemein unter “Benachrichtigungseinstellungen” den Kanal “Teams” bei “Benachrichtigungskanäle”. Klicken Sie auf “Speichern”, um die Änderung zu übernehmen.
Führen Sie einen Test durch und prüfen Sie, ob die Kontaktperson nach einer Besucheranmeldung eine Teams-Benachrichtigung erhält.
Die Microsoft-Teams-Integration entfernen
Gehen Sie auf die Integrationsseite des Vizito-Backoffice, navigieren Sie zum Abschnitt “MS Teams integration” und klicken Sie auf die Schaltfläche “Löschen”.
Die zuvor erteilte Einwilligung (die Verknüpfung zur Vizito-Unternehmensanwendung) entfernen Sie hier: Azure-Portal, Einwilligung für Unternehmensanwendungen
Dort filtern Sie nach “Vizito” und sehen den Eintrag erscheinen:
Klicken Sie auf den Namen “Vizito” und dann auf “Properties”:
Klicken Sie auf die Schaltfläche “Delete”.
Bestätigen Sie das Löschen:
WICHTIG! Nach dem Löschen müssen Sie unter Umständen einige Minuten warten (etwa 5), bis Azure diese Änderungen übernommen hat, zum Beispiel wenn Sie die Vizito-Teams-Integration erneut hinzufügen möchten.
Entfernen Sie anschließend die App aus MS Teams. Klicken Sie in MS Teams im linken Menü auf die drei Punkte und dann auf Vizito.
Klicken Sie danach im linken Menü mit der rechten Maustaste auf Vizito und wählen Sie “Uninstall”. Bestätigen Sie den Dialog, um die App zu entfernen.
Klicken Sie nun auf “Teams” und wählen Sie das Team aus, aus dem Sie die App entfernen möchten. Klicken Sie rechts neben diesem Team auf die drei Punkte und wählen Sie “Manage team”:
Gehen Sie auf dem nächsten Bildschirm auf den Tab “Apps” und entfernen Sie die Vizito-App über das Papierkorbsymbol, indem Sie den erscheinenden Dialog bestätigen:
