5 façons dont les systèmes de gestion des visiteurs permettent de gagner du temps et d'améliorer l'efficacité

En tant que chef d’entreprise, vous êtes constamment à la recherche de moyens d’optimiser votre lieu de travail et de rester en tête dans un environnement concurrentiel. Un système de gestion des visiteurs (VMS) est un élément crucial qui peut grandement améliorer l’efficacité et la sécurité de votre entreprise.

Les systèmes de gestion des visiteurs offrent de nombreux avantages, notamment des solutions permettant de gagner du temps et un contrôle d’accès intégré. Ces systèmes peuvent transformer l’efficacité de votre bureau, depuis les notifications automatisées des visiteurs jusqu’à la gestion sécurisée et le suivi des visiteurs.

Dans cet article de blog, nous allons examiner cinq façons dont un système de gestion des visiteurs peut vous être bénéfique, à vous et à votre entreprise, en montrant pourquoi il s’agit d’un investissement précieux pour améliorer l’efficacité et la sécurité du lieu de travail. Continuez à lire pour découvrir comment l’adoption de ces solutions innovantes peut propulser votre entreprise vers de nouveaux sommets.

1. Processus d’enregistrement simplifié
2. Enregistrement sans contact
3. Notifications automatisées aux visiteurs
4. Suivi des visiteurs
5. Contrôle d’accès intégré

1. Processus d’enregistrement simplifié

Les systèmes de gestion des visiteurs permettent aux entreprises de remplacer les registres papier encombrants par un processus d’enregistrement numérique transparent, réduisant ainsi considérablement le temps nécessaire aux visiteurs pour s’enregistrer. Les visiteurs peuvent saisir leurs informations sans effort, soit par l’intermédiaire d’un kiosque en libre-service intuitif, soit par une méthode sans contact, telle que le balayage d’un code QR.

À leur arrivée, un message automatisé est rapidement envoyé à leur hôte, qui peut alors les accueillir dans la zone de réception. Ce processus rationalisé permet non seulement de réduire les temps d’attente, mais aussi de créer une première impression impeccable pour vos invités , qui se sentent ainsi valorisés et bien accueillis.

Pendant ce temps, votre personnel de réception peut se concentrer sur d’autres tâches essentielles, telles que l’accueil chaleureux des clients et la satisfaction de leurs besoins. Avec un VMS, vous pouvez encore améliorer le processus d’enregistrement :

• Pré-enregistrez vos invités en leur envoyant une invitation contenant les détails de leur visite, y compris un code QR unique qu’ils pourront scanner à leur arrivée.
• Personnalisez les formulaires d’enregistrement en fonction de vos besoins spécifiques, en vous assurant de recueillir toutes les informations nécessaires.
• Permettre aux visiteurs de scanner rapidement leurs documents d’identité, que le système peut ensuite utiliser pour remplir automatiquement le formulaire d’enregistrement, ce qui permet de gagner du temps et de réduire les erreurs.
• Imprimez instantanément des badges visiteurs comportant la photo du visiteur, son nom et d’autres informations pertinentes, ce qui permet au personnel d’identifier et de gérer facilement les visiteurs dans les locaux.

2. Enregistrement sans contact

En réponse à la pandémie de COVID-19, les systèmes de gestion des visiteurs ont évolué pour intégrer des options d’enregistrement sans contact, offrant ainsi aux visiteurs une expérience plus sûre et plus efficace.

L’une des méthodes les plus répandues, comme indiqué précédemment, est l’utilisation de codes QR uniques. Lors de la préinscription, les visiteurs reçoivent leur code personnalisé par courrier électronique ou par SMS. À leur arrivée, il leur suffit de scanner ce code à la borne ou à la tablette désignée, qui les enregistre automatiquement sans contact physique. Outre les codes QR, les applications mobiles et la technologie de reconnaissance faciale constituent d’autres options d’enregistrement sans contact.

L’adoption de ces caractéristiques innovantes permet non seulement de renforcer les mesures de sécurité, mais aussi de rendre l’expérience des visiteurs plus transparente et plus agréable, ce qui laisse une impression durable à vos invités. En mettant en place une option d’enregistrement sans contact, vous montrez l’engagement de votre entreprise à donner la priorité au bien-être de vos visiteurs et de vos employés.

3. Notifications automatisées aux visiteurs

Un visiteur s’enregistre et, grâce à la magie de la technologie, votre personnel est instantanément informé de son arrivée. Le système peut envoyer des alertes automatiques par courriel, SMS, Slack ou toute autre plateforme de communication intégrée. Cette communication en temps réel permet non seulement de réduire le temps d’attente des visiteurs, mais aussi de rationaliser l’ensemble du processus d’enregistrement, faisant de votre lieu de travail une machine bien huilée.

Mais ce n’est pas tout : grâce à cette fonction fantastique, votre réceptionniste n’a plus besoin de passer des appels téléphoniques ou d’envoyer des messages manuellement. Encore une fois, du temps gagné pour votre personnel de réception.

4. Suivi des visiteurs

Vous pouvez dire adieu à l’époque où l’on cherchait des informations sur les visiteurs dans des piles de registres papier ou des feuilles de calcul éparses. Les systèmes de gestion des visiteurs enregistrent et stockent numériquement les données relatives aux visiteurs, ce qui présente plusieurs avantages :

• Grâce aux données sur les visiteurs en temps réel, vous pouvez suivre l’activité des visiteurs et savoir qui se trouve dans votre entreprise à tout moment, ce qui renforce la sécurité et permet de réagir efficacement en cas d’urgence.
• Vous pouvez générer des rapports détaillés sur l’historique des visiteurs et les analyses en un rien de temps, aidant ainsi votre entreprise à prendre des décisions plus éclairées.
• Grâce à un accès facile à toutes les informations relatives aux visiteurs, vous pouvez effectuer des audits ou examiner les données relatives aux visiteurs avec facilité et rapidité.
• En stockant de manière sécurisée les données des visiteurs sous forme numérique, vous garantissez la conformité avec les règlements sur la protection des données tels que le GDPR.
• En remplaçant les méthodes manuelles de suivi des visiteurs par un système automatisé, vous améliorez l’efficacité globale du travail.

5. Contrôle d’accès intégré

Les systèmes de gestion des visiteurs peuvent facilement s’intégrer à vos systèmes de contrôle d’accès existants, offrant un processus d’entrée et de sortie sans heurts pour les visiteurs tout en améliorant la sécurité globale du bâtiment. Cette connexion transparente permet de maintenir un processus robuste de gestion des visiteurs, tout en améliorant l’efficacité du lieu de travail.

Lorsqu’un visiteur s’enregistre, le système intégré peut lui accorder automatiquement l’accès à des zones spécifiques du bâtiment en fonction de son rendez-vous ou de l’objet de sa visite. Ce niveau de contrôle garantit que les invités ne peuvent entrer que dans les zones autorisées, ce qui renforce efficacement la sécurité globale. Il minimise également la nécessité de gérer manuellement les clés ou les badges physiques, ce qui peut prendre du temps et s’avérer moins sûr.

En outre, grâce à un système unifié, il est plus facile de contrôler l’activité des visiteurs et de réagir rapidement en cas de violation de la sécurité ou d’urgence. Ce processus rationalisé contribue également à améliorer l’expérience des visiteurs, car il élimine la confusion ou les retards liés à l’accès, ce qui permet aux visiteurs de se concentrer sur l’objectif de leur visite.

Pour en savoir plus sur l’amélioration de la sécurité sur votre lieu de travail, consultez nos articles sur la sécurité sur le lieu de travail, l’amélioration de la sécurité avec un VMS, comment améliorer la sécurité dans votre entreprise alimentaire, et les tactiques en matière de politique des visiteurs.

Comme vous pouvez le constater, les systèmes de gestion des visiteurs peuvent être bénéfiques à votre entreprise à bien des égards, en vous faisant gagner du temps tout en améliorant l’efficacité et la sécurité du lieu de travail. L’adoption de ces solutions innovantes peut propulser votre entreprise vers de nouveaux sommets. Êtes-vous prêt à vous enregistrer pour l’avenir ?

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