7 ideias simples para melhorar a sua área de recepção

A sua area de recepcao tem 7 segundos para causar uma primeira impressao - segundo a ciencia. Estas 7 ideias praticas ajudam a transformar esse espaco numa recepcao profissional, acolhedora e moderna que impressiona visitantes desde o primeiro instante.

Selecione uma dica especifica ou continue a leitura:

1. Arrumar e simplificar
2. Acrescentar plantas
3. Utilizar um sistema de gestao de visitantes
4. Investir em mobiliario confortavel
5. Oferecer uma bebida
6. Trocar revistas por livros de mesa de cafe
7. Mostrar a sua marca

O que e uma area de recepcao?

Uma area de recepcao e o espaco do escritorio utilizado para saudar visitantes e proporcionar-lhes uma zona de espera confortavel.

Os componentes essenciais incluem:

• Balcao de recepcao
• Cadeiras confortaveis para recepcionistas
• Assentos confortaveis para convidados
• Mesa para livros ou pertences dos visitantes

1. Arrumar e simplificar o espaco

A regra “menos e mais” aplica-se perfeitamente a recepcao. Investigacao mostra que espacos desarrumados podem levar a depressao e cansaco e causar dificuldade de concentracao.

Acoes simples que fazem a diferenca:

• Limpar o balcao de recepcao
• Organizar as mesas de cafe
• Maximizar o uso do espaco disponivel e da luz natural

Demora apenas alguns minutos, mas o impacto e substancial.

2. Acrescentar plantas e elementos verdes

Segundo um estudo da NASA, as plantas removem 87% das toxinas do ar em 24 horas. Alem de purificar o ar, as plantas:

• Alegram o espaco visualmente
• Transmitem paz de espirito
• Ajudam os visitantes a relaxar enquanto esperam

3. Implementar um sistema digital de gestao de visitantes

Um registo em papel ja nao causa boa impressao numa era de automatizacao e privacidade de dados. Um sistema de gestao de visitantes digital oferece:

• Check-in rapido num tablet com notificacao automatica ao anfitriao
• Eliminacao de filas na recepcao
• Recepcionista livre para se concentrar nas tarefas que realmente importam
• Seguranca reforçada para visitantes e dados, ate ao ponto de criar uma recepcao virtual mais inteligente

Para saber como o Vizito pode melhorar a sua recepcao, experimente durante um ensaio de 14 dias. Converse connosco ou marque uma demonstracao.

4. Investir em mobiliario confortavel e ergonomico

Se os visitantes precisam de esperar, a espera deve ser agradavel. Dicas para o mobiliario:

• Escolha por conforto e ergonomia, nao apenas estetica
• Teste: consegue sentar-se confortavelmente durante 30 minutos?
• Iluminacao - Maximize a luz natural; se nao houver, equilibre lampadas brancas e amarelas
• Musica - Reduz stress, melhora o humor e faz o tempo de espera parecer mais curto

5. Oferecer bebidas e snacks

Uma chavena de cafe ou cha mostra que a empresa se preocupa com os seus visitantes. Para empresas com muitos visitantes, um bar de self-service e a solucao ideal.

Leia mais:

O recepcionista tambem tem um papel fundamental na impressao que causa. Descubra as competencias essenciais para fazer brilhar a sua empresa.

6. Substituir revistas por livros de mesa de cafe

Revistas desatualizadas e gastas transmitem descuido. Livros de mesa de cafe sao:

• Mais sofisticados e sustentaveis
• Mais interessantes e duradouros
• Uma oportunidade de transmitir a filosofia do negocio

Escolha livros que reflitam a sua marca e os valores da empresa.

7. Mostrar a identidade da sua marca

A area de recepcao deve exalar a identidade e marca da organizacao. Uma recepcao que nao reflita a empresa pode confundir os visitantes.

Formas praticas de mostrar a sua marca:

• Colocar artigos de marca no balcao e mesas
• Pintar paredes com as cores da empresa
• Exibir o logotipo nos ecras
• Usar o logotipo no sistema de gestao de visitantes

Com estas 7 dicas, a sua area de recepcao causara uma primeira impressao profissional e acolhedora em todos os visitantes. Para ir mais longe, veja tambem as caracteristicas essenciais de uma recepcao moderna. Com que ideias vai comecar?

Para ter uma ideia de como um sistema moderno de gestao de visitantes pode ajudar o seu negocio a crescer, experimente Vizito durante um ensaio de 14 dias. Converse connosco ou marque uma demonstracao para discutir como Vizito pode ajuda-lo a melhorar a sua recepcao.

Tem mais perguntas? Estas sao as 7 perguntas mais comuns sobre gestao digital de visitantes - e as nossas respostas.