5 manieren waarop bezoekersbeheersystemen u helpen met tijdswinst en meer efficiëntie

Als bedrijfsleider bent u voortdurend op zoek naar manieren om uw werkplek te optimaliseren en de concurrentie voor te blijven. Een cruciaal aspect dat de efficiëntie en veiligheid van uw bedrijf sterk kan verbeteren is een bezoekersbeheersysteem (visitor management system, VMS).

Bezoekersbeheersystemen bieden tal van voordelen, waaronder tijdbesparende oplossingen en geïntegreerde toegangscontrole. Deze systemen kunnen de efficiëntie van uw kantoor grondig verbeteren, van automatische bezoekersmeldingen tot veilig bezoekersbeheer en het volgen van bezoekers.

In deze blogpost bespreken we vijf manieren waarop een bezoekersbeheersysteem u en uw bedrijf ten goede kan komen en laten we zien waarom het een waardevolle investering is om de efficiëntie en veiligheid op de werkplek te verbeteren. Lees verder om te ontdekken hoe deze innovatieve oplossingen uw bedrijf naar nieuwe hoogten kunnen stuwen.

1. Gestroomlijnd incheckproces
2. Contactloos inchecken
3. Geautomatiseerde bezoekersmeldingen
4. Bezoekers volgen
5. Geïntegreerde toegangscontrole

1. Gestroomlijnd incheckproces

Bezoekersbeheersystemen stellen bedrijven in staat om omslachtige papieren logboeken te vervangen door een naadloos digitaal aanmeldingsproces, waardoor de tijd die bezoekers nodig hebben om in te checken aanzienlijk wordt verkort. Gasten kunnen moeiteloos hun informatie invoeren, via een intuïtieve zelfbedieningskiosk of met een contactloze methode, zoals het scannen van een QR-code.

Bij aankomst wordt onmiddellijk een automatisch bericht naar hun ontvanger gestuurd, die hen vervolgens bij de receptie kan begroeten. Dit gestroomlijnde proces vermindert niet alleen de wachttijden, maar creëert ook een professionele eerste indruk voor uw gasten, waardoor ze zich gewaardeerd en welkom voelen.

Ondertussen kan uw receptiepersoneel zich richten op andere essentiële taken, zoals gasten een warm welkom bieden en in hun behoeften voorzien. En u kunt het incheckproces met een bezoekersbeheersysteem nog verder verbeteren:

• Registreer uw gasten vooraf door ze een uitnodiging te sturen met details over hun bezoek, inclusief een unieke QR-code die ze bij aankomst kunnen scannen.
• Pas check-in formulieren aan aan uw specifieke behoeften, zodat u voor elk soort bezoeker alle nodige informatie kunt verzamelen.
• Laat bezoekers snel hun identificatiedocumenten scannen, die het systeem vervolgens kan gebruiken om het incheckformulier automatisch in te vullen, wat tijd bespaart en fouten vermindert.
• Print meteen een bezoekersbadge met de foto, naam en andere relevante informatie van uw gast, zodat personeelsleden bezoekers in uw gebouw gemakkelijk kunnen identificeren en beheren.

2. Contactloos inchecken

In reactie op de COVID-19-pandemie zijn systemen voor bezoekersbeheer uitgebreid met contactloze incheckmogelijkheden, die een veiligere en efficiëntere bezoekerservaring bieden.

Een populaire methode is, zoals eerder vermeld, het gebruik van unieke QR-codes. Bij preregistratie ontvangen bezoekers hun persoonlijke code via e-mail of SMS. Wanneer zij aankomen, kunnen zij deze code eenvoudigweg scannen bij de incheckkiosk of tablet, die hen automatisch aanmeldt zonder fysiek contact. Andere contactloze aanmeldingsopties zijn mobiele apps en gezichtsherkenningstechnologie.

Dergelijke innovatieve functies verbeteren niet alleen de veiligheidsmaatregelen, maar zorgen ook voor een naadloze en plezierige bezoekerservaring, wat een blijvende indruk nalaat op uw gasten. Door een contactloze incheckmogelijkheid aan te bieden, laat u zien dat uw bedrijf prioriteit geeft aan het welzijn van uw bezoekers en werknemers.

3. Geautomatiseerde bezoekersmeldingen

Een bezoeker checkt in, en met de magie van technologie wordt uw personeel onmiddellijk op de hoogte gebracht van zijn aankomst. Het systeem kan automatische waarschuwingen versturen via e-mail, SMS, Slack of een ander geïntegreerd communicatieplatform. Deze real-time communicatie vermindert niet alleen de wachttijd voor bezoekers, maar stroomlijnt ook het hele incheckproces, waardoor uw werkplek een geoliede machine wordt.

En er is meer: dankzij deze fantastische functie hoeft uw receptioniste niet meer handmatig te bellen of berichten te versturen. Opnieuw tijdwinst voor uw receptiemedewerkers.

4. Bezoekers volgen

De tijd waarin u stapels papieren logboeken moest doorzoeken of spreadsheets met bezoekersinformatie sorteren is voorgoed voorbij. Bezoekersbeheersystemen registreren de bezoekersdata en slaan ze digitaal op, wat tal van voordelen biedt:

• Met real-time bezoekersgegevens kunt u bezoekersactiviteiten bijhouden en weet u exact wie zich op welk moment in uw bedrijf bevindt, wat de veiligheid ten goede komt en een efficiënte reactie in noodgevallen mogelijk maakt.
• U kunt in een mum van tijd gedetailleerde rapporten en analyses genereren over de bezoekersgeschiedenis, waardoor uw bedrijf meer weloverwogen beslissingen kan nemen.
• Dankzij de eenvoudige toegang tot alle bezoekersinformatie kunt u gemakkelijk en snel audits uitvoeren of bezoekersgegevens bekijken.
• Door bezoekersgegevens veilig digitaal op te slaan, voldoet u aan de regelgeving inzake gegevensbescherming zoals GDPR.
• Door uw handmatige methode voor het bijhouden van bezoekers te vervangen door een geautomatiseerd systeem, verbetert u de efficiëntie van de totale werkplek.

5. Geïntegreerde toegangscontrole

Bezoekersbeheersystemen kunnen moeiteloos integreren met uw bestaande toegangscontrolesystemen. Bezoekers kunnen daardoor vlot het gebouw binnenkomen en verlaten, terwijl de algemene beveiliging van het gebouw wordt verbeterd. Deze naadloze integratie betekent dus een grote verbetering voor uw bezoekersbeheer en efficiëntie.

Wanneer een bezoeker incheckt, kan het geïntegreerde systeem hem automatisch toegang verlenen tot specifieke delen van het gebouw op basis van zijn geplande afspraak of het doel van zijn bezoek. Deze controle zorgt ervoor dat gasten alleen toegestane ruimtes kunnen betreden, waardoor de algehele veiligheid wordt verhoogd. Fysieke sleutels of badges moeten ook niet meer handmatig toegekend worden. Een voordeel, want dit kan tijdrovend en minder veilig zijn.

Bovendien is het met een uniform systeem gemakkelijker om bezoekersactiviteiten te controleren en snel te reageren in geval van inbreuken op de beveiliging of noodsituaties. Dit gestroomlijnde proces draagt ook bij tot een betere bezoekerservaring. Verwarrende situaties en wachttijden worden beperkt, wat leidt tot minder stress en een aangenaam bezoek.

Voor meer informatie over hoe u de veiligheid in uw gebouwen kunt verbeteren, kunt u onze artikels over veiligheid op de werkplek, verbetering van de veiligheid met een VMS, bezoekersbeleid en veiligheid in de voedingsindustrie lezen.

Zoals u ziet, kunnen bezoekersbeheersystemen uw bedrijf op vele manieren ten goede komen. Ze helpen u tijd te besparen en de efficiëntie en veiligheid op de werkplek te verhogen. Door deze innovatieve oplossingen te omarmen, kunt u uw bedrijf naar nieuwe, ongekende hoogten brengen. Bent u klaar om in te checken voor de toekomst?

Om een idee te krijgen van hoe digitaal bezoekersbeheer uw bedrijf kan helpen groeien, kan u Vizito 14 dagen gratis uitproberen. Chat met ons of boek een demo om te ontdekken hoe Vizito u kan helpen uw receptie te verbeteren.

Nog vragen? Dit zijn de 7 meestgestelde vragen over digitaal bezoekersbeheer - en onze antwoorden.