7 perguntas comuns sobre sistemas digitais de gestão de visitantes

Escrito por Jill / Na Feb 09, 2022

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Poupar tempo, reduzir papel e deixar uma primeira impressão indelével com os seus clientes: a gestão digital de visitantes oferece muitas vantagens.

Se está a considerar um sistema digital de gestão de visitantes, provavelmente tem muitas perguntas. Aqui estão as sete perguntas que mais frequentemente ouvimos - e, claro, as nossas respostas.

1. Quais são os benefícios da gestão digital de visitantes?

Os benefícios da gestão digital de visitantes são numerosos. Listamos alguns:

  • Poupança de tempo. Graças à gestão digital de visitantes, os seus recepcionistas já não perdem tempo a registar visitantes, a manter livros de registo, a imprimir crachás e a localizar e notificar contactos. Isto liberta-lhes tempo para se concentrarem nas suas outras responsabilidades.
  • Menos papel e administração. Manter livros de registo em papel e informação aos visitantes é coisa do passado. A partir de agora, pode gerir convenientemente todas as informações de todos os seus locais e edifícios a partir de um painel de bordo.
  • Segurança. No rescaldo do Covid-19, um sistema que suporta a entrada sem contacto é muito bem-vindo. Alguns sistemas digitais de gestão de visitantes, como o Vizito, permitem aos seus visitantes fazer o pré-registo para que, ao chegarem, tudo o que tenham de fazer é digitalizar um código QR com o seu smartphone. Completamente à prova de corona.
  • Protecção de dados. A gestão digital de visitantes é mais segura do que uma lista em papel que se encontra na recepção e na qual os visitantes podem ver a informação de outras pessoas. Os dados dos seus visitantes são processados e armazenados com segurança, de acordo com a legislação GDPR.
  • Visual personalizável. Com a maioria dos sistemas digitais de gestão de visitantes, como o Vizito, pode personalizar totalmente o visual para corresponder à sua própria identidade corporativa. Se desejar, pode também partilhar informações importantes, tais como instruções de segurança, com os seus visitantes.

2. Os visitantes acham o sistema fácil de usar?

Sim, a maioria acha. De acordo com os nossos clientes, os seus visitantes estão entusiasmados com a nova forma de registo.

A gestão digital de visitantes oferece vantagens para os seus convidados: não têm de esperar que um funcionário os verifique, mas podem começar imediatamente. Os visitantes que se registam com antecedência só têm de digitalizar o seu código QR à chegada. Isto mais uma vez poupa-lhes tempo.

A gestão digital de visitantes também lhe permite receber os seus visitantes na sua própria língua. Isto facilita o preenchimento do formulário de registo e a leitura de qualquer informação adicional.

3. Será que o sistema substitui a minha recepcionista?

Isto é, claro, inteiramente da sua responsabilidade, mas a maioria dos nossos clientes escolhe Vizito para complementar a sua recepção existente - e por uma fracção do custo de um membro adicional do pessoal. A grande vantagem aqui é que o sistema automatiza várias tarefas repetitivas e demoradas, permitindo que os seus recepcionistas se concentrem noutras responsabilidades.

4. quanto tempo demora a instalação do sistema, e o que é que eu preciso?

A maioria dos utilizadores instala um sistema digital de gestão de visitantes num tablet. Vizito está disponível para os tablets da Apple iPad e Android, mas também funciona num PC com ecrã táctil. Pode ligar tantos dispositivos à sua conta quantos quiser.

O sistema é fácil de instalar. Crie uma conta, instale a aplicação e personalize-a de acordo com as suas necessidades, demorando apenas alguns momentos a configurar. A equipa do Vizito está sempre disponível para responder a qualquer uma das suas perguntas.

5. Que empresas utilizam a gestão digital de visitantes?

Todos os tipos de empresas - desde pequenas empresas a multinacionais - todas elas utilizam a gestão digital de visitantes. O Vizito é utilizado em todo o mundo em todo o tipo de indústrias: desde empresas a centros de dados, passando por hospitais e universidades.

6. O aplicativo integra-se com outros sistemas?

Nem todos os sistemas de registo de visitantes oferecem integrações, mas muitas aplicações, como o Vizito, oferecem. Pode sincronizar o sistema com o seu servidor Active Directory, sistemas de notificação e muito mais. Por exemplo, pode ter o seu pessoal automaticamente alertado através de Slack, Equipas, e-mail e/ou mensagens de texto quando o seu convidado chegar. Esteja atento aos sistemas que fornecem uma API para a construção de integrações personalizadas.

7. Como pode a gestão digital de visitantes ajudar na segurança?

A gestão digital de visitantes fornece uma firewall para o seu negócio. Ao permitir que os visitantes façam o seu check-in digital, e forneçam informações conforme necessário, sabe quem está nos seus edifícios em qualquer momento. Tem também a capacidade de rastrear os seus visitantes antes de lhes conceder acesso. E ao utilizar crachás impressos, possivelmente com uma fotografia, pode também identificar facilmente as pessoas nos seus edifícios.

Em situações de emergência, como um incêndio, um sistema como o Vizito também lhe permite enviar um alerta a todos os que entraram e não saíram do edifício, para que os seus visitantes possam deixar o edifício a tempo.

Durante as pandemias, um sistema de registo digital de visitantes também é útil para localizar contactos quando alguém fica doente. Ajuda o seu pessoal e as suas famílias a permanecerem seguros, notificando-os de potenciais contactos de alto risco.



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