Les 10 principales compétences des réceptionnistes (requises en 2022).

Écrit par Jill / à May 16, 2022

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Votre réception est le visage de votre entreprise. Le réceptionniste est par définition la première personne de votre organisation qu’un visiteur rencontre en personne. Il va sans dire que ce premier contact est de la plus haute importance : il est déterminant pour la première impression que les gens se font de votre entreprise.

La responsabilité de votre réceptionniste est donc considérable. Un sourire fait du bien, mais le travail d’un réceptionniste est bien plus que cela. Il est donc essentiel qu’il ait d’excellentes compétences.

Après deux années dominées par le coronavirus, les postes de réceptionnistes sont à nouveau en hausse. La plupart des réceptionnistes sont des femmes : l’année dernière, 85 % des candidats aux postes de réceptionnistes étaient des femmes.

Si vous cherchez du personnel pour votre réception, vous devez être attentif à certaines compétences. Quelles sont les qualités que doit posséder un bon réceptionniste pour faire briller votre entreprise ?



10 qualités d’un bon réceptionniste

Une bonne première impression et une organisation qui fonctionne bien : tel est l’objectif d’un bon réceptionniste. Voici un aperçu des compétences que tout réceptionniste devrait posséder.

  • La communication
  • Multitâches
  • Aptitudes sociales
  • Organisation
  • Compétences techniques
  • Résistance au stress
  • Résolution de problèmes
  • Empathie
  • Fiabilité
  • Gestion des visiteurs

Compétences de réceptionniste



1. Communication

Les réceptionnistes sont toujours en contact avec les gens, que ce soit par téléphone, par courriel ou en personne. De bonnes aptitudes à la communication figurent donc en tête de la liste des qualités souhaitables. Un bon réceptionniste est capable de transmettre clairement des informations, de parler clairement et suffisamment fort, et de maîtriser l’art de la communication non verbale.


2. Multitâches

Les jours de grande affluence, le téléphone de la réception ne cesse de sonner. Pendant ce temps, les gens attendent peut-être d’être accueillis personnellement. Des rendez-vous sont à prendre, des messages à transmettre et des tâches administratives à accomplir.

Un réceptionniste doit constamment jongler avec toutes sortes de tâches. Il est important qu’il puisse passer d’une tâche à l’autre sans problème, tout en tenant compte des besoins de chacun et en évitant d’être lui-même débordé ou frustré.


3. Compétences sociales

Il va sans dire qu’un réceptionniste doit également posséder un certain nombre de compétences sociales pour établir des relations avec les clients, les collègues et les visiteurs. Une mauvaise expérience à la réception peut laisser une impression négative en un rien de temps. Accueillir les clients chaleureusement et avec le sourire est donc une tâche essentielle.


4. Organisation

Dans un immeuble de bureaux, la réception est souvent l’endroit le plus soigné. Et il devrait en être ainsi. Un bureau rempli de paperasse fait non seulement mauvaise impression sur les visiteurs, mais il est aussi le prélude à des problèmes : les documents se perdent facilement et les données qui traînent constituent une violation des règles de protection des données.

Le réceptionniste idéal est donc très organisé. Il doit être capable de retrouver instantanément des dossiers et des numéros de téléphone. Un espace de travail bien rangé est indispensable.


5. Compétences techniques

Les systèmes téléphoniques complexes, le courrier électronique, les programmes de traitement de texte et les photocopieuses n’ont aucun secret pour la plupart des réceptionnistes. Mais dans un monde où tout le monde se met au numérique, être au fait des dernières technologies est un atout majeur. Systèmes de gestion des salles, de stationnement intelligent et d’enregistrement des visiteurs : les réceptionnistes doivent tout connaître.


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6. Résistance au stress

Les réceptionnistes doivent avoir des nerfs d’acier. Ils doivent souvent travailler sous une forte pression, car ils doivent gérer plusieurs tâches et visiteurs en même temps. Pendant qu’ils effectuent leurs tâches, ils sont souvent interrompus par des personnes demandant des informations, par un appel téléphonique ou par un nouveau visiteur, puis ils retournent à leur travail. Ils doivent pourtant rester calmes et concentrés.


Réceptionniste résistant au stress



7. Résolution des problèmes

Un client insatisfait, un rendez-vous manqué, un visiteur souffrant… Des dizaines de problèmes peuvent survenir chaque jour. C’est le travail du réceptionniste de rester calme et de trouver une solution. Dans les situations d’urgence, les réceptionnistes sont aussi souvent les premières personnes qui doivent réagir et décider de ce qu’il faut faire.


8. Empathie

De temps à autre, chaque organisation est confrontée à un visiteur mécontent, stressé ou frustré. Pour mettre ces visiteurs à l’aise, les réceptionnistes doivent les écouter, être calmes et empathiques, et essayer de ne pas nier le problème.


9. Fiabilité

Comme les réceptionnistes sont en contact avec presque tous les clients et employés, il est très important que vous puissiez compter sur eux. Aucune entreprise ne peut se permettre qu’un appel téléphonique reste sans réponse ou qu’un visiteur attende à une réception vide.

Un réceptionniste doit être capable de travailler de manière autonome, d’être ponctuel, de revenir à l’heure de ses pauses, d’assumer des responsabilités et de résoudre les problèmes qui se présentent.


10. Gestion des visiteurs

Les réceptionnistes sont en grande partie responsables de la gestion des visiteurs. Ils doivent garder un œil sur les personnes qui entrent dans le bâtiment afin de garantir la sécurité. L’enregistrement des visiteurs et le suivi de leurs dossiers font également partie de leurs tâches.

En 2022, de nombreuses entreprises utilisent un logiciel d’enregistrement des visiteurs. En automatisant l’enregistrement des visiteurs et la gestion de leurs données, les réceptionnistes peuvent se concentrer sur leurs nombreuses autres tâches, comme assurer un accueil chaleureux et créer une première impression positive.

Ici vous pouvez lire comment vous pouvez commencer l’enregistrement numérique des visiteurs en moins de 30 minutes.



Comment améliorer les compétences d’un réceptionniste

Vous êtes à la recherche d’un emploi de réceptionniste ? Il y a plusieurs choses que vous pouvez faire pour améliorer vos compétences et devenir une excellente réceptionniste.


1. Entraînez vos compétences en communication

La communication étant essentielle pour un réceptionniste, il est important d’entraîner vos compétences en communication chaque fois que possible. Pratiquez votre écoute active au téléphone, en prêtant attention à ce que dit votre interlocuteur et en résumant ces informations. Vous pouvez également pratiquer votre communication lors de réunions avec d’autres personnes.


2. Travailler le professionnalisme

Les réceptionnistes doivent maintenir leur professionnalisme tout au long de la journée. Une bonne façon de le faire est de communiquer au même niveau professionnel avec toutes les personnes que vous rencontrez. Par exemple, accueillez le facteur avec la même courtoisie qu’un cadre de votre entreprise.


Réceptionniste sourire social



3. Prenez des notes

Lorsque vous prenez des notes et que vous documentez tout, vous êtes mieux organisé et vous vous concentrez davantage sur les détails.


4. Travailler sur la fiabilité

Les réceptionnistes doivent toujours être à leur bureau pour accueillir les clients, répondre aux appels téléphoniques et effectuer d’autres tâches. Faites de la fiabilité une priorité en vous assurant que vous êtes toujours disponible pour aider.

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Vous avez d’autres questions ? Voici les 7 questions les plus courantes sur la gestion numérique des visiteurs - et nos réponses.

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