O Sistema de Gestão de Visitantes que Optimiza o seu Local de Trabalho

Garanta um local de trabalho seguro, em conformidade e produtivo com o nosso sistema fiável de gestão de visitantes que acolhe calorosamente os seus convidados.

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Certificação ISO 27001 |

Alojado na Europa |

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Vizito

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Vizito, um sistema de gestão de visitantes altamente personalizável

O Vizito é um sistema de gestão de visitantes baseado na nuvem para escritórios, escolas, instalações de logística, estaleiros de construção e em muitos outros sectores. A nossa aplicação de início de sessão pode ser adaptada às necessidades e requisitos específicos de uma empresa ou organização. Pode configurar definições como campos a capturar, impressão de crachás, acordos, política de privacidade, captura de fotografias e muito mais.

A nossa aplicação de registo de visitantes pode ser marcada e permite-lhe personalizá-la para representar totalmente a sua marca. Pode adicionar o seu logótipo e escolher as cores da sua marca para criar um aspeto profissional e consistente, o que pode ajudar a causar uma excelente primeira impressão nos visitantes.

Como funciona o nosso sistema de gestão de visitantes

Substitua o processo de registo com caneta e papel por um sistema digital que automatiza muitas das tarefas envolvidas na gestão de visitantes. Registar os visitantes com um tablet ou código QR é muito mais rápido e eficiente, especialmente com a funcionalidade de pré-registo.

O visitante inscreve-se utilizando o dispositivo (ou através de uma inscrição sem contacto), preenche o formulário, assina os acordos e reclama o crachá impresso.

O anfitrião (funcionário) é imediatamente notificado da chegada do visitante por e-mail, SMS, Teams ou Slack.

Num curto espaço de tempo, o convidado é calorosamente recebido e acolhido pelo anfitrião.

O visitante termina a sessão pesquisando o seu nome no sistema e, opcionalmente, preenche um inquérito de satisfação do visitante.

Reimagine o seu processo de gestão de visitantes

O Vizito transformará a sua área de receção numa receção de escritório moderna. Há quem receie que os sistemas digitais de registo de visitantes substituam as recepcionistas reais ou que compliquem demasiado o processo de registo, no entanto, ambos são mitos. Embora esta solução possa ser e seja utilizada para reduzir os custos das empresas mais pequenas, na realidade é melhor utilizada em combinação com uma rececionista.

As recepcionistas têm cargas de trabalho pesadas e a automatização de tarefas repetitivas permitir-lhes-á dar prioridade à receção calorosa e à assistência em caso de dúvidas. Os nossos clientes também recebem frequentemente elogios sobre o quão fácil e intuitivo é para os seus visitantes utilizar o Vizito. Ao mesmo tempo, pode acompanhar os seus visitantes e tomar decisões baseadas em dados para melhorar a experiência geral dos visitantes com um esforço mínimo.

O que é um sistema de gestão de visitantes?

Um Sistema de Gestão de Visitantes é uma ferramenta que ajuda a manter os locais de trabalho seguros e protegidos, acompanhando as pessoas que entram e saem das instalações. A utilização de uma aplicação de registo digital deixa uma excelente primeira impressão nos visitantes e é mais fácil de gerir do que o método tradicional de papel e caneta.

O próprio processo de gestão de visitantes torna-se menos complexo com esta tecnologia. Os sistemas de gestão de visitantes também são mais avançados porque não só fornecem uma visão geral em tempo real dos visitantes, como também podem enviar notificações ao anfitrião, enviar alertas em caso de emergência e muito mais.

Painel de controlo do registo de visitantes

Quem deve utilizar um sistema de gestão de visitantes?

Sistema de gestão de visitantes para quem

Qualquer organização que receba visitantes pode beneficiar de um sistema digital de registo de visitantes. É um equívoco comum pensar que se trata apenas de empresas de maior dimensão. Esta solução ajuda tanto o visitante como a empresa a poupar tempo, o que a torna uma ferramenta útil para as pequenas e médias empresas com recursos limitados. Na Vizito, os nossos níveis de subscrição dependem do número de visitantes que recebe no seu estabelecimento todos os meses.

Se tem dúvidas se é a escolha certa para si, continue a ler para saber mais sobre os benefícios, como funciona e as suas principais características.

Quais são as vantagens de um sistema de gestão de visitantes?

Poupar tempo e recursos

Facilitar o processo de registo para todos os envolvidos. O seu pessoal pode utilizar o seu tempo e energia para se concentrar em tarefas de maior valor acrescentado, enquanto os seus visitantes continuam a ser recebidos no seu escritório de forma excecional. Ao digitalizar o fluxo de trabalho, estes sistemas podem simplificar o processo de registo e eliminar a necessidade de introdução manual de dados, resultando em tempos de espera reduzidos para os visitantes.

Criar uma óptima primeira impressão

Impressione os seus visitantes a partir do momento em que entram com uma experiência de início de sessão perfeita numa aplicação de registo moderna que reflecte a identidade da sua marca. Com um VMS, os visitantes podem efetuar o pré-registo antes de chegarem, para que saibam o que esperar quando estiverem no local. Assim que chegam, podem fazer o check-in facilmente com um quiosque de auto-atendimento ou um tablet. O processo é rápido e eficiente, poupando tempo e aborrecimento aos visitantes e garantindo que se sentem bem-vindos e valorizados.

Ganhar visibilidade e controlo

Com um sistema digital de gestão de visitantes, é possível controlar e auditar com precisão a atividade dos visitantes. Em comparação com os diários de bordo em papel, existe uma melhor visibilidade e controlo sobre quem se encontra nas instalações num determinado momento. Ao captar e armazenar informações sobre os visitantes, estes sistemas podem fornecer informações valiosas sobre o comportamento dos visitantes, incluindo a frequência com que entram e saem e o tempo que permanecem.

Gerir e proteger dados

Em termos de gestão de dados, as soluções digitais de registo de visitantes podem ajudar a proteger os dados dos visitantes, eliminando a necessidade de livros de registo em papel. Estas folhas de registo são visíveis para outras pessoas e podem potencialmente expor as informações dos seus outros visitantes. O VMS pode ajudá-lo a estar em conformidade com os requisitos e regulamentos de privacidade, como o RGPD.

Aumentar a segurança e a proteção

Esteja à vontade sabendo que está num local seguro com o rastreio de visitantes e medidas em caso de emergência. Reforçar a segurança dos visitantes durante uma evacuação em massa, evitando o pânico e alertando-os prontamente para promover a calma. Demonstre que a saúde e a segurança são uma prioridade na sua empresa, especialmente durante uma pandemia, oferecendo opções de contactless sign-in para minimizar o contacto físico.

Padronize em todos os locais

Personalize o seu VMS de modo a refletir as necessidades das suas diferentes localizações, ao mesmo tempo que fornece um processo de check-in consistente e uma estrutura normalizada para a gestão de visitantes. Assegure-se de que tem um registo centralizado da atividade dos visitantes em todos os locais para ajudar a cumprir os requisitos de conformidade e de elaboração de relatórios.

Solução perfeita

Temos uma experiência fantástica com esta aplicação Vizito e utilizámo-la agora em 6 locais na Europa e talvez estejamos a expandir para mais locais. O apoio também é perfeito e, quando o sistema está a funcionar, não precisamos de mais apoio.

Tim C. | Funcionário sénior de TI, sector dos transportes/camiões/ferrovia

Funcionalidades para uma melhor experiência dos visitantes

Todas estas funcionalidades do nosso sistema de registo de visitantes foram concebidas para tornar a gestão de visitantes mais simples e fácil para si.

Notificações automáticas

Os anfitriões recebem instantaneamente uma notificação quando um visitante chega, para que ninguém passe despercebido ou não seja atendido.

Rastreio de visitantes

Depois de serem notificados, os anfitriões também podem aprovar ou rejeitar os visitantes ao iniciarem sessão.

Suporte multilingue

Dê as boas-vindas aos seus visitantes no seu próprio idioma. O Vizito suporta 31 idiomas!

Alertas de emergência

Alerte todos os seus visitantes em caso de emergência e tenha um registo de quem está no local.

Registo sem contacto

Mantenha o distanciamento social e evite a contaminação cruzada de dispositivos durante a pandemia.

Impressão de crachás

Utilize crachás impressos para identificar facilmente os visitantes que se encontram no seu edifício.

Acordos

Peça aos visitantes que assinem acordos e políticas da empresa ou vejam os seus vídeos de instruções antes de entrarem.

Política de privacidade

Personalize a sua própria política de privacidade e cumpra todos os regulamentos de privacidade.

Pré-registo

Envie um convite aos seus visitantes e permita-lhes efetuar um pré-registo e preencher o formulário em qualquer lugar.

Produto, serviço e preço, tudo A+++

O Vizito permitiu-me fazer o pré-registo dos utentes do meu projeto, bem como dos meus voluntários e da equipa de funcionários. O Vizito permite-me manter em segurança as pessoas que utilizam o edifício, permite-me elaborar relatórios sobre a utilização e, nesta época sem precedentes de COVID-19, permite-me seguir e localizar os visitantes ao minuto. É muito fácil de utilizar, posso adicionar e alterar parâmetros muito facilmente e consegui fazer com que pareça a nossa própria aplicação com a marca, etc. Experimentei alguns outros antes de encontrar o Vizito e estou tão contente por o ter feito, não se vai arrepender de o ter utilizado.

Robin A. | DIRECTOR EXECUTIVO

Integração com as suas aplicações existentes

Microsoft Teams
Notificar instantaneamente os funcionários (anfitriões) através do Microsoft Teams.

Slack
Enviar notificações automáticas para funcionários ou hosts via Slack.

Google Workspace
Conecte-se e sincronize com suas ferramentas do Google Workspace.

Microsoft Bookings
Optimize o calendário do seu pessoal e dê aos seus clientes a flexibilidade de reservar um horário.

Azure Active Directory
Poupe tempo a configurar todos os seus colegas no Vizito, integrando simplesmente o seu servidor Active Directory, quer esteja no local ou no Azure.

Aerohive
Gerar tokens WiFi temporários para convidados e revogar o acesso após a saída.

Ver todas as integrações Vizito →

Sistema de gestão de visitantes PDF

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Perguntas e respostas

O que é a gestão de visitantes?

A gestão de visitantes é um processo que ajuda as empresas a manter um registo das pessoas que visitam os seus edifícios. Acolher os convidados é apenas uma pequena parte deste processo, que inclui também o registo dos visitantes, a garantia de que cumprem as suas políticas e a notificação dos empregados da chegada do convidado.
Porque é que a gestão de visitantes é importante?

Ter um plano de gestão de visitantes pode melhorar a segurança, a segurança e a eficiência da sua empresa. A sua receção é a primeira linha de defesa contra visitantes indesejados. Um sistema digital de registo de visitantes garante-lhe visibilidade sobre o fluxo de pessoas no seu edifício, através da implementação de múltiplas funcionalidades de reforço da segurança.
Quanto tempo é necessário para implementar um sistema de gestão de visitantes?

Normalmente, com o Vizito, pode começar a trabalhar em menos de 30 minutos. Dependendo da complexidade dos requisitos e da configuração da sua empresa, este prazo pode variar. Outro aspeto importante a ter em conta é a aquisição de hardware e o processo de aprovação interna.
O que é que um sistema de gestão de visitantes faz?

Este sistema regista a atividade de entrada e saída e recolhe dados de acordo com as necessidades e requisitos da sua empresa para auditorias e tomadas de decisão baseadas em dados. Pode também captar fotografias e assinaturas, imprimir crachás e enviar notificações aos anfitriões e visitantes, entre outras coisas.
Quais são os tipos de sistemas de gestão de visitantes?

Existem três tipos de sistemas de gestão de visitantes: analógico de papel e caneta, no local e baseado na nuvem. O sistema de papel e caneta é o método tradicional de gestão de visitantes, mas com o aumento dos regulamentos e dos riscos de segurança, já não é suficiente para dar tranquilidade à maioria das empresas. O software local é instalado localmente nos servidores da sua empresa, enquanto que o software baseado na nuvem, como o Vizito, é um software oferecido como um serviço que pode ser acedido através da Internet e todo o alojamento é feito pelo fornecedor. Os sistemas baseados na nuvem são mais económicos e mais fáceis de implementar e manter.
O que é necessário para gerir um sistema de gestão de visitantes?

É necessário um tablet ou computador (o Vizito é compatível com Apple, Android ou qualquer quiosque baseado num navegador) e um suporte para tablet para fixar o dispositivo. Se a sua empresa necessitar de impressão de cartões, precisará também de uma impressora de etiquetas. Para o ajudar a selecionar o hardware, listámos o nosso hardware recomendado nesta página.
O que procurar num sistema de gestão de visitantes?

Deve procurar sempre as seguintes características essenciais: Início de sessão sem contacto, Opções de personalização do layout, Pré-registo, Captura de fotografias, Impressão de crachás, Notificações do anfitrião, Acordos com captura de assinaturas e Medidas de emergência.

Tem mais perguntas?

Marque uma reunião ou uma breve demonstração no Vizito, vamos discutir em conjunto os seus requisitos e as possibilidades do nosso sistema de registo de visitantes.

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Quem deve utilizar um sistema de gestão de visitantes?

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Ganhar visibilidade e controlo

Gerir e proteger dados

Aumentar a segurança e a proteção

Padronize em todos os locais

Funcionalidades para uma melhor experiência dos visitantes

Notificações automáticas

Rastreio de visitantes

Suporte multilingue

Alertas de emergência

Registo sem contacto

Impressão de crachás

Acordos

Política de privacidade

Pré-registo

Integração com as suas aplicações existentes

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Perguntas e respostas

O que é a gestão de visitantes?

Porque é que a gestão de visitantes é importante?

Quanto tempo é necessário para implementar um sistema de gestão de visitantes?

O que é que um sistema de gestão de visitantes faz?

Quais são os tipos de sistemas de gestão de visitantes?

O que é necessário para gerir um sistema de gestão de visitantes?

O que procurar num sistema de gestão de visitantes?

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