Beim Besucher-Screening wird die Kontaktperson gebeten, einen Besucher nach der Anmeldung freizugeben oder abzulehnen. Der Besuch bleibt auf “Pending”, bis jemand antwortet, und die Antwort wird bei den Besucherdaten gespeichert. Das Screening wird pro Besuchsart eingestellt, Sie können also Auftragnehmer prüfen, während sich gewöhnliche Besucher wie gewohnt anmelden.
Das Besucher-Screening einschalten
- Gehen Sie ins Vizito-Backoffice und wählen Sie im linken Menü “Kontoeinstellungen” > “Art des Besuches”.
- Klicken Sie neben der Besuchsart, die Sie prüfen möchten, auf “bearbeiten”.
- Öffnen Sie den Tab “Benachrichtigungen”.
- Schalten Sie im Block “Benachrichtigungen an Ihre Gastgeber” das “Besucher-Screening” ein.
- Tragen Sie eine Adresse in “E-Mail-Benachrichtigung für das Screening” ein. Dieses Feld erscheint erst, wenn der Schalter aktiv ist. Das Ergebnis des Screenings wird an diese Adresse gemailt, sobald der Besucher freigegeben oder abgelehnt wurde. Ein Empfangspostfach ist dafür eine gute Wahl.
- Klicken Sie auf “Speichern”.
Derselbe Tab enthält unter “Benachrichtigungen an Ihre Besucher” außerdem “E-Mail an Besucher nach dem Screening” und “E-Mail-Vorlage für das Screening”. Nutzen Sie diese, wenn der Besucher eine eigene E-Mail über das Ergebnis erhalten soll. Die oben genannten Benachrichtigungen gehen an die Kontaktperson und an die Screening-Adresse, nicht an den Besucher.
Was passiert, wenn sich ein geprüfter Besucher anmeldet
Der Besuch wird mit dem Feld “Approval” auf “Pending” angelegt. Um das zu sehen, gehen Sie im linken Menü unter “Berichte” auf “Besucher” und klicken auf eine beliebige Zelle in der Zeile des Besuchers, um “Besucherdetails” zu öffnen.
Die Kontaktperson erhält eine E-Mail mit einem Link, über den sie den Besucher freigeben oder ablehnen kann.
Der Link öffnet eine Seite mit einer Schaltfläche “Genehmigen” und einer Schaltfläche “Ablehnen”.
Anschließend geht eine E-Mail an die Adresse, die Sie unter “E-Mail-Benachrichtigung für das Screening” eingetragen haben, mit dem Hinweis, dass der Besucher freigegeben oder abgelehnt wurde.
“Besucherdetails” im Backoffice zeigt dieselbe Antwort.
Einen Besucher selbst freigeben oder ablehnen
Sie können die Antwort im Backoffice setzen, statt auf die Kontaktperson zu warten, solange der Besuch noch auf “Pending” steht.
- Gehen Sie im linken Menü unter “Berichte” auf “Besucher”.
- Klicken Sie auf eine beliebige Zelle in der Zeile des Besuchers, um “Besucherdetails” zu öffnen.
- Klicken Sie auf “bearbeiten”.
- Setzen Sie “Approval” auf “Approved” oder “Rejected”.
- Klicken Sie auf “Speichern”.
Die Auswahl bietet “Pending”, “Approved” und “Rejected” und lässt sich nur ändern, solange der Besuch noch auf “Pending” steht. Sobald ein Besucher freigegeben oder abgelehnt wurde, ist die Antwort endgültig.