Dall’accoglienza al self‑service: che cos’è una reception virtuale?

È come se J.A.R.V.I.S. gestisse la reception della tua azienda. Con una reception virtuale non ci sono né sportello né receptionist. Al loro posto, uno schermo ti dà il benvenuto, scansiona il tuo codice QR e apre la porta. Proprio come farebbe l’assistente digitale di Iron Man.

Quella che una volta era fantascienza è ora pratica quotidiana. Sempre più aziende stanno passando a reception digitali o ibride. È impersonale o semplicemente iper-efficiente? In questo articolo spieghiamo cos’è una reception virtuale, i suoi vantaggi e svantaggi e cosa considerare quando se ne implementa una.

• Che cos’è una reception virtuale?
• Come funziona?
• Quali sono i vantaggi di una reception virtuale?
• Quali sono gli svantaggi di una reception virtuale?
• Quali varianti esistono?
• A cosa prestare attenzione nell’implementazione di una reception virtuale?

Che cos’è una reception virtuale?

Una reception virtuale è una reception digitale, senza personale o gestita da remoto. Visitatori, fornitori e dipendenti vengono accolti e assistiti senza la presenza fisica di un addetto alla reception. Questo servizio viene solitamente fornito tramite un chiosco o un tablet, talvolta supportato da citofono o videochat.

Una reception digitale di questo tipo svolge le stesse mansioni di una reception tradizionale con un addetto, ma in modo automatizzato: check-in, controlli di identità, rilascio di badge, controllo degli accessi e notifiche all’host o all’hostess. Gli edifici con più inquilini, le organizzazioni con sedi diverse, le aziende che operano giorno e notte o quelle con modalità di lavoro ibride, tra le altre, traggono vantaggio dalla continuità e dalla coerenza di una reception virtuale.

Come funziona una reception virtuale?

In un’area reception senza personale, i visitatori effettuano il check-in presso un chiosco o un tablet. Possono farlo utilizzando un codice QR ricevuto in anticipo o inserendo il proprio nome in un sistema di registrazione dei visitatori. Se necessario, è disponibile un supporto tramite citofono o video.

Il sistema verifica quindi l’identità del visitatore e rilascia automaticamente un badge visitatore o un codice PIN (temporaneo). È anche possibile far firmare all’ospite le condizioni sulla privacy, le norme di sicurezza o un accordo di non divulgazione (NDA). Tutti i dati rilevanti vengono registrati e archiviati in modo sicuro nel cloud. L’ospite riceve automaticamente una notifica e va a prendere il visitatore, oppure le porte e i cancelli vengono aperti in base ai diritti assegnati.

Questo sistema è spesso integrato da un receptionist remoto, che può assistere immediatamente il visitatore in caso di domande o problemi tramite citofono o videochat.

Alcuni esempi:

• Un visitatore entra in un edificio adibito a uffici e si registra presso un chiosco. Il visitatore scansiona un codice QR ricevuto in anticipo, conferma l’appuntamento e firma una dichiarazione sulla privacy. Viene stampato un badge per visitatori e l’ospite riceve automaticamente una notifica.

• Un ingegnere esterno si registra all’ingresso di un’azienda manifatturiera. Il tecnico scansiona il proprio documento d’identità e l’ordine di lavoro e gli vengono mostrate alcune brevi istruzioni di sicurezza. Il chiosco stampa un badge specifico per la zona, apre il cancello e invia una notifica al supervisore.

• Un camionista arriva a un centro di distribuzione e si presenta alla reception virtuale all’ingresso. Il conducente seleziona una lingua, scansiona il riferimento di carico o scarico e viene riconosciuto tramite il riconoscimento della targa (ANPR). Il sistema assegna automaticamente una banchina e apre la barriera.

Quali sono i vantaggi di una reception virtuale?

Sempre disponibile

Una reception virtuale non è vincolata agli orari di apertura degli uffici. Il sistema funziona giorno e notte, tutto l’anno. Quando si combina un sistema digitale con un addetto alla reception remoto, l’assistenza dal vivo per domande e supporto è sempre disponibile, anche al di fuori dell’orario di ufficio, nei fine settimana e nei giorni festivi.

Flusso più rapido dei visitatori

I visitatori si registrano digitalmente e non devono attendere che un addetto alla reception sia disponibile per assisterli. Il processo di registrazione procede senza intoppi grazie alla pre-registrazione, a passaggi chiari e alla verifica automatica dell’identità e al rilascio dei badge. Ciò riduce le code e velocizza il flusso dei visitatori.

Costi inferiori

Una reception digitale è spesso più economica di un addetto alla reception a tempo pieno. Si risparmia sui costi del personale (stipendi, formazione, ferie) e sui costi operativi e di spazio, mentre i dipendenti remoti possono essere impiegati in modo più efficiente.

Scalabile per più sedi

I sistemi e i processi sono gestiti centralmente e implementati per ciascuna sede sotto forma di modelli. Ciò consente di mantenere la stessa qualità e le stesse procedure ovunque, con la possibilità di adattare le impostazioni locali in base al flusso di visitatori o alla domanda stagionale.

Esperienza eccellente per i visitatori

Il processo di accoglienza è rapido e fluido, con passaggi chiari e supporto in più lingue. I visitatori ricevono un’accoglienza moderna e professionale che ispira fiducia in clienti, fornitori e partner.

Maggiore sicurezza

L’integrazione della registrazione dei visitatori con il controllo degli accessi e la verifica dell’identità e un registro dei visitatori rispettoso della privacy aumentano la sicurezza nella vostra azienda e forniscono informazioni su chi si trova all’interno dell’edificio, facilitando così le operazioni di evacuazione. È anche più facile rispettare la legislazione sulla privacy come il GDPR, perché i dati sensibili vengono archiviati in modo sicuro e cancellati automaticamente dopo la scadenza del periodo di conservazione.

Quali sono gli svantaggi di una reception virtuale?

Meno contatto personale

Una reception virtuale può sembrare impersonale. Senza un addetto alla reception, l’accoglienza risulta più distante. I clienti o i partner importanti, in particolare, potrebbero percepire la mancanza di ospitalità come una mancanza. Un addetto alla reception remoto o un’accoglienza VIP da parte dell’host o dell’hostess possono offrire una soluzione parziale in questo caso.

Dipendenza dalla tecnologia

Una reception virtuale dipende fortemente dalla tecnologia che utilizza. Guasti a Internet, all’alimentazione elettrica o alle apparecchiature possono causare l’interruzione temporanea del servizio di reception. È quindi fondamentale disporre di procedure di emergenza e soluzioni di backup.

Ostacolo per i visitatori meno esperti di tecnologia

Non tutti sono a proprio agio nell’utilizzare chioschi o codici di registrazione digitali. Queste persone necessitano di ulteriore assistenza, istruzioni chiare e interfacce accessibili. Anche situazioni eccezionali e complesse richiedono ancora l’intervento umano, come nel caso di visitatori senza appuntamento, consegne urgenti o richieste speciali.

Quali varianti esistono?

Reception senza personale

Il processo di check-in è interamente self-service: i visitatori si registrano presso un chiosco o un tablet e ricevono automaticamente un badge, un codice PIN o una chiave mobile. Non è prevista alcuna assistenza da parte di un addetto alla reception (fisico o virtuale).

Reception con personale virtuale

La reception digitale self-service è integrata da un addetto alla reception remoto, che può fornire assistenza tramite interfono o chat video, se necessario.

Reception digitale con addetto alla reception

Forse l’opzione più popolare nelle aziende è una reception digitale con un addetto alla reception fisicamente presente. Anche in questo caso, i visitatori effettuano il check-in in modo digitale. L’addetto alla reception offre un caloroso benvenuto e può assistere i visitatori in caso di domande o problemi.

Variante ibrida

Durante l’orario di ufficio, nelle ore di punta, durante eventi speciali o per i VIP, è presente fisicamente un addetto alla reception. Al di fuori di questi orari, subentra la reception virtuale.

A cosa prestare attenzione nell’implementazione di una reception virtuale?

Tecnologia affidabile

Una reception virtuale dipende dall’affidabilità della tecnologia. Assicurati quindi di disporre di una connessione Internet e di un’alimentazione elettrica stabili. Scegli hardware affidabile (chiosco, tablet, scanner, stampante per badge, videocamera, citofono, sistemi di controllo degli accessi). Testa accuratamente tutti i sistemi in loco in condizioni reali di luce e rumore.

Piano di riserva

Tutto testato? Controllato! Ma possono sempre verificarsi malfunzionamenti. Assicurati quindi di avere un’opzione di riserva: alimentazione di emergenza, un elenco locale di accordi, codici temporanei o chiavi fisiche e istruzioni chiare per la sicurezza e il personale.

Accessibilità per i visitatori meno esperti di tecnologia

Per i visitatori con poca esperienza digitale, una reception virtuale non è sempre facile da usare. Aiutateli con passaggi chiari e semplici, un’interfaccia intuitiva, pulsanti grandi e un contrasto elevato. Offrite più lingue e fornite un pulsante di chiamata, assistenza video in diretta e un numero di telefono per chi ha difficoltà.

Considerate anche l’accessibilità fisica. Posizionate il chiosco all’altezza delle sedie a rotelle e assicuratevi che lo scanner e la stampante siano facilmente accessibili.

Procedure per eccezioni ed emergenze

Cosa fare con i visitatori senza appuntamento o senza telefono, con gruppi numerosi o ospiti di alto rango? E che dire delle consegne urgenti e delle ore di punta? Riflettete attentamente su questi aspetti e stabilite procedure e ruoli affinché le eccezioni non rappresentino un problema.

Sviluppate anche procedure di emergenza separate per incendi, evacuazioni, malfunzionamenti tecnici, accesso negato e altri incidenti. Esercitatevi periodicamente in questi scenari in modo che tutti sappiano cosa fare in caso di emergenza. Una buona preparazione è fondamentale per evitare che piccoli problemi abbiano conseguenze gravi.

Per ulteriori informazioni, consulta la nostra guida alla registrazione dei visitatori e alla preparazione alle emergenze.

Sicurezza delle informazioni e privacy

Un sistema digitale di gestione dei visitatori rende più facile rispettare il GDPR rispetto a un registro cartaceo. Dopo tutto, i dati dei visitatori non possono essere visualizzati da chiunque e vengono archiviati in forma crittografata nel cloud. Tuttavia, ci sono alcune linee guida da tenere a mente. Elaborate solo i dati necessari, applicate periodi di conservazione chiari e informate i visitatori in modo trasparente su ciò che registrate e perché. Scegliete un luogo di archiviazione adeguato per i dati e proteggete il sistema con crittografia, password complesse e verifica in due passaggi.

Conclusione

Sempre disponibile, veloce da usare, sicuro ed economico: un banco reception virtuale presenta chiari vantaggi. Semplifica la registrazione dei visitatori e garantisce una prima impressione professionale. Ma non è una soluzione miracolosa. Il minor contatto personale può farlo sembrare freddo e distante, e la dipendenza dalla tecnologia può rappresentare un punto debole.

La scelta migliore raramente è netta: scegliete il giusto mix di self-service, personale virtuale e soluzioni ibride che si adatta alle dimensioni della vostra organizzazione, al numero di sedi, agli orari di apertura e al flusso di visitatori.

Un buon punto di partenza è la registrazione digitale dei visitatori. La preregistrazione e il check-in con codici QR accelerano il flusso, gli accordi e i regolamenti possono essere firmati in modo sicuro e si ottiene un registro completo dei visitatori per la sicurezza, gli audit e la reportistica. Ciò consente di combinare l’efficienza con un’accoglienza professionale e cordiale.

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