
Mar 16, 2023
Escrito por Jill - Actualizado em: 24 de janeiro de 2023
A sua recepção é a cara da sua empresa. O recepcionista é por definição a primeira pessoa da sua organização que um visitante encontra pessoalmente. Escusado será dizer que este primeiro contacto é da maior importância: é decisivo para a primeira impressão que as pessoas ficam da sua empresa.
Isso coloca uma grande responsabilidade na sua recepcionista. Um sorriso vai muito longe, mas o trabalho de uma recepcionista é muito mais do que isso. Por conseguinte, é essencial que tenham excelentes competências.
Após dois anos que foram dominados pelo coronavírus, as vagas para recepcionistas estão de novo a aumentar. A maioria das recepcionistas são mulheres: no ano passado, 85% dos candidatos a trabalhos de recepcionista eram mulheres.
Se está à procura de pessoal para a sua área de recepção, vai querer ter em atenção certas competências. Que qualidades deve ter uma boa recepcionista para fazer brilhar a sua empresa?
Uma boa primeira impressão e uma organização que funcione bem: esse é o objectivo de um bom recepcionista. Aqui está uma visão geral das competências que qualquer recepcionista deve ter.
Os recepcionistas estão sempre em contacto com as pessoas, seja por telefone, e-mail ou pessoalmente. As boas capacidades de comunicação estão, portanto, no topo da lista das qualidades desejáveis. Um bom recepcionista é capaz de transmitir informação de forma clara, fala com clareza e suficientemente alto, e domina a arte da comunicação não verbal.
Nos dias mais movimentados, o telefone na recepção está a tocar fora do gancho. Entretanto, as pessoas podem estar à espera de serem cumprimentadas pessoalmente. As marcações devem ser feitas, as mensagens devem ser transmitidas, e as tarefas administrativas devem ser concluídas.
Uma recepcionista está constantemente a fazer malabarismos com todo o tipo de tarefas. É importante que eles possam alternar entre tarefas sem problemas, tendo em conta as necessidades de cada um e não se deixarem dominar ou frustrar a si próprios.
Escusado será dizer que um recepcionista deve também possuir algumas competências sociais para construir relações com clientes, colegas e visitantes. Uma má experiência na recepção pode deixar uma impressão negativa em pouco tempo. Acolher os hóspedes calorosamente e com um sorriso é, portanto, uma tarefa essencial.
Olhando em redor num edifício de escritórios, a área de recepção é muitas vezes o local mais limpo. E assim deve ser. Uma secretária cheia de papelada não só causa uma má impressão nos visitantes, como também é um prelúdio de problemas: os documentos perdem-se facilmente e os dados espalhados por aí constituem uma violação das regras de protecção de dados.
A recepcionista perfeita é, portanto, altamente organizada. Devem ser capazes de criar ficheiros e números de telefone instantaneamente. Um espaço de trabalho arrumado é uma obrigação.
Sistemas telefónicos complexos, correio electrónico, programas de processamento de texto e fotocopiadoras não têm segredos para a maioria dos recepcionistas. Mas num mundo em que todos estão a entrar na era digital, estar a par das últimas tecnologias é uma grande vantagem. Sistemas de gestão de salas, estacionamento inteligente e registo de visitantes: os recepcionistas têm de os conhecer a todos.
Frio e impessoal? Demasiado complicado? Neste artigo, desmascaramos os 5 principais mitos sobre gestão digital de visitantes.
Os recepcionistas devem ter nervos de aço. Têm frequentemente de trabalhar sob grande pressão, uma vez que têm de lidar com várias tarefas e visitantes ao mesmo tempo. Enquanto realizam as suas tarefas, são frequentemente interrompidos por pessoas que pedem informações, por um telefonema ou por um novo visitante, e depois regressam ao seu trabalho. No entanto, têm de permanecer calmos e concentrados.
Um cliente insatisfeito, um compromisso perdido, um visitante que não está bem… Dezenas de problemas podem surgir todos os dias. A função da recepcionista é permanecer calma e encontrar uma solução. Em situações de emergência, os recepcionistas são também muitas vezes as primeiras pessoas que têm de reagir e decidir o que fazer.
De vez em quando cada organização enfrenta o visitante ocasional que está insatisfeito, stressado, ou frustrado. Para colocar estes visitantes à vontade, os recepcionistas devem escutá-los, ser calmos e empáticos, e tentar não negar o problema.
Porque os recepcionistas têm contacto com quase todos os clientes e empregados, é muito importante que se possa confiar neles. Nenhuma empresa pode dar-se ao luxo de ter uma chamada telefónica para ficar sem resposta ou de ter um visitante à espera numa recepção vazia.
Uma recepcionista deve poder trabalhar de forma independente, ser pontual, regressar das pausas a tempo, assumir a responsabilidade e resolver problemas à medida que estes surgem.
Os recepcionistas são em grande parte responsáveis pela gestão dos visitantes. Devem estar atentos a quem entra no edifício para garantir a segurança. Verificar os visitantes e manter um registo dos seus registos também faz parte das suas funções.
Em 2022, muitas empresas utilizam software de registo de visitantes. Ao automatizar o registo de visitantes e a gestão dos seus dados, os recepcionistas podem concentrar-se nas suas muitas outras tarefas, tais como assegurar um acolhimento caloroso e criar uma primeira impressão positiva.
Aqui pode ler como se pode começar com o registo digital de visitantes em menos de 30 minutos.
Merriam Webster descreve uma recepcionista da seguinte forma:
recep-ção-ista*
uma pessoa empregada para cumprimentar telefonistas, visitantes, pacientes ou clientes
Um recepcionista ou recepcionista é alguém que gere o balcão de recepção de uma organização. Ele ou ela recebe os visitantes numa empresa, hotel ou hospital e desempenha funções administrativas.
O trabalho de um recepcionista é vital numa organização. Por definição, o recepcionista é a primeira pessoa que um visitante encontra. É da sua responsabilidade prestar um serviço ao cliente de alto nível e causar uma boa primeira impressão. Uma recepcionista é, por outras palavras, a cara da empresa.
As tarefas de uma recepcionista são muito diversas. As responsabilidades específicas podem variar por organização ou indústria. Aqui estão algumas das principais tarefas que a maioria das recepcionistas têm diariamente:
Os recepcionistas têm muitas responsabilidades. A automatização de certas tarefas liberta tempo para o seu trabalho mais importante: dar aos visitantes um acolhimento caloroso e assegurar uma primeira impressão notável.
Uma maneira de o fazer é trabalhar com o registo digital de visitantes. Os visitantes podem inscrever-se num tablet, enquanto a recepcionista pode concentrar-se em dar as boas-vindas perfeitas. Para saber como um sistema de registo de visitantes pode ajudar a sua recepção, experimente Vizito gratuitamente durante um 14 dias de teste.
O trabalho de recepcionista não requer qualquer educação ou formação específica, embora os requisitos possam variar por empresa.
Educação: Normalmente um diploma de liceu é suficiente, mas algumas empresas esperam que as suas recepcionistas tenham um diploma de bacharelato em comunicação ou gestão empresarial. Algumas indústrias - tais como hospitais ou a indústria jurídica - podem exigir diplomas adicionais.
Formação: Os recepcionistas recebem, na maioria dos casos, formação no local de trabalho. A formação é centrada nas necessidades do sector ou da empresa.
Experiência: O conhecimento de programas informáticos e software, como o Microsoft Office, vem a calhar, uma vez que estas aplicações são utilizadas para muitas tarefas de recepção. O conhecimento de sistemas telefónicos é uma vantagem. Além disso, algumas empresas têm requisitos específicos baseados nas suas necessidades únicas, tais como a experiência com um sistema de software específico.
Algumas tarefas já estão a ser automatizadas hoje em dia, mas não tenha medo de que a tecnologia substitua completamente os empregos de recepcionista. Pelo contrário, estas ferramentas permitem aos recepcionistas fazer o seu trabalho de forma mais eficiente.
O software de gestão de visitantes, por exemplo, permite que os visitantes se auto-inscrevam, imprimam crachás de visitante e armazenem automaticamente os dados necessários. Isto dá aos recepcionistas mais tempo para se concentrarem nas suas tarefas importantes.
Os recepcionistas continuam a ser o primeiro ponto de contacto para visitantes e chamadores, assumindo assim um papel importante dentro da empresa. Os recepcionistas serão sempre necessários, mas o trabalho evolui, e o mesmo acontece com as competências que um recepcionista necessita.
Um bom exemplo é a tendência de trabalho flexível. O facto de os funcionários estarem agora a trabalhar de forma mais remota também trouxe uma mudança para os recepcionistas. Competências como a comunicação verbal e uma voz clara, boa escuta e capacidade de resolução de problemas são hoje mais importantes do que nunca.
Está à procura de um emprego como recepcionista? Há várias coisas que pode fazer para melhorar as suas capacidades para se tornar um grande recepcionista.
Como a comunicação é fundamental para um recepcionista, é importante que treine as suas capacidades de comunicação sempre que possível. Pratique as suas capacidades de escuta activa ao telefone, prestando atenção ao que a outra pessoa está a dizer e resumindo esta informação. Pode também praticar a sua comunicação durante reuniões com outras pessoas.
Os recepcionistas devem manter o profissionalismo durante todo o dia. Uma boa forma de praticar isto é comunicando no mesmo nível profissional com todos os que se encontram. Por exemplo, cumprimente o carteiro com a mesma cortesia de um executivo da sua empresa.
Quando tomar notas e documentar tudo, estará melhor organizado e mais concentrado nos detalhes.
Os recepcionistas devem estar sempre à sua secretária para cumprimentar os clientes, atender chamadas telefónicas e realizar outras tarefas. Fazer da fiabilidade uma prioridade, assegurando que está sempre disponível para ajudar.
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