Hébergé en Europe
Certifié ISO 27001
RGPD conforme
Pas de carte de crédit nécessaire
May 28, 2026
Mettre en place une politique visiteurs : mode d'emploi [modèle gratuit]
Système de gestion des visiteurs
Vizito est le système de gestion des visiteurs qui sécurise et digitalise votre accueil : un logiciel de gestion des visiteurs complet pour un lieu de travail sûr, conforme et productif qui accueille chaleureusement vos invités.
De la confiance de plus de 2.000 entreprises dans 80 pays
Vizito, un système de gestion des visiteurs hautement personnalisable
Vizito est un système de gestion des visiteurs basé sur le cloud pour les bureaux, les écoles, les installations logistiques, les sites de construction, et à travers beaucoup d’autres industries. Notre application d’ouverture de session peut être adaptée aux besoins et exigences spécifiques d’une entreprise ou d’une organisation. Vous pouvez configurer des paramètres tels que les champs à saisir, l’impression des badges, les accords, la politique de confidentialité, la capture de photos, et plus encore.
Notre application d’enregistrement des visiteurs est personnalisable et vous donne la possibilité de la personnaliser pour qu’elle représente pleinement votre marque. Vous pouvez ajouter votre logo et choisir les couleurs de votre marque pour créer un aspect professionnel et cohérent, ce qui peut aider à faire une bonne première impression sur les visiteurs.
Comment fonctionne notre système de gestion des visiteurs
Remplacez le processus d’inscription au stylo et au papier par un système numérique qui automatise la plupart des tâches liées à la gestion des visiteurs. L’enregistrement des visiteurs à l’aide d’une tablette ou d’un code QR est beaucoup plus rapide et efficace, en particulier avec la fonction de pré-enregistrement.
Le visiteur s’identifie lui-même à l’aide de l’appareil (ou par le biais de l’identification sans contact), remplit le formulaire, signe les accords et réclame le badge imprimé.
L’hôte (l’employé) est instantanément informé de l’arrivée du visiteur par e-mail, SMS, Teams ou Slack.
En peu de temps, l’invité est chaleureusement accueilli par son hôte.
Le visiteur se déconnecte en recherchant son nom sur le système et remplit éventuellement un questionnaire de satisfaction.
Réimaginez votre processus de gestion des visiteurs
Vizito transformera votre espace d’accueil en une réception de bureau moderne. Certains craignent que les systèmes numériques d’enregistrement des visiteurs ne remplacent les réceptionnistes ou ne compliquent à l’excès le processus d’enregistrement, mais il s’agit là de mythes. Les réceptionnistes ont une lourde charge de travail et l’automatisation des tâches répétitives leur permettra d’accorder la priorité à un accueil chaleureux et à l’aide aux questions. Nos clients reçoivent souvent des compliments sur la facilité et l’intuitivité de l’utilisation de Vizito par leurs visiteurs. En même temps, vous pouvez suivre vos visiteurs et prendre des décisions basées sur des données afin d’améliorer l’expérience globale des visiteurs avec un minimum d’effort.
Le système de gestion des visiteurs de Vizito
Un système de gestion des visiteurs (VMS) est un outil qui assure la sécurité des lieux de travail en suivant les personnes qui entrent et sortent des locaux. Avec Vizito, ce logiciel de gestion des visiteurs remplace le registre papier par une application de signature numérique : une première impression remarquable et un accueil bien plus simple à gérer.
Notre système de gestion des visiteurs va plus loin : vue d’ensemble en temps réel, notifications à l’hôte, alertes d’urgence, intégrations métier et bien plus encore. Pour découvrir concrètement comment un logiciel de gestion des visiteurs fait gagner du temps au quotidien, consultez notre guide dédié.
Qui devrait utiliser un système de gestion des visiteurs ?
Toute organisation qui reçoit des visiteurs peut bénéficier d’un système numérique d’enregistrement des visiteurs. On pense souvent à tort que ce système est réservé aux grandes entreprises. Cette solution permet au visiteur et à l’entreprise de gagner du temps, ce qui en fait un outil utile pour les petites et moyennes entreprises disposant de ressources limitées. Chez Vizito, nos niveaux d’abonnement dépendent du nombre de visiteurs que vous accueillez dans votre établissement chaque mois.
Si vous ne savez pas si c’est le bon choix pour vous, lisez la suite pour en savoir plus sur les avantages, le fonctionnement et les principales caractéristiques.
Quels sont les avantages d’un système de gestion des visiteurs ?
Gagner du temps
Facilitez le processus d’ouverture de session pour toutes les personnes concernées. Votre personnel peut consacrer son temps et son énergie à des tâches à plus forte valeur ajoutée, tandis que vos visiteurs sont toujours accueillis dans votre bureau de manière exceptionnelle. En numérisant le flux de travail, ces systèmes peuvent rationaliser le processus d’enregistrement et éliminer la nécessité d’une saisie manuelle des données, ce qui réduit les temps d’attente pour les visiteurs.
Bonne première impression
Impressionnez vos visiteurs dès leur entrée avec une expérience d’enregistrement transparente sur une application d’enregistrement moderne qui reflète l’identité de votre marque. Avec un VMS, les visiteurs peuvent se préenregistrer avant d’arriver, de sorte qu’ils savent à quoi s’attendre lorsqu’ils arrivent sur le site. Une fois sur place, ils peuvent s’enregistrer facilement à l’aide d’un kiosque en libre-service ou d’une tablette. Le processus est rapide et efficace, ce qui permet aux visiteurs de gagner du temps et de s’épargner des tracas, tout en s’assurant qu’ils se sentent bien accueillis et appréciés.
Gagner en visibilité
Avec un système numérique de gestion des visiteurs, vous pouvez suivre et contrôler avec précision l’activité des visiteurs. Par rapport aux carnets de bord papier, il y a une meilleure visibilité et un meilleur contrôle sur les personnes présentes dans les locaux à un moment donné. En capturant et en stockant les informations relatives aux visiteurs, ces systèmes peuvent fournir des indications précieuses sur le comportement des visiteurs, notamment sur la fréquence de leurs allées et venues et sur la durée de leur séjour.
Protéger les données
En termes de gestion des données, les solutions numériques d’enregistrement des visiteurs peuvent contribuer à protéger les données des visiteurs en éliminant le besoin de registres papier. Ces feuilles d’enregistrement sont visibles par d’autres personnes et peuvent potentiellement exposer les informations de vos autres visiteurs. Le VMS peut vous aider à vous conformer aux exigences et aux réglementations en matière de protection de la vie privée telles que le GDPR.
Augmenter la sécurité
Soyez à l’aise en sachant que vous êtes dans un lieu sécurisé grâce au contrôle des visiteurs et aux mesures en cas d’urgence. Améliorer la sécurité des visiteurs lors d’une évacuation massive en évitant la panique et en alertant rapidement les visiteurs pour favoriser le calme. Montrez que la santé et la sécurité sont une priorité dans votre entreprise, en particulier en cas de pandémie, en proposant des options de signature sans contact pour minimiser le contact physique.
Standardiser tous les sites
Personnalisez votre VMS pour qu’il réponde aux besoins de vos différents sites tout en offrant un processus d’enregistrement cohérent et un cadre normalisé pour la gestion des visiteurs. Assurez-vous de disposer d’un enregistrement centralisé de l’activité des visiteurs sur l’ensemble des sites afin de répondre aux exigences en matière de conformité et d’établissement de rapports.
Une solution parfaite
Nous avons une expérience extraordinaire avec cette application Vizito et nous l’utilisons maintenant dans 6 sites en Europe et nous allons peut-être l’étendre à d’autres sites. L’assistance est également parfaite et lorsque le système fonctionne, nous n’avons plus besoin d’assistance.
Tim C. | Employé senior en informatique, Industrie des transports, du camionnage et des chemins de ferFonctionnalités pour une meilleure expérience des visiteurs
Toutes les fonctionnalités de notre système d’enregistrement des visiteurs sont conçues pour rendre la gestion des visiteurs plus simple et plus facile pour vous.
Notifications automatiques
Les hôtes reçoivent instantanément une notification à l’arrivée d’un visiteur, de sorte que personne ne passe inaperçu ou n’est laissé sans surveillance.
Contrôle des visiteurs
Après avoir reçu une notification, les hôtes peuvent également approuver ou rejeter les visiteurs lors de la connexion.
Alertes d'urgence
Alertez tous vos visiteurs en cas d’urgence et gardez une trace des personnes présentes sur le site.
Ouverture de session sans contact
Maintenez une distance sociale et évitez la contamination croisée des appareils pendant la pandémie.
Impression de badges
Utilisez des badges imprimés pour identifier facilement les visiteurs qui se trouvent dans votre bâtiment.
Accords
Demandez aux visiteurs de signer les accords et les politiques de l’entreprise ou de regarder vos vidéos d’instruction avant d’entrer.
Politique de confidentialité
Personnalisez votre propre politique de confidentialité et respectez toutes les réglementations en la matière.
Préinscription
Envoyez une invitation à vos visiteurs et permettez-leur de s’inscrire à l’avance et de remplir le formulaire sur place.
Produit, service et prix tous A+++
Vizito m’a permis de pré-enregistrer les utilisateurs de mon projet ainsi que mes bénévoles et mon équipe. Vizito me permet d’assurer la sécurité des personnes qui utilisent le bâtiment, de faire des rapports sur l’utilisation et, en cette période sans précédent de COVID-19, de suivre et de tracer les visiteurs à la minute près. Il est extrêmement facile à utiliser, je peux ajouter et modifier des paramètres très facilement et j’ai pu le faire ressembler à notre propre application avec la marque, etc. J’ai essayé quelques autres logiciels avant de trouver Vizito et j’en suis très heureux, vous ne regretterez pas de l’avoir utilisé.
Robin A. | PDGIntégrations fluides avec vos applications préférées
Microsoft Entra ID
Synchronisez rapidement et facilement vos collègues avec Microsoft Entra ID.
Webhooks
Connectez Vizito à d’autres systèmes via des messages automatiques.
REST API
Créez vos propres intégrations avec l’API de Vizito pour une synchronisation fluide.
Microsoft Teams
Informez votre équipe instantanément avec des notifications automatiques via Microsoft Teams.
Microsoft Bookings
Simplifiez la gestion des rendez-vous et permettez aux clients de réserver facilement via Microsoft Bookings.
Aerohive
Gérez le Wi-Fi des invités avec des jetons temporaires, révoqués automatiquement à la déconnexion.
Découvrez toutes les intégrations Vizito →
Les différents types de systèmes de gestion des visiteurs
Tous les systèmes de gestion des visiteurs ne se ressemblent pas. Le bon choix dépend de l'endroit où vos données sont stockées, du nombre de sites que vous exploitez et du degré d'autonomie que vous souhaitez donner à votre accueil. Voici les principaux types que vous serez amené à comparer :
Les systèmes basés sur le cloud fonctionnent en mode logiciel-service (SaaS) - rien à installer, accessibles depuis n'importe quel navigateur, le fournisseur prenant en charge l'hébergement, la sécurité et les mises à jour. Des plateformes cloud comme Vizito sont opérationnelles en moins de 10 minutes et s'étendent à plusieurs sites.
Les systèmes sur site (on-premise) sont installés localement et stockent les données sur vos propres serveurs - un contrôle maximal, mais vous avez besoin de ressources informatiques pour la maintenance. Un système cloud avec hébergement européen et certification ISO 27001 répond aux mêmes exigences de conformité sans cette charge.
Les bornes en libre-service transforment une tablette à l'accueil en point d'enregistrement autonome - découvrez notre matériel recommandé.
Les systèmes sans contact permettent à vos invités de s'enregistrer avec leur propre smartphone en scannant un code QR - sans aucune surface partagée.
Les systèmes intégrés relient les données des visiteurs au contrôle d'accès, aux fournisseurs d'identité et au Wi-Fi via une API REST, des webhooks et la synchronisation Microsoft Entra ID.
Cas d'usage de la gestion des visiteurs par secteur
La mission essentielle - savoir précisément qui se trouve sur place et pour quelle raison - reste la même, mais les priorités évoluent selon le secteur.
Santé et soins
Encadrez les heures de visite, contrôlez les invités et tenez un registre complet pour la prévention des infections et la protection des résidents.
Écoles et éducation
Vérifiez chaque adulte qui entre dans le bâtiment, signalez les visiteurs non autorisés et voyez qui est présent en cas de confinement ou d'évacuation.
Bureaux et coworking
Misez sur la préinscription et les notifications à l'hôte pour offrir à vos clients, candidats et prestataires une arrivée fluide et à votre image.
Administrations et bâtiments publics
Contrôles d'identité stricts, vérification par rapport aux listes d'exclusion et registres infalsifiables qui gardent le contrôle entre les mains de votre personnel de sécurité.
Industrie et logistique
Imposez les consignes de sécurité, verrouillez les zones dangereuses et gérez les prestataires et les chauffeurs avec des accès limités dans le temps.
Services financiers et conseil
Confidentialité, accords de non-divulgation signés à l'enregistrement et une piste de conformité solide pour les entreprises en contact avec la clientèle.
Pourquoi le suivi des visiteurs est essentiel pour la sécurité et la conformité
Un registre des visiteurs n'est pas une simple formalité administrative - c'est un élément central de la sécurité physique et de la conformité. Un système numérique de gestion des visiteurs :
- Crée une piste d'audit consultable de chaque arrivée et départ et remplace les registres papier, facilement perdus, copiés ou falsifiés.
- Renforce la préparation aux urgences grâce à une vue en temps réel de toutes les personnes présentes - et à la possibilité d'alerter tous les visiteurs en un seul clic.
- Contrôle les accès grâce au filtrage des visiteurs, à la validation par l'hôte et à la vérification par rapport aux listes d'exclusion avant d'accorder l'entrée.
- Soutient les obligations de protection des données avec le recueil du consentement, les durées de conservation et les fonctions de suppression pour répondre aux exigences du RGPD et de la directive NIS2.
Les grandes tendances de la gestion des visiteurs
Les systèmes qui s'imposent en 2026 ont quelques caractéristiques en commun, qu'il convient de prendre en compte dans toute décision d'achat.
Cloud et mobile-first
L'absence d'infrastructure sur site et l'enregistrement depuis le smartphone du visiteur deviennent la norme, et non un supplément premium.
Intelligence artificielle
L'IA accélère la vérification d'identité, lit automatiquement les pièces d'identité et détecte les tendances utiles à la gestion du personnel et des espaces.
Sans contact et biométrique
Un accès plus hygiénique et plus fluide a fait du code QR et de l'enregistrement biométrique un standard dans les accueils très fréquentés.
Intégration plus poussée
La gestion des visiteurs n'est plus une application isolée, mais une couche connectée à l'infrastructure de contrôle d'accès et d'identité du bâtiment.
Défis et points de vigilance
Un système de gestion des visiteurs apporte le plus de valeur lorsque vous anticipez dès le départ quelques obstacles courants :
- Adhésion de l'accueil. Choisissez un système vraiment simple et intuitif, afin que le personnel et les visiteurs l'utilisent sans formation.
- Protection des données. Définissez ce que vous collectez, où c'est hébergé et combien de temps vous le conservez - privilégiez un hébergement européen et des durées de conservation configurables.
- Connectivité et matériel. Assurez-vous que l'accueil dispose d'un Wi-Fi fiable et du bon matériel : tablette, support et imprimante d'étiquettes.
- Évolutivité. Si vous pouvez être amené à ajouter des sites, choisissez un système qui rend le déploiement de nouveaux sites simple dès le premier jour.
Comment choisir le meilleur système de gestion des visiteurs
Utilisez cette liste de contrôle lorsque vous comparez des systèmes de gestion des visiteurs :
- Modèle de déploiement - le cloud pour la rapidité et un faible effort de maintenance, le sur site uniquement si vos règles internes imposent un hébergement local.
- Fonctionnalités essentielles - enregistrement sans contact, préinscription, impression de badges, notifications à l'hôte, accords et alertes d'urgence.
- Sécurité et conformité - hébergement européen, certification ISO 27001 ainsi que des contrôles de conservation et de consentement conformes au RGPD.
- Intégrations - vérifiez que le système peut se connecter à votre contrôle d'accès, à votre fournisseur d'identité et à vos outils d'agenda.
- Coût total - privilégiez une tarification transparente et prévisible, avec un nombre de visiteurs illimité plutôt que des frais par visiteur.
- Support et facilité d'utilisation - un essai rapide et un support réactif comptent davantage qu'une longue liste de fonctionnalités.
Questions et réponses
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Qu’est-ce que la gestion des visiteurs ?
La gestion des visiteurs est un processus qui aide les entreprises à suivre les personnes qui visitent leurs bâtiments. L’accueil des visiteurs n’est qu’une petite partie de ce processus, qui comprend également l’enregistrement des visiteurs, la vérification qu’ils respectent vos politiques et la notification aux employés de l’arrivée de leur invité.
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Pourquoi la gestion des visiteurs est-elle importante ?
Un plan de gestion des visiteurs peut améliorer la sécurité, la sécurité et l’efficacité de votre entreprise. Votre bureau d’accueil est votre première ligne de défense contre les visiteurs indésirables. Un système numérique d’enregistrement des visiteurs vous permet d’avoir une visibilité sur le flux de personnes dans votre bâtiment, en mettant en œuvre de multiples fonctions de renforcement de la sécurité.
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Combien de temps faut-il pour mettre en place un système de gestion des visiteurs ?
Normalement, avec Vizito, vous pouvez démarrer en moins de 30 minutes. Ce délai peut varier en fonction de la complexité des besoins et de la configuration de votre entreprise. Un autre élément important à prendre en compte est l’acquisition du matériel et le processus d’approbation interne.
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Que fait un système de gestion des visiteurs ?
Ce système enregistre les activités de connexion et de déconnexion et collecte des données en fonction des besoins et des exigences de votre entreprise à des fins d’audit et de prise de décision fondée sur des données. Il peut également capturer des photos et des signatures, imprimer des badges et envoyer des notifications aux hôtes et aux visiteurs, entre autres.
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Quels sont les types de systèmes de gestion des visiteurs ?
Il existe trois types de systèmes de gestion des visiteurs : le système analogique papier-crayon, le système sur site et le système en nuage. Le papier-crayon est l’ancienne méthode traditionnelle de gestion des visiteurs, mais avec l’augmentation des réglementations et des risques de sécurité, cette méthode n’est plus suffisante pour assurer la tranquillité d’esprit de la plupart des entreprises. Les logiciels sur site sont installés localement sur les serveurs de votre entreprise, tandis que les logiciels en nuage, tels que Vizito, sont des logiciels proposés en tant que services accessibles via l’internet et dont l’hébergement est pris en charge par le fournisseur. Les systèmes basés sur l’informatique en nuage sont plus rentables et plus faciles à déployer et à entretenir.
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De quoi ai-je besoin pour gérer un système de gestion des visiteurs ?
Vous aurez besoin d’une tablette ou d’un ordinateur (Vizito est compatible avec Apple, Android ou tout kiosque basé sur un navigateur) et d’un support pour tablette afin de sécuriser l’appareil. Si votre entreprise a besoin d’imprimer des badges, vous aurez également besoin d’une imprimante d’étiquettes. Pour vous aider à choisir votre matériel, nous avons dressé la liste de notre matériel recommandé sur cette page.
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Que faut-il rechercher dans un système de gestion des visiteurs ?
Vous devez toujours rechercher les caractéristiques essentielles suivantes : Ouverture de session sans contact, options de personnalisation de la mise en page, pré-enregistrement, capture de photos, impression de badges, notifications aux hôtes, accords avec capture de signature et mesures d’urgence.
Système de gestion des visiteurs PDF
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Réservez une réunion ou une courte démonstration sur Vizito, discutons ensemble de vos besoins et des possibilités offertes par notre système d’enregistrement des visiteurs.
Avis clients
4.9 / 5 · Base sur 234 avis verifies
Excellent.
"Praticite, interface simple."
Experience RISE
"Systeme flexible, rentable tout en repondant a nos besoins en tant que bureau local dans le nord de la Suede."
Logiciel polyvalent avec une tarification equitable
"- Facile a configurer - Interface multilingue et la facilite de mise en place de plusieurs langues dans notre processus d'enregistrement est un grand plus - Nombre illimite d'administrateurs (pratique pour nous, ainsi l'IT, le marketing et les RH peuvent chacun avoir leur propre compte dans Vizito) - Bon systeme de notifications - Suivi facile de l'utilisation et de l'enregistrement des visiteurs dans le tableau de bord"
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