7 idées simples pour améliorer votre espace de réception

Écrit par Pieter-Jan / à Nov 18, 2022

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7 secondes…

Selon la science, c’est le temps qu’il faut aux gens pour se faire une première impression. En tant qu’entreprise, cela signifie que vous n’avez pas beaucoup de temps pour impressionner vos visiteurs. Ces idées pour votre espace d’accueil vous aideront à tirer le meilleur parti de ces 7 secondes.

Un client potentiel visite votre entreprise pour la première fois. Lorsqu’il entre dans votre zone d’accueil, il regarde autour de lui pendant un moment pour s’imprégner de l’environnement. Puis il se dirige vers la réception, où un réceptionniste aide d’autres clients. 7 secondes se sont écoulées.

Impossible de laisser une impression professionnelle, amicale et moderne dans ce court laps de temps ? Non, ce n’est pas possible. Ces petits changements simples apportés à votre espace de réception vous mèneront loin.

Comment faire en sorte que votre espace d’accueil soit fonctionnel et moderne, et fasse une bonne impression sur vos visiteurs ?

Continuez à lire pour en savoir plus ou sélectionnez un conseil spécifique:.

  1. Rangement
  2. Ajouter du vert
  3. Utiliser un système de gestion des visiteurs
  4. Investir dans du mobilier confortable
  5. Offrir une boisson
  6. Supprimez les magazines et remplacez-les par des livres de table basse
  7. Montrez votre marque


Qu’est-ce qu’un espace de réception ?

Avant de nous plonger dans ces 7 façons de faire de votre espace de réception un espace cool, il est important de savoir exactement de quel(s) espace(s) nous parlons.

Une zone d’accueil est la partie de votre espace de bureau utilisée pour accueillir les visiteurs, ainsi que pour leur fournir un coin salon où ils peuvent attendre leur hôte.

La taille de cet espace est généralement proportionnelle à la taille de l’entreprise. Les coûts que vous êtes prêt à investir pour aménager votre zone de réception en dépendent également.

Les éléments essentiels d’une zone de réception sont les suivants :

  • Un bureau d’accueil
  • des chaises confortables pour le(s) réceptionniste(s)
  • Des sièges confortables pour les invités
  • Une table pour les livres de salon ou pour que les visiteurs puissent poser leurs affaires en attendant.

Espace de réception fonctionnel





1. Rangement

Moins, c’est plus : cette règle d’or s’applique également à votre espace de réception. Nous ne saurions trop insister sur le fait que votre espace d’accueil est la carte de visite de votre entreprise. Un premier coup d’œil fournit à votre visiteur une foule d’informations.

Avez-vous un petit espace d’accueil encombré de meubles et de décorations inutiles, ou est-ce un bel espace soigné, meublé de manière fonctionnelle, où vous utilisez au mieux l’espace disponible et la lumière du jour ?

Il va sans dire que votre espace de réception doit être propre et bien rangé. Des recherches ont montré que les espaces désordonnés peuvent entraîner la dépression et la fatigue et que les personnes vivant dans un environnement désordonné peuvent avoir des difficultés à se concentrer.

Le message est clair : nettoyer votre comptoir, dépoussiérer les tables basses et placer tous les oreillers de manière ordonnée ne vous prend que quelques minutes, mais cela peut faire une différence substantielle.


Une réception moderne et propre





2. Ajoutez du vert

La science l’a prouvé : les plantes d’intérieur vous font vous sentir mieux. Une étude de la NASA a montré que les plantes éliminent 87 % des toxines de l’air en 24 heures en transformant le dioxyde de carbone en oxygène.

Mais ce n’est pas tout. Les plantes égayent votre espace de réception tout en apportant la tranquillité d’esprit. Et c’est exactement ce que vous voulez : que vos visiteurs soient détendus.


Plantes vertes zone de réception réceptionniste appelant





3. Utiliser un système de gestion des visiteurs

Une fois que vous avez créé le cadre idéal, il est temps de se pencher sur l’expérience des visiteurs. Un moyen parfait de donner une impression professionnelle et moderne à vos visiteurs est d’utiliser un système de gestion des visiteurs.

Remplir un registre papier peut sembler un petit effort pour vos invités, mais à l’heure de l’automatisation et de la confidentialité des données, vous ne faites plus bonne impression avec un système aussi désuet. Avec une solution numérique pour l’enregistrement des visiteurs, vous dépasserez les attentes de vos invités.

Il leur suffit de s’inscrire sur une tablette, et un message est immédiatement envoyé à leur hôte. Parmi les autres avantages, citons la suppression des files d’attente à votre réception. Pendant ce temps, votre réceptionniste peut se concentrer sur les tâches qui comptent vraiment : offrir une excellente expérience aux clients.

Vizito offre un système complet de gestion des visiteurs qui rend votre réception plus intelligente. Un système de gestion des visiteurs intelligent est le meilleur moyen de garantir la sécurité tout en impressionnant vos visiteurs.

Pour découvrir comment un système de gestion des visiteurs peut vous aider à améliorer votre accueil, vous pouvez essayer Vizito pour un essai de 14 jours. Parlez-nous ou réservez une démonstration pour découvrir tous les avantages.



4. Investissez dans un mobilier confortable

Si vos visiteurs doivent attendre leur hôte dans la zone de réception, autant rendre leur attente agréable. Une zone de réception confortable contribue à rendre les invités heureux et détendus.

Un bon mobilier est essentiel à cet égard. N’optez pas seulement pour un look attrayant, mais pensez aussi au confort. Vous ne voulez pas que vos visiteurs quittent votre entreprise avec des maux de dos et de tête. En prêtant attention à l’ergonomie, vous montrez que votre entreprise s’engage en faveur de la santé et de la sécurité.

Il est donc important de tester vous-même le mobilier avant de l’utiliser : pouvez-vous vous y asseoir confortablement pendant 30 minutes sans trop vous enfoncer dans les coussins ?

Quelques conseils supplémentaires :

  • La lumière. Utilisez au mieux la lumière naturelle. S’il n’y en a pas, trouvez un bon équilibre entre les lampes blanches et jaunes pour imiter la lumière naturelle.
  • La musique : rien de tel que la musique pour se mettre de bonne humeur, et cela vaut aussi pour votre espace de réception. La musique peut réduire le stress et la douleur et améliorer les capacités cognitives et motrices, mais surtout, la musique crée une atmosphère agréable. En outre, la musique affecte notre perception du temps. Donc, si vous êtes inquiet parce que vos invités doivent attendre un certain temps, la musique pourrait bien être la solution.

mobilier de réception confortable





5. Offrir une boisson

Qu’est-ce qui vous donne une sensation plus chaleureuse qu’une tasse de café ? Il est toujours agréable d’offrir à vos visiteurs une boisson et une collation. Cela les met à l’aise et montre que votre entreprise se soucie d’eux.

Si vous avez une grande entreprise avec de nombreux visiteurs, il n’est pas toujours possible de les servir tous. La solution idéale est un bar en libre-service, où les visiteurs peuvent prendre leur propre tasse de café ou de thé, un en-cas ou un fruit en attendant.



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Lorsqu’il s’agit de faire une bonne impression sur les visiteurs, une belle réception vous apportera beaucoup. Mais votre réceptionniste a également un rôle clé à jouer. Découvrez les compétences essentielles dont un réceptionniste a besoin pour faire briller votre entreprise.



6. Oubliez les magazines, utilisez plutôt des livres de table à café

Si vous avez encore des magazines qui traînent dans votre salle de réception, c’est le moment de les jeter. Les magazines frottés et cornés n’ont pas seulement l’air triste et désordonné, ils donnent à vos invités le message que vous ne voulez pas faire beaucoup d’efforts pour eux.

Au lieu de journaux et de magazines, investissez dans de beaux livres de salon. Ils ont l’air plus chic, sont plus durables, plus intéressants et ne s’usent pas en quelques semaines.

Les livres de table à café vous donnent également l’occasion de transmettre un certain message ou de refléter la philosophie de votre entreprise. Faites-en bon usage en choisissant des livres qui correspondent à votre marque.



7. Affichez votre marque

Votre espace d’accueil est la carte de visite de votre entreprise, et vous pouvez prendre cela très littéralement. Votre espace d’accueil doit refléter l’identité et la marque de votre organisation. Si ce n’est pas le cas, vos visiteurs risquent d’être déconcertés.

Imaginez, par exemple, que vous venez d’avoir une réunion dans une entreprise où les couleurs de la maison sont le rouge et le blanc. Vous seriez mal à l’aise si le bureau d’accueil de cette même entreprise était peint en vert. Autre exemple : un registre des visiteurs en papier à la réception d’une entreprise qui se veut innovante.

Pour éviter cela, il est important de créer des repères visuels qui communiquent votre marque et montrent votre identité. Voici quelques moyens d’y parvenir :

  • Mettre des articles de marque sur le comptoir et les tables.
  • peindre les murs aux couleurs de votre entreprise
  • Afficher le logo de votre entreprise sur des écrans
  • Utiliser votre logo dans votre système de gestion des visiteurs](/branding/)


Avec ces conseils, vous êtes sur la bonne voie. Vous avez maintenant une idée des caractéristiques importantes d’une zone d’accueil. Si vous suivez nos conseils, vous êtes assuré de donner une première impression professionnelle et agréable à tous vos invités. Avec quelles idées allez-vous commencer ?



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Vous avez d’autres questions? Voici les 7 questions les plus courantes sur la gestion numérique des visiteurs - et nos réponses.

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