As 10 melhores competências de recepcionista (exigido em 2022)

A sua recepção é a cara da sua empresa. O recepcionista é por definição a primeira pessoa da sua organização que um visitante encontra pessoalmente. Escusado será dizer que este primeiro contacto é da maior importância: é decisivo para a primeira impressão que as pessoas ficam da sua empresa.

Isso coloca uma grande responsabilidade na sua recepcionista. Um sorriso vai muito longe, mas o trabalho de uma recepcionista é muito mais do que isso. Por conseguinte, é essencial que tenham excelentes competências.

Após dois anos que foram dominados pelo coronavírus, as vagas para recepcionistas estão de novo a aumentar. A maioria das recepcionistas são mulheres: no ano passado, 85% dos candidatos a trabalhos de recepcionista eram mulheres.

Se está à procura de pessoal para a sua área de recepção, vai querer ter em atenção certas competências. Que qualidades deve ter uma boa recepcionista para fazer brilhar a sua empresa?

10 qualidades de um bom recepcionista

Uma boa primeira impressão e uma organização que funcione bem: esse é o objectivo de um bom recepcionista. Aqui está uma visão geral das competências que qualquer recepcionista deve ter.

• Comunicação
• Multitarefa
• Aptidões sociais
• Organização
• Aptidões técnicas
• Resistência ao stress
• Resolução de problemas
• Empatia
• Fiabilidade
• Gestão de visitantes

1. Comunicação

Os recepcionistas estão sempre em contacto com as pessoas, seja por telefone, e-mail ou pessoalmente. As boas capacidades de comunicação estão, portanto, no topo da lista das qualidades desejáveis. Um bom recepcionista é capaz de transmitir informação de forma clara, fala com clareza e suficientemente alto, e domina a arte da comunicação não verbal.

2. Multitarefa

Nos dias mais movimentados, o telefone na recepção está a tocar fora do gancho. Entretanto, as pessoas podem estar à espera de serem cumprimentadas pessoalmente. As marcações devem ser feitas, as mensagens devem ser transmitidas, e as tarefas administrativas devem ser concluídas.

Uma recepcionista está constantemente a fazer malabarismos com todo o tipo de tarefas. É importante que eles possam alternar entre tarefas sem problemas, tendo em conta as necessidades de cada um e não se deixarem dominar ou frustrar a si próprios.

3. Aptidões sociais

Escusado será dizer que um recepcionista deve também possuir algumas competências sociais para construir relações com clientes, colegas e visitantes. Uma má experiência na recepção pode deixar uma impressão negativa em pouco tempo. Acolher os hóspedes calorosamente e com um sorriso é, portanto, uma tarefa essencial.

4. Organização

Olhando em redor num edifício de escritórios, a área de recepção é muitas vezes o local mais limpo. E assim deve ser. Uma secretária cheia de papelada não só causa uma má impressão nos visitantes, como também é um prelúdio de problemas: os documentos perdem-se facilmente e os dados espalhados por aí constituem uma violação das regras de protecção de dados.

A recepcionista perfeita é, portanto, altamente organizada. Devem ser capazes de criar ficheiros e números de telefone instantaneamente. Um espaço de trabalho arrumado é uma obrigação.

5. Aptidões técnicas

Sistemas telefónicos complexos, correio electrónico, programas de processamento de texto e fotocopiadoras não têm segredos para a maioria dos recepcionistas. Mas num mundo em que todos estão a entrar na era digital, estar a par das últimas tecnologias é uma grande vantagem. Sistemas de gestão de salas, estacionamento inteligente e registo de visitantes: os recepcionistas têm de os conhecer a todos.

Frio e impessoal? Demasiado complicado? Neste artigo, desmascaramos os 5 principais mitos sobre gestão digital de visitantes.

6. Resistência ao stress

Os recepcionistas devem ter nervos de aço. Têm frequentemente de trabalhar sob grande pressão, uma vez que têm de lidar com várias tarefas e visitantes ao mesmo tempo. Enquanto realizam as suas tarefas, são frequentemente interrompidos por pessoas que pedem informações, por um telefonema ou por um novo visitante, e depois regressam ao seu trabalho. No entanto, têm de permanecer calmos e concentrados.

7. Resolução de problemas

Um cliente insatisfeito, um compromisso perdido, um visitante que não está bem… Dezenas de problemas podem surgir todos os dias. A função da recepcionista é permanecer calma e encontrar uma solução. Em situações de emergência, os recepcionistas são também muitas vezes as primeiras pessoas que têm de reagir e decidir o que fazer.

8. Empatia

De vez em quando cada organização enfrenta o visitante ocasional que está insatisfeito, stressado, ou frustrado. Para colocar estes visitantes à vontade, os recepcionistas devem escutá-los, ser calmos e empáticos, e tentar não negar o problema.

9. Fiabilidade

Porque os recepcionistas têm contacto com quase todos os clientes e empregados, é muito importante que se possa confiar neles. Nenhuma empresa pode dar-se ao luxo de ter uma chamada telefónica para ficar sem resposta ou de ter um visitante à espera numa recepção vazia.

Uma recepcionista deve poder trabalhar de forma independente, ser pontual, regressar das pausas a tempo, assumir a responsabilidade e resolver problemas à medida que estes surgem.

10. Gestão de visitantes

Os recepcionistas são em grande parte responsáveis pela gestão dos visitantes. Devem estar atentos a quem entra no edifício para garantir a segurança. Verificar os visitantes e manter um registo dos seus registos também faz parte das suas funções.

Em 2022, muitas empresas utilizam software de registo de visitantes. Ao automatizar o registo de visitantes e a gestão dos seus dados, os recepcionistas podem concentrar-se nas suas muitas outras tarefas, tais como assegurar um acolhimento caloroso e criar uma primeira impressão positiva.

Aqui pode ler como se pode começar com o registo digital de visitantes em menos de 30 minutos.

O que é uma recepcionista?

Merriam Webster descreve uma recepcionista da seguinte forma:

recep-ção-ista*

uma pessoa empregada para cumprimentar telefonistas, visitantes, pacientes ou clientes

Um recepcionista ou recepcionista é alguém que gere o balcão de recepção de uma organização. Ele ou ela recebe os visitantes numa empresa, hotel ou hospital e desempenha funções administrativas.

O trabalho de um recepcionista é vital numa organização. Por definição, o recepcionista é a primeira pessoa que um visitante encontra. É da sua responsabilidade prestar um serviço ao cliente de alto nível e causar uma boa primeira impressão. Uma recepcionista é, por outras palavras, a cara da empresa.

Quais são as principais tarefas de uma recepcionista?

As tarefas de uma recepcionista são muito diversas. As responsabilidades específicas podem variar por organização ou indústria. Aqui estão algumas das principais tarefas que a maioria das recepcionistas têm diariamente:

• Acolher e orientar os visitantes
• Controlar o acesso dos visitantes
• Imprimir crachás de visitante
• Atender e transferir chamadas telefónicas
• Responder ou reencaminhar e-mails
• Fornecer informação, pessoalmente, por telefone ou e-mail
• Tratar de inquéritos e reclamações
• Receber, ordenar, distribuir e enviar correio
• Gerir agendas e planear reuniões
• Manter a área de recepção arrumada
• Registo e acompanhamento de despesas de escritório
• Materiais de recepção de encomendas
• Documentos de arquivo
• Reservar voos e alojamentos
• Coordenar eventos internos e externos

Os recepcionistas têm muitas responsabilidades. A automatização de certas tarefas liberta tempo para o seu trabalho mais importante: dar aos visitantes um acolhimento caloroso e assegurar uma primeira impressão notável.

Uma maneira de o fazer é trabalhar com o registo digital de visitantes. Os visitantes podem inscrever-se num tablet, enquanto a recepcionista pode concentrar-se em dar as boas-vindas perfeitas. Para saber como um sistema de registo de visitantes pode ajudar a sua recepção, experimente Vizito gratuitamente durante um 14 dias de teste.

Quais as qualificações de que um recepcionista precisa?

O trabalho de recepcionista não requer qualquer educação ou formação específica, embora os requisitos possam variar por empresa.

Educação: Normalmente um diploma de liceu é suficiente, mas algumas empresas esperam que as suas recepcionistas tenham um diploma de bacharelato em comunicação ou gestão empresarial. Algumas indústrias - tais como hospitais ou a indústria jurídica - podem exigir diplomas adicionais.

Formação: Os recepcionistas recebem, na maioria dos casos, formação no local de trabalho. A formação é centrada nas necessidades do sector ou da empresa.

Experiência: O conhecimento de programas informáticos e software, como o Microsoft Office, vem a calhar, uma vez que estas aplicações são utilizadas para muitas tarefas de recepção. O conhecimento de sistemas telefónicos é uma vantagem. Além disso, algumas empresas têm requisitos específicos baseados nas suas necessidades únicas, tais como a experiência com um sistema de software específico.

O que é que o futuro reserva para empregos de recepcionista?

Algumas tarefas já estão a ser automatizadas hoje em dia, mas não tenha medo de que a tecnologia substitua completamente os empregos de recepcionista. Pelo contrário, estas ferramentas permitem aos recepcionistas fazer o seu trabalho de forma mais eficiente.

O software de gestão de visitantes, por exemplo, permite que os visitantes se auto-inscrevam, imprimam crachás de visitante e armazenem automaticamente os dados necessários. Isto dá aos recepcionistas mais tempo para se concentrarem nas suas tarefas importantes.

Os recepcionistas continuam a ser o primeiro ponto de contacto para visitantes e chamadores, assumindo assim um papel importante dentro da empresa. Os recepcionistas serão sempre necessários, mas o trabalho evolui, e o mesmo acontece com as competências que um recepcionista necessita.

Um bom exemplo é a tendência de trabalho flexível. O facto de os funcionários estarem agora a trabalhar de forma mais remota também trouxe uma mudança para os recepcionistas. Competências como a comunicação verbal e uma voz clara, boa escuta e capacidade de resolução de problemas são hoje mais importantes do que nunca.

Como melhorar a capacidade de recepção

Está à procura de um emprego como recepcionista? Há várias coisas que pode fazer para melhorar as suas capacidades para se tornar um grande recepcionista.

1. Treine as suas capacidades de comunicação

Como a comunicação é fundamental para um recepcionista, é importante que treine as suas capacidades de comunicação sempre que possível. Pratique as suas capacidades de escuta activa ao telefone, prestando atenção ao que a outra pessoa está a dizer e resumindo esta informação. Pode também praticar a sua comunicação durante reuniões com outras pessoas.

2. Trabalho sobre profissionalismo

Os recepcionistas devem manter o profissionalismo durante todo o dia. Uma boa forma de praticar isto é comunicando no mesmo nível profissional com todos os que se encontram. Por exemplo, cumprimente o carteiro com a mesma cortesia de um executivo da sua empresa.

3. Tomar notas

Quando tomar notas e documentar tudo, estará melhor organizado e mais concentrado nos detalhes.

4. Trabalhar na fiabilidade

Os recepcionistas devem estar sempre à sua secretária para cumprimentar os clientes, atender chamadas telefónicas e realizar outras tarefas. Fazer da fiabilidade uma prioridade, assegurando que está sempre disponível para ajudar.

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