Configurer la Brother QL-820NWB

La Brother QL-820NWB est l’imprimante d’étiquettes que nous recommandons le plus souvent pour un accueil équipé de Vizito. Elle parle le Wi-Fi et le Bluetooth, elle a un petit écran qui permet de changer les réglages sans la brancher sur un ordinateur, et elle peut être verrouillée par un code PIN pour que personne à la banque d’accueil ne modifie sa configuration par mégarde.

Ce guide mène l’imprimante du carton jusqu’au badge qui s’imprime tout seul dès qu’un visiteur s’enregistre. Il couvre le côté imprimante (rouleau, réseau, Bluetooth, code PIN) et le côté Vizito (activer l’impression des badges et sélectionner l’imprimante sur la tablette).

Si vous n’avez pas encore acheté d’imprimante, commencez par la liste des imprimantes d’étiquettes compatibles. Une fois les badges imprimés, Configurer le modèle de badge traite de la mise en page elle-même.

Avant de commencer

Il vous faut :

• L’imprimante, son adaptateur secteur et son cordon d’alimentation.
• Un rouleau DK. Pour des badges visiteurs, le choix habituel est le DK-22205, ruban adhésif continu de 2,4" (62 mm) que l’imprimante coupe elle-même à la bonne longueur. Les étiquettes prédécoupées DK-11202 conviennent également. Pour les rouleaux non adhésifs et les porte-badges, voir Étiquettes compatibles.
• Une tablette déjà reliée à votre compte Vizito. Si ce n’est pas le cas, commencez par là : Activer un appareil.
• Un choix sur la façon dont l’imprimante joindra la tablette : en Wi-Fi ou en Bluetooth. Les deux sont décrits ci-dessous.

Prérequis : l’imprimante imprime depuis la tablette qui se trouve à côté d’elle, pas depuis les serveurs Vizito. L’imprimante et la tablette doivent pouvoir se joindre, soit sur le même réseau, soit via une association Bluetooth.

Les touches dont vous aurez besoin

1. Zone d’indicateurs
2. Affichage de la date
3. Affichage de l’heure
4. Voyant d’état
5. Touche marche/arrêt
6. Touche de coupe
7. Touche Menu
8. Touche d’annulation
9. Flèche vers le haut
10. Flèche vers le bas
11. Touche OK

Tout ce qui suit se fait avec la touche Menu, les deux flèches et OK. La touche d’annulation remonte d’un niveau ; appuyée plusieurs fois, elle ramène à l’écran principal. Les noms de menus de l’imprimante sont donnés ici en anglais. Si vous réglez l’imprimante sur une autre langue, les mots à l’écran changent mais l’ordre des menus reste le même.

Déballer et charger l’imprimante

1. Retirer la feuille de protection

L’imprimante doit être éteinte. Tenez-la par l’avant et soulevez le couvercle du compartiment du rouleau DK. Retirez la feuille de protection de la fente de sortie des étiquettes.

Conservez cette feuille. Si l’imprimante doit rester longtemps inutilisée, Brother recommande de retirer le rouleau et de remettre la feuille en place pour préserver la qualité d’impression. Une imprimante d’accueil utilisée tous les jours reste chargée.

2. Libérer la pile de l’horloge

Sous le même couvercle se trouve une pile bouton préinstallée qui conserve la date et l’heure lorsque l’imprimante n’est pas alimentée. Elle est livrée avec un film isolant. Retirez-le maintenant, sinon l’horloge se réinitialise à chaque coupure de courant et les horodatages imprimés deviennent faux. Brother recommande de remplacer cette pile tous les deux ans : une horloge qui se réinitialise alors que l’imprimante est sur secteur est le signe qu’elle est à changer.

3. Brancher l’alimentation

Branchez l’adaptateur secteur sur l’imprimante, raccordez le cordon d’alimentation et branchez-le sur une prise reliée à la terre.

Les connecteurs à l’arrière sont, de droite à gauche :

1. Prise de l’adaptateur secteur
2. Port USB
3. Hôte USB (pour un lecteur de codes-barres en option)
4. Port LAN

Note : la QL-820NWB dispose aussi d’un port LAN filaire, qu’elle n’utilise pas tant que le réseau sans fil est activé. Vizito est testé en Wi-Fi et en Bluetooth : ce sont donc ces deux voies qui sont décrites ici. Si votre service réseau préfère faire fonctionner l’imprimante en Ethernet, contactez-nous au préalable.

4. Charger le rouleau DK

Soulevez le couvercle du compartiment du rouleau.

Placez le rouleau dans le guide du support de rouleau. Vérifiez que le bras du support est bien enfoncé dans le guide et que le stabilisateur se glisse dans l’encoche de l’imprimante.

Faites passer le rouleau dans l’imprimante : alignez son bord sur le bord vertical de la fente de sortie, engagez la première étiquette dans la fente à l’intérieur du compartiment et poussez-la jusqu’à ce que son extrémité atteigne le repère.

Refermez le couvercle. À la mise sous tension, l’imprimante aligne elle-même l’extrémité du rouleau.

Important : ne laissez pas d’étiquettes imprimées dans l’imprimante. À un comptoir d’accueil, c’est la première cause de bourrage : un badge que personne n’a emporté est encore dans la fente quand le visiteur suivant s’enregistre.

5. Allumer, puis régler la langue et l’horloge

Appuyez sur la touche marche/arrêt. Le voyant d’état passe au vert et l’écran principal apparaît. Au tout premier démarrage, l’imprimante demande directement la langue.

Pour la changer par la suite : Menu > Administration > Language, choisissez votre langue et appuyez sur OK.

Réglez maintenant l’horloge, pour que la date et l’heure affichées par l’imprimante et enregistrées dans ses journaux soient justes :

1. Appuyez sur la touche Menu, sélectionnez Settings et appuyez sur OK.
2. Sélectionnez Set Clock et appuyez sur OK.
3. Réglez les deux derniers chiffres de l’année avec les flèches et appuyez sur OK. Faites de même pour le mois et le jour.
4. Réglez les heures et les minutes, puis choisissez AM, PM ou 24.
5. Appuyez sur OK.

Le format de la date et de l’heure se trouve sous Menu > Administration > Date Format et Time Format.

Wi-Fi ou Bluetooth ?

Les deux fonctionnent avec Vizito, sous iPadOS comme sous Android.

Le Wi-Fi est le meilleur choix pour un comptoir d’accueil fixe. L’imprimante est sur le réseau, la connexion survit au redémarrage de la tablette, et plusieurs tablettes peuvent imprimer dessus. Encore faut-il que le réseau laisse l’imprimante et la tablette se voir, ce que certains réseaux invités empêchent délibérément.

Le Bluetooth est le meilleur choix lorsque vous ne parvenez pas à mettre l’imprimante sur le réseau, ou pour un accueil temporaire. Il ne demande aucun routeur, mais il n’associe qu’un appareil à la fois et la connexion doit être rétablie après l’extinction de l’un des deux appareils.

Note : l’imprimante peut aussi servir de point d’accès, ce que Brother appelle Wireless Direct. N’utilisez pas ce mode pour un kiosque Vizito. Une tablette connectée au réseau propre de l’imprimante n’est plus sur internet, et l’application Vizito doit joindre Vizito pour enregistrer la visite.

Connecter l’imprimante en Wi-Fi

1. Appuyez sur la touche Menu, sélectionnez WLAN et appuyez sur OK. Mettez WLAN (On/Off) sur On.

2. Revenez dans WLAN, sélectionnez Network Mode, appuyez sur OK et choisissez Infrastructure Mode.

3. Raccordez l’imprimante au réseau. Il y a deux façons de faire :

   • Avec le WPS, si votre point d’accès porte le symbole WPS : sélectionnez WPS Button Push, appuyez sur OK, puis appuyez sur la touche WPS du point d’accès. L’imprimante essaie pendant deux minutes.
   • À la main : sélectionnez Infra Manual Setting. L’imprimante liste les réseaux qu’elle voit. Choisissez le vôtre, appuyez sur OK et saisissez le mot de passe avec les flèches et OK.

4. Une fois la connexion établie, Connected! s’affiche et l’icône WLAN apparaît dans la barre d’état en haut de l’écran.

   

   Les icônes du haut sont, de gauche à droite : mise à jour, Wireless Direct, WLAN, Bluetooth, charge éco et niveau de batterie. Les deux dernières n’apparaissent que si la batterie en option est installée. Une icône WLAN dont les barres défilent signifie que l’imprimante cherche encore le réseau.

5. Notez l’adresse de l’imprimante, au cas où : Menu > WLAN > WLAN Status > Infrastructure Mode affiche l’état, le SSID, l’adresse IP, le nom de nœud, le sous-réseau, la passerelle et l’adresse MAC.

Conseil : demandez à votre service réseau d’attribuer une adresse fixe à l’imprimante, soit en statique sur l’imprimante, soit par une réservation DHCP. Une imprimante qui change d’adresse après une coupure de courant est une imprimante qu’il faut resélectionner sur la tablette.

Note : si vous devez reprendre la configuration réseau depuis le début, ou si vous déplacez l’imprimante sur un autre site, remettez-la à plat avec Menu > Administration > Reset > Network Reset. Cela ne réinitialise que les paramètres de communication et laisse vos autres réglages intacts.

Passez ensuite à Activer l’impression des badges dans Vizito.

Connecter l’imprimante en Bluetooth

1. Placez l’imprimante à côté de la tablette et allumez-la.

2. Appuyez sur la touche Menu, sélectionnez Bluetooth et appuyez sur OK. Mettez Bluetooth (On/Off) sur On. L’icône Bluetooth apparaît dans la barre d’état.

3. Toujours dans le menu Bluetooth, mettez Automatic Reconnection sur On. Sur un iPad, c’est précisément ce qui permet à l’imprimante de revenir d’elle-même après l’extinction de l’un des deux appareils. Activez-le donc avant d’associer.

4. Sur la tablette, ouvrez les réglages Bluetooth, trouvez l’imprimante dans la liste et associez-la. Le nom de l’appareil est indiqué sous Menu > Bluetooth > Bluetooth Status, en face de Device.

5. Si la tablette demande de confirmer une clé, l’imprimante affiche la même clé. Appuyez sur OK sur l’imprimante pour l’accepter.

Continuez ensuite avec Activer l’impression des badges dans Vizito.

Garder la connexion Bluetooth vivante

Le Bluetooth est la partie de cette installation qui nous vaut le plus de questions : il vaut donc la peine de savoir comment il se comporte.

• L’association survit à l’extinction, la connexion non. L’imprimante retient avec qui elle est associée lorsqu’on l’éteint. La connexion active, elle, se coupe dès que l’imprimante ou la tablette est éteinte, et la tablette doit se reconnecter avant que le badge suivant puisse s’imprimer.
• Automatic Reconnection ne concerne que les appareils Apple. Menu > Bluetooth > Automatic Reconnection reconnecte un iPad, un iPhone ou un iPod touch tout seul. Sous Android, il n’existe pas d’équivalent : après une extinction, ouvrez les réglages Bluetooth de la tablette et reconnectez l’imprimante.
• Un appareil à la fois. Dès qu’un appareil est connecté, l’imprimante lui reste connectée jusqu’à ce qu’il soit éteint et refuse tout le reste. Une erreur d’association signifie presque toujours qu’une autre tablette, un téléphone ou un portable occupe encore l’imprimante. Éteignez cet appareil, ou déconnectez-en l’imprimante, puis recommencez.
• Une icône Bluetooth clignotante à l’écran signifie qu’Automatic Reconnection est activé et que la connexion n’est pas encore établie.
• La distance et les obstacles comptent. Gardez l’imprimante à quelques mètres de la tablette et pas derrière un meuble métallique. Les fours à micro-ondes, les téléphones sans fil et un Wi-Fi très chargé dans la même pièce perturbent également la liaison.

Si la connexion se coupe sans arrêt à un comptoir qui ne bouge jamais, faites plutôt passer l’imprimante en Wi-Fi.

Activer l’impression des badges dans Vizito

L’imprimante n’imprimera rien tant que l’impression des badges n’est pas activée pour le type de visiteur avec lequel le visiteur s’enregistre.

1. Allez dans le backoffice Vizito et sélectionnez “Paramètres du compte” > “Types de visiteurs” dans le menu de gauche.

2. Cliquez sur “Éditer” à côté du type de visiteur pour lequel vous voulez imprimer des badges.

   

3. Ouvrez l’onglet “Badge” et activez “Imprimer lors de l’enregistrement”, “Imprimer depuis le backoffice” ou les deux.

   • Imprimer lors de l’enregistrement imprime automatiquement un badge dès qu’un visiteur termine son enregistrement sur la tablette. C’est le réglage dont parle ce guide.
   • Imprimer depuis le backoffice vous permet d’imprimer et de réimprimer les badges vous-même. Vous en avez besoin lorsque vous enregistrez des visiteurs via Inscrire visiteur.

   

4. Cliquez sur “Éditer” à côté de “Modèle de badge” et vérifiez la mise en page. Le modèle par défaut s’imprime tel quel.

5. Réglez “Orientation d’impression” selon la façon dont vos étiquettes sortent de l’imprimante.

6. Cliquez sur “Sauvegarder”.

Répétez l’opération pour chaque type de visiteur qui doit produire un badge. Un visiteur qui s’enregistre avec un type de visiteur dont l’impression est désactivée n’obtient pas de badge, même si l’imprimante est connectée.

Pour les espaces réservés, la taille des étiquettes et le reste des options du modèle, voir Configurer le modèle de badge.

Sélectionner l’imprimante sur la tablette

La tablette prend en compte les nouveaux réglages au prochain rafraîchissement de l’application Vizito.

1. Ouvrez l’application Vizito sur la tablette. Une fenêtre “Choisir une imprimante” s’affiche.

   Si elle ne s’affiche pas, l’application n’a pas encore rechargé ses réglages. Touchez “S’inscrire” puis “Retour”. L’application recharge ses réglages, constate que l’impression des badges est activée et affiche la fenêtre.

   

2. Touchez “Rechercher une imprimante”.

   

3. Choisissez votre imprimante dans la liste. En Wi-Fi, elle apparaît parmi les imprimantes réseau.

   

   En Bluetooth, elle apparaît parmi les imprimantes Bluetooth, sous la forme “Set printer to …”.

   

4. Faites un enregistrement de test. Le badge doit s’imprimer et se couper tout seul.

Une fois qu’un kiosque a sélectionné une imprimante, celle-ci est également répertoriée sous “Imprimantes” au bas de la page Dispositifs du backoffice, où vous pouvez l’effacer, confirmer avec “Oui” et cliquer sur “Sauvegarder”. Tant qu’aucun kiosque n’a sélectionné d’imprimante, cette section est vide et explique seulement comment en ajouter une.

Verrouiller l’imprimante par un code PIN

Une imprimante d’étiquettes posée sur un comptoir d’accueil est à portée de main de tous ceux qui passent, et toute sa configuration se trouve à trois appuis de touche. Deux réglages la mettent hors de portée.

Définir un mot de passe de menu

1. Appuyez sur la touche Menu, sélectionnez Administration et appuyez sur OK.
2. Sélectionnez Menu Security, mettez-le sur On et appuyez sur OK.
3. Réglez le premier chiffre avec les flèches et appuyez sur OK pour passer au suivant. Faites de même pour les trois chiffres restants.

Désormais, l’imprimante demande ces quatre chiffres dès que quelqu’un ouvre le menu Administration.

Pour retirer le mot de passe par la suite, ouvrez Administration, saisissez le mot de passe, puis mettez Menu Security sur Off.

Important : notez le code PIN à un endroit où vos collègues le retrouveront. S’il est perdu, le seul retour en arrière passe par une remise aux réglages d’usine depuis un ordinateur, avec le Printer Setting Tool de Brother, ce qui efface aussi les paramètres réseau que vous venez de saisir.

Verrouiller les menus auxquels personne ne doit toucher

Menu > Administration > Menu Locks permet de cocher les menus qui ne peuvent plus être modifiés depuis l’imprimante : Settings, Template Settings, Information, WLAN, Bluetooth, Feed et Remote Update. Sélectionnez ceux que vous voulez verrouiller, puis choisissez Finish. Un menu verrouillé affiche un cadenas.

Pour une imprimante de kiosque, verrouiller WLAN et Bluetooth suffit généralement : ce sont les paramètres réseau qui transforment un appui distrait sur la touche Menu en imprimante que plus personne ne joint.

Réglages à vérifier pour un comptoir d’accueil

• Auto Cut (Menu > Settings > Auto Cut). Auto Cut coupe chaque badge, ce que vous voulez quand les visiteurs prennent eux-mêmes leur badge sur l’imprimante. Cut at End ne coupe qu’après la dernière étiquette d’un travail.
• Auto Power Off (Menu > Settings > Auto Power Off > Adapter). Mettez-le sur Off pour une imprimante qui doit répondre à tout moment. Il est de toute façon ignoré tant qu’une connexion Wi-Fi, filaire ou Bluetooth est active, mais le réglage explicite évite les malentendus.
• Print Density (Menu > Settings > Print Density). Augmentez la valeur si l’impression est pâle, diminuez-la si les aplats bavent.
• Backlight Timeout (Menu > Settings > Backlight). Une valeur courte évite que l’écran de l’imprimante ne brille toute la journée sur le comptoir.

Si rien ne s’imprime

Parcourez cette liste avant de nous contacter :

• Le voyant d’état est-il vert ? L’orange signifie généralement que le couvercle du compartiment est ouvert ou que la tête d’impression refroidit. Un rouge qui clignote une fois toutes les deux secondes veut dire que l’imprimante réclame votre attention : fin de rouleau, erreur d’entraînement ou absence de support.
• Reste-t-il du rouleau, et le couvercle est-il bien fermé ?
• L’imprimante tient-elle toujours sa connexion ? En Wi-Fi, vérifiez que l’icône WLAN est fixe. En Bluetooth, vérifiez qu’un autre appareil n’occupe pas l’imprimante.
• La tablette a-t-elle toujours l’imprimante sélectionnée ? Touchez “S’inscrire” puis “Retour” pour rafraîchir l’application, et resélectionnez l’imprimante si la fenêtre revient.
• L’impression des badges est-elle activée pour ce type de visiteur ? Un badge qui s’imprime pour un type de visiteur et pas pour un autre vient presque toujours de là.
• Imprimez le rapport de réglages de l’imprimante. Menu > Information > Print Configuration > All imprime la version du micrologiciel, les paramètres réseau et l’adresse de l’imprimante sur un rouleau de 2,4" (62 mm). Vous voyez immédiatement si l’imprimante se croit sur votre réseau.
• Plus rien du tout après une erreur de coupe ? Laissez le couvercle fermé et appuyez sur la touche marche/arrêt. La lame revient en position normale et l’imprimante s’éteint. Rallumez-la ensuite, ouvrez le couvercle et retirez l’étiquette coincée.

Si le badge s’imprime mais ne ressemble pas à ce que vous attendiez, c’est le modèle et non l’imprimante qui est en cause : voir Configurer le modèle de badge.

Pour les procédures par plateforme, voir Impression de badges sous iPadOS, Impression de badges sous Android et Impression de badges via le navigateur.

Les illustrations de l’imprimante dans cet article proviennent du Guide de l’utilisateur Brother QL-810W/QL-820NWB.