Comment démarrer l'enregistrement numérique des visiteurs en moins de 30 minutes

Vous envisagez de passer à un système numérique de gestion des visiteurs ? Une fois que vous avez choisi le système parfait qui répond à tous vos besoins, il est temps de commencer.

Une première étape importante pour tirer le meilleur parti de votre application numérique d’enregistrement des visiteurs consiste à l’installer correctement sur le bon appareil. Nous vous expliquerons ce dont vous aurez besoin, comment installer le système et comment configurer l’application en fonction de vos besoins spécifiques.

Ce dont vous aurez besoin

Pour gérer vos visiteurs de manière numérique, vous n’avez pas besoin de grand-chose. Avec rien de plus qu’une tablette ou un ordinateur, vous pouvez déjà vous lancer. Placez votre tablette dans un support de tablette ou un pied et ajoutez une imprimante d’étiquettes, et vous avez la configuration parfaite.

Tablette ou ordinateur

Le système de gestion des visiteurs Vizito peut être installé sur tout iPad Apple construit après 2015. La plupart des clients optent pour l’iPad ordinaire de 10,2 pouces (modèle 2020).

Pour Android, nous recommandons les appareils construits après 2018 pour une compatibilité optimale. La plupart de nos clients optent pour des tablettes Samsung, comme la Samsung Galaxy tab A 10.1 (SM-T510).

Pas de tablette à portée de main ? Pas d’inquiétude : vous pouvez également utiliser un PC avec écran tactile pour exécuter l’application. Nous vous recommandons d’utiliser une application de verrouillage du système pour protéger le PC contre les accès indésirables, comme KioWare.

Support pour tablette

Pour intégrer intelligemment la tablette dans votre espace de réception, vous pouvez utiliser un support pour tablette, tel que Bouncepad.

Vous pouvez opter pour un modèle de bureau, un support mural ou un support de sol.

Imprimante d’étiquettes

Si vous souhaitez imprimer des badges pour vos visiteurs, vous aurez également besoin d’une imprimante d’étiquettes. Nous vous recommandons cette imprimante d’étiquettes Brother.

Ici vous trouverez un aperçu du matériel dont vous aurez besoin pour la gestion numérique des visiteurs.

Comment démarrer rapidement

L’installation d’un système numérique de gestion des visiteurs ne prend pas beaucoup de temps. Voici les étapes que vous devrez suivre.

1. Créer un compte

Créez votre compte ici. Entrez votre adresse e-mail : vous recevrez un e-mail avec un lien de confirmation.

2. Installer l’application

Une fois que vous avez confirmé votre compte, vous pouvez installer l’application sur un appareil compatible.

Les utilisateurs d’IPad peuvent télécharger l’application Vizito sur le App Store.

Les utilisateurs d’Android peuvent télécharger l’application Vizito sur le Google Play Store.

Si vous n’avez pas de tablette, nous avons également pensé à vous. Vous pouvez également utiliser Vizito dans les navigateurs Google Chrome ou FireFox sur votre PC. Ouvrez cette page pour lancer l’émulateur.

3. Activez votre appareil

Vous pouvez activer autant d’appareils que vous le souhaitez sur votre compte.

Ouvrez l’application Vizito une fois que vous l’avez installée. Vous verrez les informations suivantes :

Cliquez sur ‘J’ai un compte Vizito’.

Un code unique s’affichera, dont vous aurez besoin pour activer l’appareil. Laissez l’application Vizito ouverte et l’appareil actif.

Ouvrez https://backoffice.vizito.be dans votre navigateur et naviguez jusqu’à ‘Devices’. Cliquez sur “Ajouter un appareil”.

Saisissez le code unique affiché sur votre appareil. Votre appareil est maintenant lié avec succès à votre compte.

Si vous rencontrez des difficultés pour activer votre appareil, veuillez consulter notre Centre d’aide.

4. Configurez votre compte

Connectez-vous au site web du back-office pour personnaliser l’application selon vos besoins. Vous pouvez choisir les types de visiteurs, les champs qui doivent être affichés dans l’application, et adapter l’application à votre image de marque.

Mise en page

• Choisissez une photo pour l’écran de connexion et de déconnexion.
• Choisissez une photo ou une vidéo pour l’écran d’accueil.
• Choisissez les couleurs des différents boutons de l’application
• …

L’équipe Vizito peut vous aider à fournir des photos pour personnaliser l’application.

Pour tirer le meilleur parti de votre application numérique d’enregistrement des visiteurs, vous pouvez envisager de recourir aux services de conception de sites web d’entreprise pour vous assurer que l’interface de votre système est professionnelle et conviviale.

Général

• Choisissez les langues dans lesquelles vous souhaitez accueillir vos visiteurs.
• Définissez les notifications par e-mail et par SMS
• Utilisez les codes QR pour une connexion et une déconnexion plus rapides.
• Paramètres de confidentialité
• …

Plus d’informations sur les paramètres de confidentialité dans Vizito peuvent être trouvées ici.

Types de visite

Par défaut, un seul type de visite est actif et activé. Vous êtes libre d’ajouter d’autres types de visite, comme par exemple “fournisseur” ou “employé”. Dans l’application Vizito, le visiteur sera invité à sélectionner le type de visite correspondant.

Vous pouvez configurer ces types de visite séparément. Par exemple, vous pouvez afficher un message de bienvenue différent pour chaque type de visiteur, choisir si les documents doivent être signés et si un badge doit être imprimé.

Vous trouverez de plus amples informations sur les types de visite ici.

Intégrations

Vous pouvez intégrer l’application avec les applications que vous utilisez dans votre entreprise, comme Google Workspace, l’intégration eID, Slack, Teams ou le scanner de codes QR KioWare.

Vous trouverez de plus amples informations sur les intégrations ici.

Un aperçu complet de tous les paramètres de l’application Vizito est disponible dans notre Centre d’aide.

5. Verrouillez votre tablette en mode kiosque

Veillez à verrouiller votre tablette en mode kiosque afin que les visiteurs n’aient accès qu’à l’application d’enregistrement. Cela empêchera les utilisateurs de modifier les paramètres ou d’utiliser la tablette à d’autres fins.

Découvrez comment activer le mode kiosque sur l’iPad ici.

Découvrez comment activer le mode kiosque sur votre tablette Android ici.

Si vous n’utilisez pas une tablette, mais un PC, vous pouvez activer le mode kiosque en utilisant une application dédiée telle que KioWare.

Une fois ces étapes franchies, vous êtes prêt à vous lancer dans l’enregistrement numérique des visiteurs. Vous pouvez en savoir plus sur les avantages de l’enregistrement numérique des visiteurs ici.

Vous avez d’autres questions ? L’équipe de Vizito est prête à vous aider. Chattez avec nous ou réservez une démonstration pour découvrir ce que Vizito peut faire pour vous.

Pour savoir comment un système moderne de gestion des visiteurs peut aider votre entreprise à se développer, essayez Vizito pendant une période d’essai de 14 jours ou discutez avec nous pour voir comment Vizito peut vous aider à améliorer votre accueil.