May 28, 2026
Policy per i visitatori: come crearla [modello gratuito]
Sistema di Gestione dei Visitatori: Tutto Quello che Dovete Sapere
Cos’e un sistema di gestione dei visitatori, come funziona la gestione visitatori e quali vantaggi offre per sicurezza, conformita e accoglienza: questa guida completa risponde a ogni domanda.
Ospitato in Europa
Certificazione ISO 27001
GDPR conforme
234+ recensioni
Nessuna carta di credito richiestaDi fiducia di oltre 2.000 aziende in 80 paesi
Vizito, un app per il registro dei visitatori altamente personalizzabile
Vizito è un app per il registro dei visitatori basato su cloud per uffici, scuole, strutture logistiche, cantieri e per molti altri settori. La nostra app di accesso può essere adattata alle esigenze e ai requisiti specifici di un’azienda o di un’organizzazione. È possibile configurare impostazioni quali i campi da acquisire, la stampa dei badge, gli accordi, l’informativa sulla privacy, l’acquisizione di foto e altro ancora.
La nostra app per la registrazione dei visitatori è brandizzabile e vi dà la possibilità di personalizzarla per rappresentare appieno il vostro marchio. Potete aggiungere il vostro logo e scegliere i colori del vostro marchio per creare un aspetto professionale e coerente, che vi aiuterà a fare un’ottima prima impressione sui visitatori.
Come funziona il nostro registro visitatori app
Il visitatore si registra utilizzando il dispositivo (o tramite contactless sign-in), compila il modulo, firma il contratto e richiede il badge stampato.
L’ospite (dipendente) viene immediatamente informato dell’arrivo del visitatore tramite e-mail, SMS, Teams o Slack.
In breve tempo, l’ospite viene accolto calorosamente dal suo ospite.
Il visitatore esce cercando il proprio nome nel sistema e, facoltativamente, compila un sondaggio sulla soddisfazione del visitatore.
Reimmaginate il processo di registrazione delle presenze dei visitatori
Vizito trasformerà la vostra area di ricevimento in una moderna reception d’ufficio. Alcuni temono che i digitali di registrazione delle presenze visitatori sostituiscano i receptionist in carne e ossa o che complichino eccessivamente il processo di registrazione, ma questi sono entrambi miti. Sebbene questa soluzione possa essere utilizzata per ridurre i costi delle aziende più piccole, in realtà è meglio utilizzarla in combinazione con un addetto alla reception.
Gli addetti alla reception hanno carichi di lavoro pesanti e l’automazione delle attività ripetitive consentirà loro di dare la priorità all’accoglienza e all’assistenza per le domande. I nostri clienti ricevono spesso i complimenti per quanto sia facile e intuitivo per i loro visitatori usare Vizito. Allo stesso tempo, è possibile tenere traccia dei visitatori e prendere decisioni basate sui dati per migliorare l’esperienza complessiva dei visitatori con il minimo sforzo.
Che cos’è un sistema di gestione dei visitatori?
Un sistema di gestione dei visitatori (in inglese Visitor Management System o VMS) è un software che aiuta a mantenere le aziende sicure e protette, tracciando le persone che entrano ed escono dai locali. La gestione visitatori digitale lascia un’ottima impressione agli ospiti ed è più facile da gestire rispetto al metodo tradizionale con carta e penna. L’intero processo di gestione dei visitatori diventa meno complesso con il software gestione visitatori di Vizito. Un sistema di gestione dei visitatori è anche più avanzato perché non solo fornisce una panoramica in tempo reale degli ingressi, ma può anche inviare notifiche all’host, lanciare avvisi in caso di emergenza e molto altro ancora.
Chi dovrebbe utilizzare un sistema di gestione dei visitatori?
Qualsiasi organizzazione che riceve visitatori può trarre vantaggio da un sistema di registro digitale dei visitatori. È un’idea errata comune che sia solo per le grandi aziende. Questa soluzione aiuta sia il visitatore che l’azienda a risparmiare tempo, rendendola uno strumento utile per le piccole e medie imprese con risorse limitate. I livelli di abbonamento di Vizito dipendono dal numero di visitatori che accogliete ogni mese nella vostra struttura.
Questa e una guida informativa: se invece state già valutando una soluzione concreta, scoprite il software gestione visitatori di Vizito. Se non siete sicuri che sia la scelta giusta per voi, continuate a leggere per saperne di più sui vantaggi, sul funzionamento e sulle caratteristiche principali.
Quali sono i vantaggi di un registro visitatori app?
Risparmiare tempo e risorse
Rendere il processo di registrazione facile per tutti i soggetti coinvolti. Il personale può utilizzare il proprio tempo e le proprie energie per concentrarsi su attività a maggior valore aggiunto, mentre i visitatori vengono accolti in ufficio in modo eccezionale. Digitalizzando il flusso di lavoro, questi sistemi possono snellire il processo di registrazione ed eliminare la necessità di inserire manualmente i dati, riducendo i tempi di attesa dei visitatori.
Fare un’ottima prima impressione
Stupite i vostri visitatori fin dal loro ingresso con un’esperienza di registrazione senza soluzione di continuità su un’app di registrazione moderna che riflette l’identità del vostro marchio. Con un VMS, i visitatori possono pre-registrarsi prima di arrivare, in modo da sapere cosa li aspetta quando arrivano sul posto. Una volta arrivati, possono effettuare il check-in facilmente con un chiosco self-service o un tablet. Il processo è rapido ed efficiente e consente ai visitatori di risparmiare tempo e fatica e di sentirsi benvenuti e apprezzati.
Ottenere visibilità e controllo
Con un sistema digitale di gestione dei visitatori, è possibile tracciare e verificare con precisione l’attività dei visitatori. Rispetto ai registri cartacei, c’è una migliore visibilità e un maggiore controllo su chi si trova nei locali in un determinato momento. Acquisendo e memorizzando le informazioni sui visitatori, questi sistemi possono fornire preziose informazioni sul loro comportamento, tra cui la frequenza con cui vanno e vengono e la durata della loro permanenza.
Gestire e proteggere i dati
In termini di gestione dei dati, le soluzioni digitali per la registrazione dei visitatori possono aiutare a proteggere i dati dei visitatori eliminando la necessità di registri cartacei. Questi fogli di registrazione sono visibili ad altre persone e possono potenzialmente esporre le informazioni degli altri visitatori. Il VMS può aiutarvi a essere conformi ai requisiti e alle normative sulla privacy come il GDPR.
Aumentare la sicurezza e la protezione
Essere tranquilli sapendo di essere in un luogo sicuro con lo screening dei visitatori e le misure in caso di emergenza. Migliorare la sicurezza dei visitatori durante un’evacuazione di massa, prevenendo il panico e avvisando tempestivamente i visitatori per favorire la calma. Dimostrate che la salute e la sicurezza sono una priorità nella vostra azienda, soprattutto durante una pandemia, offrendo opzioni di contactless sign-in per ridurre al minimo il contatto fisico.
Standardizzazione tra le varie sedi
Personalizzate il vostro VMS per riflettere le esigenze delle vostre diverse sedi, fornendo comunque un processo di check-in coerente e un quadro standardizzato per la gestione dei visitatori. Assicuratevi di avere un registro centralizzato delle attività dei visitatori in tutte le sedi, per aiutarvi a soddisfare i requisiti di conformità e di rendicontazione.
Soluzione perfetta
Abbiamo avuto un’esperienza straordinaria con questa applicazione Vizito e ora la utilizziamo in 6 sedi in Europa e forse ci espanderemo su altri siti. Anche il supporto è perfetto e quando il sistema è in funzione non abbiamo più bisogno di assistenza.
Tim C. | Impiegato IT senior, settore trasporti/camion/ferrovieCaratteristiche per migliorare l’esperienza dei visitatori
Tutte queste funzioni del nostro sistema di registrazione dei visitatori sono state concepite per semplificare e rendere più agevole la registro delle presenze dei visitatori.
Notifiche automatiche
Gli host ricevono immediatamente una notifica all’arrivo di un visitatore, in modo che nessuno passi inosservato o non venga seguito.
Screening dei visitatori
Dopo aver ricevuto la notifica, gli host possono anche approvare o rifiutare i visitatori al momento dell’accesso.
Avvisi di emergenza
Avvisate tutti i vostri visitatori in caso di emergenza e tenete traccia di chi si trova sul posto.
Accesso senza contatto
Mantenete la distanza sociale ed evitate la contaminazione incrociata dei dispositivi durante la pandemia.
Stampa di badge
Utilizzate badge stampati per identificare facilmente i visitatori che si trovano nel vostro edificio.
Accordi
Chiedete ai visitatori di firmare gli accordi e le politiche aziendali o di guardare i vostri video istruttivi prima di entrare.
Informativa sulla privacy
Personalizzate la vostra politica sulla privacy e rispettate tutte le norme sulla privacy.
Pre-registrazione
Inviate un invito ai vostri visitatori e consentite loro di pre-registrarsi e completare il modulo in movimento.
Prodotto, servizio e prezzo tutti A+++
Vizito mi ha permesso di pre-registrare gli utenti del mio progetto, i volontari e il personale. Vizito mi permette di tenere al sicuro le persone che utilizzano l’edificio, mi consente di fare un resoconto sull’utilizzo e, in questo periodo senza precedenti di COVID-19, mi permette di tracciare e rintracciare i visitatori fino al minuto. È facilissimo da usare, posso aggiungere e modificare i parametri con estrema facilità e sono riuscito a farlo assomigliare alla nostra app con il marchio, ecc. Ne ho provati altri prima di trovare Vizito e sono molto felice di averlo fatto, non ve ne pentirete.
Robin A. | AMMINISTRATORE DELEGATOIntegrazioni fluide con le tue app preferite
Microsoft Entra ID
Sincronizza rapidamente e facilmente i tuoi colleghi con Microsoft Entra ID.
Webhooks
Collega Vizito ad altri sistemi tramite messaggi automatici.
REST API
Crea le tue integrazioni con l’API di Vizito per una sincronizzazione fluida.
Microsoft Teams
Informa il tuo team istantaneamente con notifiche automatiche tramite Microsoft Teams.
Microsoft Bookings
Ottimizza la gestione degli捕
degli appuntamenti e consenti ai clienti di prenotare facilmente tramite Microsoft Bookings.
Aerohive
Gestisci il Wi-Fi degli ospiti con token temporanei, revocati automaticamente al check-out.
Scopri tutte le integrazioni Vizito →
Tipi di sistemi di gestione dei visitatori
Non tutti i sistemi di gestione dei visitatori sono uguali. La scelta giusta dipende da dove vengono conservati i vostri dati, da quante sedi gestite e da quanto volete che la vostra reception si gestisca in autonomia. Questi sono i tipi principali che vi troverete a confrontare:
I sistemi basati su cloud funzionano come software-as-a-service - non c'è nulla da installare, sono accessibili da qualsiasi browser e il fornitore si occupa di hosting, sicurezza e aggiornamenti. Piattaforme cloud come Vizito sono operative in meno di 10 minuti e si adattano a più sedi.
I sistemi on-premise vengono installati localmente e conservano i dati sui vostri server - massimo controllo, ma servono risorse IT per la manutenzione. Un sistema cloud con hosting europeo e certificazione ISO 27001 soddisfa gli stessi requisiti di conformità senza questo onere.
I chioschi self-service trasformano un tablet alla reception in un punto di accesso autonomo - scoprite il nostro hardware consigliato.
I sistemi senza contatto permettono agli ospiti di effettuare il check-in con il proprio smartphone scansionando un codice QR - senza alcuna superficie condivisa.
I sistemi integrati collegano i dati dei visitatori a controllo accessi, provider di identità e Wi-Fi tramite REST API, webhook e sincronizzazione con Microsoft Entra ID.
Casi d'uso della gestione dei visitatori per settore
L'obiettivo di fondo - sapere con esattezza chi si trova sul posto e per quale motivo - resta lo stesso, ma le priorità cambiano da un settore all'altro.
Sanità e assistenza
Gestite gli orari di visita, verificate gli ospiti e mantenete un registro completo per il controllo delle infezioni e la protezione dei residenti.
Scuole e istruzione
Verificate ogni adulto che entra nell'edificio, segnalate i visitatori non autorizzati e sappiate chi è presente in caso di lockdown o evacuazione.
Uffici e coworking
Usate la pre-registrazione e le notifiche all'host per offrire a clienti, candidati e fornitori un arrivo fluido e in linea con il vostro marchio.
Pubblica amministrazione ed edifici pubblici
Controlli rigorosi dell'identità, confronto con le liste di esclusione e registri a prova di manomissione che lasciano il controllo al vostro personale di sicurezza.
Produzione e logistica
Imponete le istruzioni di sicurezza, bloccate le aree pericolose e gestite appaltatori e autisti con credenziali di accesso a tempo limitato.
Servizi finanziari e di consulenza
Riservatezza, NDA firmati al check-in e una solida documentazione di conformità per le aziende a contatto con i clienti.
Perché il tracciamento dei visitatori è essenziale per sicurezza e conformità
Un registro dei visitatori non è una semplice formalità burocratica - è una componente centrale della sicurezza fisica e della conformità. Un sistema digitale di gestione dei visitatori:
- Crea un audit trail consultabile di ogni ingresso e uscita, sostituendo i registri cartacei facili da smarrire, copiare o falsificare.
- Migliora la preparazione alle emergenze con una panoramica in tempo reale di tutti i presenti - e avvisi a tutti i visitatori con un solo clic.
- Controlla gli accessi tramite screening dei visitatori, approvazione dell'host e confronto con le liste di esclusione prima di concedere l'ingresso.
- Supporta gli obblighi sulla protezione dei dati con raccolta del consenso, periodi di conservazione e funzioni di cancellazione per soddisfare gli obblighi GDPR e NIS2.
Tendenze chiave nella gestione dei visitatori
I sistemi che si stanno affermando nel 2026 hanno in comune alcune caratteristiche da tenere presenti in ogni decisione d'acquisto.
Cloud e mobile-first
L'assenza di infrastruttura locale e il check-in dallo smartphone del visitatore stanno diventando la norma, non un extra premium.
Intelligenza artificiale
L'IA accelera la verifica dell'identità, legge automaticamente i documenti di riconoscimento e individua schemi utili per la pianificazione di personale e spazi.
Senza contatto e biometrico
Un accesso più igienico e fluido ha reso standard il check-in con codice QR e biometrico nelle reception ad alto traffico.
Integrazione più profonda
La gestione dei visitatori non è più un'app a sé stante, ma un livello connesso dell'infrastruttura di controllo accessi e identità dell'edificio.
Sfide e considerazioni
Un sistema di gestione dei visitatori offre il massimo valore quando si pianificano fin dall'inizio alcuni ostacoli tipici:
- Adozione alla reception. Scegliete un sistema davvero semplice e intuitivo, così che personale e visitatori lo usino senza alcuna formazione.
- Protezione dei dati. Stabilite cosa raccogliere, dove viene ospitato e per quanto tempo conservarlo - preferite l'hosting europeo e periodi di conservazione configurabili.
- Connettività e hardware. Assicuratevi che la reception disponga di un Wi-Fi affidabile e dell'hardware giusto, ovvero tablet, supporto e stampante di etichette.
- Scalabilità. Se in futuro potreste aggiungere altre sedi, scegliete un sistema che renda semplice l'attivazione di nuove sedi fin dal primo giorno.
Come scegliere il miglior sistema di gestione dei visitatori
Usate questa checklist quando confrontate i sistemi di gestione dei visitatori:
- Modello di implementazione - cloud per rapidità e bassa manutenzione, on-premise solo se le vostre policy impongono l'hosting locale.
- Funzionalità chiave - accesso senza contatto, pre-registrazione, stampa di badge, notifiche all'host, accordi e avvisi di emergenza.
- Sicurezza e conformità - hosting europeo, certificazione ISO 27001 e controlli di conservazione e consenso conformi al GDPR.
- Integrazioni - verificate se il sistema può collegarsi al vostro controllo accessi, al provider di identità e agli strumenti di calendario.
- Costo totale - puntate su prezzi trasparenti e prevedibili con visitatori illimitati, anziché tariffe per singolo visitatore.
- Supporto e facilità d'uso - una prova rapida e un'assistenza reattiva contano più di un lungo elenco di funzioni.
Domande e risposte
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Cos’è il registro delle presenze dei visitatori?
La registrazione dei visitatori è un processo che aiuta le aziende a tenere traccia delle persone che visitano i loro edifici. L’accoglienza degli ospiti è solo una piccola parte di questo processo, che comprende anche la registrazione dei visitatori, la verifica della loro conformità alle politiche aziendali e la notifica ai dipendenti dell’arrivo dell’ospite.
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Perché è importante il registro delle presenze dei visitatori?
Un registro di presenza dei visitatori può migliorare la sicurezza, la sicurezza e l’efficienza della vostra attività. La reception è la prima linea di difesa contro i visitatori indesiderati. Un registro digitale delle presenze dei visitatori vi assicura la visibilità del flusso di persone nel vostro edificio, implementando molteplici funzioni di sicurezza.
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Quanto tempo occorre per implementare un app per il registro dei visitatori?
Normalmente con Vizito è possibile iniziare in meno di 30 minuti. A seconda della complessità dei requisiti e della configurazione della vostra azienda, questa tempistica può variare. Un altro aspetto importante da considerare è l’acquisizione dell’hardware e del processo di approvazione interno.
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Cosa fa un app per il registro dei visitatori?
Questo app per ilgistra le attività di accesso e uscita e raccoglie i dati in base alle esigenze e ai requisiti aziendali per gli audit e il processo decisionale basato sui dati. Può anche acquisire foto e firme, stampare badge e inviare notifiche a host e visitatori.
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Quali sono i tipi di app per il di registro dei visitatori?
Esistono tre tipi di sistemi di registro delle presenze dei visitatori: analogici con carta e penna, on-premise e basati su cloud. La carta e penna è il vecchio metodo tradizionale di gestione dei visitatori, ma con l’aumento delle normative e dei rischi per la sicurezza, non è più sufficiente a garantire la tranquillità della maggior parte delle aziende. Il software on-premise viene installato localmente sui server aziendali, mentre quello basato sul cloud, come Vizito, è un software offerto come servizio a cui si può accedere via Internet e il cui hosting è gestito dal fornitore. I sistemi basati sul cloud sono più economici e facili da implementare e mantenere.
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Di cosa ho bisogno per gestire un app per il registro dei visitatori?
È necessario un tablet o un computer (Vizito supporta Apple, Android o qualsiasi chiosco basato su browser) e un supporto per tablet per fissare il dispositivo. Se la vostra azienda richiede la stampa di badge, avrete bisogno anche di una stampante di etichette. Per aiutarvi nella scelta dell’hardware, abbiamo elencato il nostro hardware consigliato in questa pagina.
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Cosa cercare in un app per il registro dei visitatori?
È necessario ricercare sempre le seguenti caratteristiche essenziali: Accesso senza contatto, opzioni di personalizzazione del layout, pre-registrazione, acquisizione di foto, stampa di badge, notifiche all’host, firma presenza su tablet e misure di emergenza.
App per il registro dei visitatori PDF
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Recensioni dei clienti
4.9 / 5 · Basato su 234 recensioni verificate
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