Integrazione dei sistemi di gestione dei visitatori con il controllo degli accessi: Vantaggi e considerazioni

Immaginate questo: un potenziale cliente di alto profilo sta visitando due aziende per incontri importanti. Queste visite determineranno la scelta dell’azienda con la quale si impegnerà alla fine.

Quando il nostro ospite entra nell’area della reception dell’azienda A, viene accolto da un processo di check-in snello e sicuro, con una rapida verifica della sua identità e un pass di accesso alle aree appropriate della struttura. Nell’azienda B, invece, l’addetto alla reception fatica a trovare le informazioni del visitatore, non vengono adottate misure efficaci per verificare l’identità dell’ospite e gli viene consegnato un pass di accesso generico che gli consente di accedere a diverse aree riservate della struttura.

Secondo voi, quale di queste aziende ha fatto la migliore impressione al nostro stimato ospite? Quale azienda ha adottato le misure migliori per garantire una sicurezza ottimale e la protezione delle informazioni sensibili? E se questo potenziale cliente fosse voi, con quale azienda scegliereste di collaborare?

Garantire la sicurezza delle vostre strutture è più che mai fondamentale. Le aziende moderne non possono fare a meno di sistemi avanzati di controllo degli accessi e di gestione dei visitatori per proteggere i loro beni, i dipendenti e i visitatori - e per fare una splendida impressione sugli ospiti. In questo articolo discutiamo i vantaggi e le considerazioni sull’integrazione dei sistemi di gestione dei visitatori (VMS) con i sistemi di controllo degli accessi (ACS) per una soluzione di sicurezza più completa.

Continuate a leggere per saperne di più su:

• Che cos’è il controllo accessi VMS?
• Vantaggi dell’integrazione di VMS e ACS
• Come integrare la gestione dei visitatori e il controllo degli accessi
• Integrazione della TVCC con il controllo accessi
• Impostazione di un sistema di controllo accessi integrato

Che cos’è il controllo accessi VMS?

Sistema di gestione dei visitatori (VMS)

Un sistema di gestione dei visitatori (VMS) è una soluzione software che ottimizza il processo di registrazione, check-in e tracciamento dei visitatori all’interno di una struttura. Aiuta le organizzazioni a gestire in modo efficiente i visitatori, a migliorare la sicurezza e a mantenere la conformità alle norme di sicurezza. Per saperne di più sui sistemi di gestione dei visitatori, consultate la nostra guida completa.

Come funziona un sistema di gestione dei visitatori?

Un sistema di gestione dei visitatori comprende in genere i seguenti componenti e funzioni:

• Un chiosco di check-in self-service o un tablet dove i visitatori possono inserire i propri dati, scattare una foto e firmare eventuali documenti richiesti come le NDA.
• Un dashboard di amministrazione basato sul web che consente al personale di gestire le informazioni sui visitatori, di visualizzare i dati in tempo reale e di generare report sulle attività dei visitatori.
• Integrazione con i sistemi di controllo degli accessi, per consentire l’accesso temporaneo ai visitatori in base al loro livello di autorizzazione e allo scopo della visita.
• Possibilità di emettere badge digitali o fisici per i visitatori, che possono includere fotografie e codici QR scansionabili per una verifica rapida e semplice dell’identità.
• Notifiche automatizzate inviate ai dipendenti all’arrivo dei visitatori, per garantire una comunicazione efficiente e un accompagnamento tempestivo.
• Conformità alle regole sulla privacy dei dati come il GDPR archiviando in modo sicuro le informazioni sui visitatori e fornendo strumenti per la gestione e la conservazione dei dati.

Sistema di controllo accessi (ACS)

Un sistema di controllo degli accessi (ACS) è una soluzione di sicurezza che gestisce e regola l’accesso a una struttura. Limita l’accesso alle persone autorizzate e impedisce a quelle non autorizzate di entrare. I sistemi di controllo degli accessi aiutano a proteggere i beni fisici, la proprietà intellettuale e a garantire la sicurezza dei dipendenti, dei visitatori e della struttura stessa.

Come funziona un sistema di controllo accessi?

Un sistema di controllo degli accessi è costituito da vari componenti, tra cui hardware, software e politiche di controllo degli accessi. L’hardware può includere serrature, lettori di schede, scanner biometrici e tastiere. Il software viene utilizzato per gestire e regolare l’ingresso e l’uscita delle persone. Il processo prevede in genere le seguenti fasi:

• Autenticazione: L’individuo presenta le proprie credenziali al sistema, tramite una tessera di accesso fisica, un numero di identificazione personale (PIN) o un identificatore biometrico (come un’impronta digitale o un riconoscimento facciale).
• Autorizzazione: L’ACS controlla il database del controllo accessi per verificare se l’individuo è autorizzato a entrare nell’area richiesta.
• Decisione di accesso: L’ACS concede o nega l’accesso. Se l’accesso è consentito, il sistema sblocca la porta o la barriera. Se l’accesso è negato, la porta rimane bloccata.
• Monitoraggio e registrazione: L’ACS monitora e registra continuamente gli eventi relativi all’accesso, come la data e l’ora dell’ingresso, l’identificazione dell’individuo e il luogo specifico a cui si accede.
• Rapporti: I sistemi di controllo degli accessi possono generare vari rapporti basati sui dati di accesso registrati. Questi rapporti possono aiutare a identificare potenziali rischi per la sicurezza, analizzare le tendenze e fornire informazioni sull’efficacia delle politiche di controllo degli accessi in vigore.

Integrazione di VMS e ACS

L’integrazione di un sistema di gestione dei visitatori (VMS) con un sistema di controllo degli accessi (ACS) consente di ottenere una soluzione di sicurezza unificata che offre un migliore controllo sugli accessi dei visitatori e migliora la sicurezza complessiva della struttura. Questa integrazione semplifica i processi di gestione dei visitatori e garantisce una collaborazione perfetta tra i due sistemi.

Vantaggi dell’integrazione di VMS e ACS

1. Maggiore sicurezza della struttura

L’integrazione del VMS e dell’ACS fornisce una soluzione di sicurezza completa, combinando la gestione dei visitatori con il controllo degli accessi e garantendo che solo le persone autorizzate possano entrare nella struttura. Questa integrazione riduce il rischio di accessi non autorizzati, furti e altre minacce alla sicurezza.

2. Registrazione e check-in dei visitatori semplificati

Un VMS semplifica e automatizza il processo di registrazione dei visitatori, facilitando il check-in e la consegna dei badge. Un sistema integrato consente di concedere automaticamente l’accesso sicuro ai visitatori in base alle loro informazioni di registrazione.

3. Miglioramento della verifica dell’identità

Una soluzione di sicurezza integrata può utilizzare diversi metodi di autenticazione, come il controllo degli accessi biometrici e il controllo degli accessi RFID, per verificare l’identità di visitatori e dipendenti. In questo modo si garantisce che solo le persone autorizzate possano accedere alla struttura.

4. Tracciamento efficiente dei visitatori

Con un sistema di gestione dei visitatori, è possibile tracciare facilmente i movimenti dei visitatori in tutta la struttura, fornendo informazioni in tempo reale sulla loro posizione. Ciò consente di affrontare rapidamente i problemi di sicurezza e di mantenere un ambiente sicuro.

5. Conformità alle norme e alle politiche di sicurezza

Un VMS può aiutare la vostra organizzazione a rispettare i requisiti di conformità in materia di sicurezza e a mantenere aggiornate le linee guida per la gestione dei visitatori. L’integrazione di un VMS con un ACS garantisce l’allineamento dei processi di sicurezza con le best practice e le normative del settore, come il GDPR.

Come integrare la gestione dei visitatori e il controllo degli accessi

Esistono diversi metodi per integrare i sistemi di controllo degli accessi con un sistema di gestione dei visitatori. Noi di Vizito prendiamo sul serio la sicurezza. Pertanto, il nostro sistema di gestione dei visitatori può facilmente integrarsi con un ACS per fornire una soluzione completa e sicura per la gestione dei visitatori e degli accessi alla vostra struttura. Ecco come funziona:

1. Registrazione dei visitatori

Quando un visitatore arriva nella vostra struttura, può utilizzare Vizito per effettuare il check-in, fornendo le proprie informazioni personali e lo scopo della visita. Vizito è un sistema di gestione dei visitatori basato sul cloud, il che significa che questi dati vengono acquisiti e archiviati in modo sicuro nel cloud. Ciò offre una soluzione flessibile e scalabile che può essere facilmente integrata con vari hardware e software di controllo degli accessi, fornendo un sistema di sicurezza senza soluzione di continuità.

2. Verifica dell’identità

Vizito può essere configurato per lavorare con il vostro ACS per verificare l’identità del visitatore. Ciò può comportare la verifica del documento d’identità del visitatore, la scansione di un codice QR o l’utilizzo di metodi di identificazione biometrica come il riconoscimento facciale o la scansione delle impronte digitali.

3. Permessi di accesso

Una volta verificata l’identità del visitatore, Vizito può comunicare con il vostro ACS per determinare le autorizzazioni di accesso appropriate per il visitatore in base a regole e criteri predefiniti. Ciò può includere la concessione dell’accesso a specifiche aree della struttura o la limitazione dell’accesso a determinate fasce orarie.

4. Generazione del pass di accesso

Se al visitatore viene concesso l’accesso, Vizito può generare un pass di accesso, che può essere un badge stampato, un codice QR digitale o una tessera di accesso. Questo pass può essere utilizzato con l’ACS per garantire l’accesso alle aree autorizzate.

5. Controllo dell’accesso biometrico

Il controllo dell’accesso biometrico utilizza tratti biologici unici, come le impronte digitali o il riconoscimento facciale, per autenticare le persone. Questo metodo offre un elevato livello di sicurezza e può essere facilmente integrato con Vizito.

6. Controllo dell’accesso RFID

Il controllo degli accessi RFID utilizza la tecnologia di identificazione a radiofrequenza (RFID) per concedere o negare l’accesso. I tag o le tessere RFID possono essere assegnati ai visitatori durante la registrazione, consentendo loro di accedere a specifiche aree della struttura.

7. Tracciamento dei visitatori

Vizito può lavorare in tandem con il vostro ACS per tracciare i movimenti dei visitatori all’interno della struttura, fornendo dati in tempo reale sulla loro posizione e sulla durata della loro visita. Queste informazioni possono essere utilizzate per analisi di sicurezza, audit e conformità.

8. Check-out e revoca dell’accesso

Quando il visitatore è pronto a lasciare la struttura, può utilizzare Vizito per effettuare il check-out. Questo processo comunica con l’ACS per revocare i permessi di accesso del visitatore, assicurando che non possa rientrare nella struttura senza un’autorizzazione adeguata.

Integrando Vizito con il vostro ACS, potrete semplificare il processo di gestione dei visitatori, migliorare la sicurezza e offrire un’esperienza senza soluzione di continuità ai vostri visitatori. Per scoprire come Vizito può migliorare la sicurezza della vostra struttura, potete provare il sistema durante una prova di 14 giorni.

Integrazione della TVCC con il controllo accessi

Per aggiungere un ulteriore livello di protezione alla vostra soluzione di sicurezza integrata, potete integrare le telecamere a circuito chiuso nel vostro sistema.

Vantaggi dell’integrazione della TVCC

L’integrazione della televisione a circuito chiuso (CCTV) con i sistemi di controllo degli accessi aumenta la sicurezza complessiva della struttura. La combinazione di questi sistemi consente il monitoraggio e la registrazione in tempo reale dei punti di accesso, permettendo di identificare potenziali minacce e di rispondere rapidamente agli incidenti di sicurezza.

Come funziona la TVCC con i sistemi di controllo degli accessi

Le telecamere a circuito chiuso possono essere posizionate nei punti di accesso per monitorare e registrare l’ingresso e l’uscita delle persone. Se integrate con un sistema ACS, le telecamere possono attivare eventi basati su azioni di controllo degli accessi, come la concessione o il rifiuto dell’accesso a un visitatore. Questa integrazione aiuta a verificare l’identità delle persone e a garantire l’accesso solo al personale autorizzato.

Impostazione di un sistema di controllo accessi integrato

Quando si desidera configurare un sistema di controllo accessi VMS integrato, è necessario procedere in diversi modi.

1. Valutare le esigenze e i requisiti della struttura

Prima di integrare un VMS con un ACS, è fondamentale valutare le esigenze e i requisiti della vostra struttura. Determinate il livello di sicurezza necessario per la vostra organizzazione, i tipi di visitatori che dovete gestire e gli eventuali requisiti specifici di conformità che dovete soddisfare.

2. Scelta dell’hardware e del software di controllo accessi appropriati

La scelta dell’hardware e del software di controllo accessi appropriati è essenziale per il successo dell’integrazione di un VMS e di un ACS. Assicuratevi di scegliere un sistema di gestione dei visitatori che sia compatibile con il sistema di controllo accessi esistente o che possa essere facilmente integrato con un nuovo ACS.

3. Implementazione delle politiche e delle linee guida di sicurezza

Sviluppate e implementate politiche e linee guida di sicurezza per la gestione dei visitatori e il controllo degli accessi. Queste politiche dovrebbero delineare le procedure per la registrazione dei visitatori, il check-in e i permessi di accesso. Assicurarsi che il personale sia formato e abbia familiarità con queste politiche è fondamentale per mantenere una struttura sicura.

Torniamo per un attimo all’azienda A, come ha fatto il cliente dell’introduzione di questo articolo. L’azienda A ha lasciato un’impressione positiva sul nostro ospite implementando un processo di check-in semplificato con misure di sicurezza avanzate, mentre l’azienda B ha fallito con un approccio obsoleto e insicuro che non solo ha messo a rischio le informazioni sensibili dell’azienda, ma è anche costato loro una preziosa opportunità commerciale.

In qualità di leader d’azienda, sicuramente vorrete che la vostra azienda assomigli all’azienda A invece che all’azienda B. Integrando un sistema di gestione dei visitatori come Vizito con i sistemi di controllo degli accessi, ci riuscirete. Vizito vi aiuterà a garantire un’esperienza sicura e senza interruzioni per i visitatori, a migliorare la sicurezza generale della vostra struttura e a creare un’impressione positiva duratura su clienti e partner.

Per saperne di più su gestione dei visitatori e sicurezza del posto di lavoro, visitate il nostro blog.

Per capire come un moderno sistema di gestione dei visitatori possa aiutare la vostra attività, provate Vizito durante una prova di 14 giorni. Chiacchierate con noi o prenotate una demo per capire come Vizito può aiutarvi a migliorare la vostra accoglienza.