Jul 16, 2024
Scritto da Pieter-Jan - Scritto: 12 gennaio 2023
Se siete titolari di un’azienda, avrete sicuramente sentito parlare del GDPR. Si tratta di un elaborato regolamento sulla protezione dei dati che è entrato in vigore nel 2018 e riguarda le aziende dell’Unione Europea (e non solo). In sostanza, si tratta di proteggere i dati personali delle persone e di assicurarsi che le aziende li raccolgano e li elaborino correttamente.
A questo punto, avrete sicuramente adottato alcune misure necessarie per proteggere la vostra rete, ma avete pensato alla gestione dei visitatori? Oltre a tenere traccia di chi va e viene dalla vostra azienda, è molto importante assicurarsi di rispettare le regole del GDPR.
Esistono molti modi diversi per gestire i visitatori. Che si utilizzino registri cartacei o un sistema digitale, è fondamentale disporre di una solida strategia per assicurarsi di raccogliere e gestire i dati personali dei visitatori in modo legale.
In questo articolo affronteremo le seguenti questioni:
Il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) è la legge più severa nel suo genere. Si tratta di dare alle persone un maggiore controllo sui loro dati personali e sulle modalità di trattamento. Si applica a tutte le organizzazioni che trattano i dati personali di persone nell’Unione Europea (UE), indipendentemente dalla loro sede.
Per assicurarsi che le aziende rispettino le regole, il GDPR ha stabilito 7 principi che le organizzazioni devono seguire quando raccolgono, utilizzano e conservano i dati personali. Questi principi sono:
I dati personali devono essere trattati in modo trasparente senza violare leggi o regolamenti. Le organizzazioni devono chiedere il consenso per l’utilizzo e l’archiviazione dei dati personali. Ciò significa spiegare alle persone esattamente per cosa verranno utilizzati i loro dati personali e dare loro la possibilità di acconsentire o rifiutare.
Le organizzazioni devono avere uno scopo chiaro per la raccolta dei dati personali, come la sicurezza o il marketing.
Le aziende devono raccogliere solo i dati personali effettivamente necessari per uno scopo specifico. Ad esempio, se un’organizzazione sta raccogliendo dati personali per scopi di sicurezza, dovrebbe chiedere solo le informazioni necessarie per garantire la sicurezza dei propri sistemi e strutture.
I dati personali raccolti ed elaborati da un’azienda devono essere accurati e aggiornati.
I dati personali non possono essere conservati più a lungo di quanto necessario per lo scopo specifico per cui sono stati raccolti.
Le organizzazioni devono adottare misure adeguate per proteggere i dati che raccolgono e gestiscono. Ciò significa che devono disporre di misure di salvaguardia per impedire l’accesso non autorizzato ai dati personali e per assicurarsi che i dati non vengano persi, danneggiati o altrimenti compromessi. Ad esempio, un’organizzazione potrebbe utilizzare la crittografia per proteggere i dati personali trasmessi via Internet, oppure potrebbe implementare procedure di login sicure per impedire l’accesso non autorizzato ai dati personali memorizzati sui propri server.
Le organizzazioni devono assumersi la responsabilità di come raccolgono, utilizzano e conservano i dati personali. Devono disporre di processi per garantire la conformità al GDPR. Per contribuire alla responsabilità, alcune organizzazioni possono nominare un responsabile della protezione dei dati (DPO), incaricato di supervisionare le pratiche di protezione dei dati.
Il GDPR conferisce anche alcuni diritti alle persone. Il più noto è il “diritto all’oblio”, che significa che le persone possono decidere di cancellare i propri dati. Inoltre, ognuno ha il diritto di accedere ai propri dati personali e di sapere come vengono utilizzati, di spostare i propri dati verso servizi diversi e di opporsi all’utilizzo dei propri dati per determinati scopi (come il marketing diretto). Inoltre, in caso di violazione dei dati, le persone hanno il diritto di essere informate.
Il GDPR è stato introdotto in risposta alle crescenti preoccupazioni sul modo in cui i dati personali vengono raccolti, utilizzati e conservati dalle organizzazioni. Con l’avvento di Internet e delle tecnologie digitali nel mondo, c’era una grande quantità di dati personali in circolazione e ci si preoccupava di cosa potesse accadere. Sono state sollevate preoccupazioni per il potenziale uso improprio, nonché per i rischi di violazione dei dati e di altri incidenti di sicurezza.
Stabilendo regole e linee guida chiare e dando alle persone un maggiore controllo sui propri dati personali, il GDPR mira a rispondere a queste preoccupazioni.
Innanzitutto, gli Stati Uniti non hanno una legge equivalente al GDPR. Tuttavia, hanno una serie di leggi federali e statali che regolano la raccolta, l’uso e la conservazione dei dati personali, come le informazioni sanitarie, i rapporti di credito e i dati dei bambini. Esistono anche alcune leggi statali che riguardano la protezione dei dati, come il California Consumer Privacy Act (CCPA).
Ma anche se gli Stati Uniti non hanno una legge esattamente simile al GDPR, le organizzazioni americane che operano nell’UE devono comunque seguire il GDPR, e questo vale per le aziende di tutto il mondo. La legge si applica a qualsiasi organizzazione che elabora i dati personali di persone nell’UE, indipendentemente dalla sua sede.
Se un’azienda non si adegua al GDPR, potrebbe essere colpita da pesanti sanzioni. Queste potrebbero includere multe, ordini di interrompere il trattamento o di cancellare i dati personali, o addirittura la sospensione delle attività di trattamento dei dati.
Sono state comminate numerose multe per il GDPR a diverse organizzazioni, tra cui aziende tecnologiche, banche e altre imprese.
Questi sono solo alcuni esempi:
In conclusione, è importante che le organizzazioni prendano sul serio il GDPR, se non vogliono ritrovarsi con una grossa multa.
La conformità al GDPR è particolarmente importante per i sistemi di gestione dei visitatori perché questi sistemi tipicamente raccolgono, utilizzano e archiviano i dati personali delle persone che visitano le sedi di un’organizzazione.
Alcuni dei requisiti chiave del GDPR che sono rilevanti per i sistemi di gestione dei visitatori sono:
È importante che i sistemi di gestione dei visitatori siano conformi a questi requisiti per garantire la protezione dei dati personali delle persone e il rispetto dei loro diritti.
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Sia che si utilizzi un libro degli ospiti cartaceo o una soluzione digitale per la gestione dei visitatori, i dati dei visitatori devono essere gestiti e conservati in conformità al GDPR. In generale, un foglio di registrazione cartaceo in giro per la reception può porre alcuni problemi a questo proposito.
Problemi che possono sorgere:
Per garantire la conformità al GDPR, le aziende possono prendere in considerazione l’implementazione di alternative più sicure al registro cartaceo, come i sistemi elettronici di gestione dei visitatori che consentono di raccogliere e archiviare i dati personali in modo più sicuro e trasparente.
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Le organizzazioni possono adottare una serie di misure per garantire che il loro sistema di gestione dei visitatori sia conforme al GDPR:
Il GDPR richiede alle organizzazioni di ottenere il consenso esplicito delle persone prima di trattare i loro dati personali. Assicuratevi che il vostro VMS permetta ai visitatori di confermare di aver letto l’informativa sulla privacy o che offra opzioni per la memorizzazione dei dati.
Il GDPR stabilisce che le persone hanno il diritto legale di sapere cosa intendete fare con i loro dati. In quanto organizzazione, è vostra responsabilità essere chiari e diretti su come verranno utilizzati i loro dati, per quale scopo e per quanto tempo verranno conservati.
Siate selettivi nella raccolta delle informazioni: potete raccogliere solo ciò che vi serve davvero. Per snellire il processo di check-in, provate a creare procedure specifiche per i diversi tipi di ospiti. Ad esempio, potrebbe essere necessario raccogliere i dettagli dell’autorizzazione di sicurezza per le persone che devono accedere ad aree sicure, mentre per le consegne di cibo potrebbe essere sufficiente il nome dell’azienda.
Le organizzazioni devono implementare misure appropriate per proteggere i dati personali. Un modo per tenere i dati dei visitatori al sicuro da occhi indiscreti è implementare il controllo degli accessi, in modo che solo il personale autorizzato possa accedere ai loro dati.
I sistemi di gestione dei visitatori basati sul cloud offrono un modo sicuro per archiviare i dati. Utilizzano database criptati e trasferimenti web HTTPS per proteggere i dati da accessi non autorizzati.
Ricordate che i visitatori possono ritirare il loro consenso in qualsiasi momento. Come azienda, dovete essere in grado di rimuovere, anonimizzare o modificare i loro dati su richiesta. Alcuni sistemi di gestione dei visitatori consentono di mantenere una registrazione della visita, ma di rimuovere informazioni identificative come il nome e la società del visitatore.
Come organizzazione, siete obbligati a tenere traccia delle vostre attività di trattamento dei dati. Che tipo di dati state raccogliendo? Per cosa li utilizzate? E con chi li condividete?
I sistemi di gestione dei visitatori sono uno strumento importante per le organizzazioni che devono tenere traccia delle persone che visitano le loro sedi. Seguendo i passi sopra descritti, le organizzazioni possono assicurarsi che il loro sistema di gestione dei visitatori sia conforme al GDPR e che stiano proteggendo i dati personali dei loro ospiti in conformità con i requisiti della legge.
Vizito prende sul serio la protezione dei dati. Le seguenti caratteristiche assicurano che la vostra azienda sia conforme al GDPR quando raccoglie i dati dei visitatori:
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