Een slimme combinatie: integreer bezoekersbeheer en toegangscontrole voor optimale beveiliging

Stelt u zich even de volgende situatie voor: een belangrijke potentiële klant bezoekt twee bedrijven voor de laatste doorslaggevende vergaderingen. Deze bezoeken zullen bepalen met welk bedrijf hij uiteindelijk in zee gaat.

Als onze gast de receptieruimte van bedrijf A betreedt, wordt hij verwelkomd met een gestroomlijnd en veilig incheckproces, waarbij zijn identiteit snel wordt gecontroleerd en een toegangspas wordt verstrekt voor de juiste ruimtes van het gebouw. Bij bedrijf B daarentegen heeft de receptionist moeite om de informatie van de bezoeker te vinden, zijn er geen effectieve maatregelen genomen om de identiteit van de gast te verifiëren, en krijgt hij een algemene toegangspas waarmee hij toegang heeft tot verschillende gevoelige zones in het bedrijfsgebouw.

Welk van deze bedrijven heeft volgens u de beste indruk gemaakt op onze gewaardeerde gast? Welk bedrijf treft de beste maatregelen voor optimale beveiliging en bescherming van gevoelige informatie? En indien u deze potentiële klant was, met welk bedrijf zou u dan in zee gaan?

De beveiliging van uw bedrijf is nu belangrijker dan ooit. Een moderne organisatie kan niet meer zonder geavanceerde systemen voor toegangscontrole en bezoekersbeheer om hun gebouwen, werknemers en bezoekers te beschermen - en om een uitstekende indruk te maken op gasten. In dit artikel bespreken we de voordelen en afwegingen van de integratie van bezoekersbeheersystemen (VMS) met toegangscontrolesystemen (ACS) voor een optimale beveiliging.

Lees verder om meer te weten te komen over:

• Wat is VMS-toegangscontrole?
• Voordelen van de integratie van bezoekersbeheer en toegangscontrole
• Hoe kunt u bezoekersbeheer en toegangscontrole integreren?
• Integratie van CCTV met toegangscontrole
• Een geïntegreerd toegangscontrolesysteem opzetten

Wat is VMS-toegangscontrole?

Bezoekersbeheersysteem (VMS)

Een bezoekersbeheersysteem (Visitor Management System, VMS) is een software die het proces van bezoekersregistratie, check-in en opvolging binnen een faciliteit stroomlijnt. Het helpt organisaties hun bezoekers efficiënt te beheren, de veiligheid te verhogen en de naleving van de veiligheidsvoorschriften te handhaven. Lees meer over bezoekersbeheersystemen in onze uitgebreide gids.

Hoe werkt een bezoekersbeheersysteem?

Een bezoekersbeheersysteem bestaat doorgaans uit de volgende onderdelen en functies:

• Een self-service check-in kiosk of tablet waar bezoekers hun gegevens kunnen invoeren, een foto kunnen maken en eventueel vereiste documenten kunnen ondertekenen, zoals NDA’s.
• Een web-based administratief dashboard waarmee het personeel bezoekersinformatie kan beheren, real-time bezoekersgegevens kan bekijken en rapporten kan genereren over de bezoekersactiviteit.
• Integratie met toegangscontrolesystemen, waardoor tijdelijke toegang kan worden verleend aan bezoekers op basis van hun toegangsniveau en het doel van hun bezoek.
• De mogelijkheid om digitale of fysieke bezoekersbadges uit te geven, die een foto of scanbare QR-code kunnen bevatten voor snelle en eenvoudige identiteitscontrole.
• Geautomatiseerde meldingen naar werknemers wanneer hun bezoekers arriveren, voor efficiënte communicatie en snelle begeleiding.
• Naleving van privacyregels zoals GDPR door middel van het veilig opslaan van bezoekersinformatie en tools voor gegevensbeheer en -bewaring.

Toegangscontrolesysteem (ACS)

Een toegangscontrolesysteem (Access Control System, ACS) is een beveiligingsoplossing die de toegang tot een faciliteit beheert en regelt. Het zorgt ervoor dat toegang voorbehouden is voor bevoegde personen en verhindert dat onbevoegden toegang krijgen. Toegangscontrolesystemen helpen fysieke en intellectuele eigendommen te beschermen en garanderen de veiligheid van werknemers, bezoekers en het bedrijf zelf.

Hoe werkt een toegangscontrolesysteem?

Een ACS bestaat meestal uit verschillende componenten, waaronder hardware, software en toegangscontrolebeleid. De hardware kan bestaan uit deursloten, kaartlezers, biometrische scanners en toetsenborden. De software wordt gebruikt om het binnen- en buitengaan van mensen te reguleren. Dit proces omvat de volgende stappen:

• Authenticatie: De persoon voert zijn gegevens in het systeem in, via een fysieke toegangskaart, een persoonlijk identificatienummer (PIN) of een biometrische identificatie (zoals een vingerafdruk of gezichtsherkenning).
• Authorisatie: Het systeem controleert de database om na te gaan of de persoon toestemming heeft om de gevraagde ruimte te betreden.
• Beslissing: Het systeem verleent of weigert de toegang. Als er toegang wordt verleend, ontgrendelt het systeem de deur of de slagboom. Als de toegang wordt geweigerd, blijft de deur dicht.
• Monitoring en registratie: Het systeem monitort en registreert voortdurend toegangsgerelateerde gebeurtenissen, zoals de datum en tijd van binnenkomst, de identificatie van de persoon en de specifieke locatie waartoe toegang is gegeven.
• Rapportage: Toegangscontrolesystemen kunnen rapporten genereren op basis van de geregistreerde gegevens. Deze rapporten kunnen helpen potentiële veiligheidsrisico’s te identificeren, trends te analyseren en inzicht te verschaffen in de doeltreffendheid van het toegangscontrolebeleid.

Integratie van VMS en ACS

De integratie van een bezoekersbeheersysteem (VMS) met een toegangscontrolesysteem (ACS) resulteert in een uniforme beveiligingsoplossing die de toegang van bezoekers beter controleert en de algehele beveiliging van de faciliteit verbetert. Deze integratie stroomlijnt de processen voor bezoekersbeheer en zorgt voor een naadloze samenwerking tussen de twee systemen.

Voordelen van de integratie van bezoekersbeheer en toegangscontrole

1. Betere beveiliging van uw gebouw

De integratie van uw VMS en ACS biedt een uitgebreide beveiligingsoplossing door het combineren van bezoekersbeheer met toegangscontrole, zodat alleen bevoegde personen uw faciliteit kunnen betreden. Deze integratie vermindert het risico op onbevoegde toegang, diefstal en andere veiligheidsbedreigingen.

2. Gestroomlijnde bezoekersregistratie en check-in

Een systeem voor bezoekersbeheer vereenvoudigt en automatiseert het bezoekersregistratieproces, zodat gasten gemakkelijk kunnen inchecken en hun bezoekersbadge ontvangen. Met een geïntegreerd systeem kunt u hen automatisch beveiligde toegang verlenen op basis van hun registratiegegevens.

3. Betere identiteitscontrole

Een geïntegreerde beveiligingsoplossing kan verschillende controlemethodes toepassen, zoals biometrische en RFID-toegangscontrole, om de identiteit van bezoekers en werknemers te verifiëren. Hierdoor krijgen alleen bevoegde personen toegang tot uw faciliteit.

4. Efficiënt opvolgen van bezoekers

Met een bezoekersbeheersysteem kunt u gemakkelijk de bewegingen van bezoekers in uw bedrijf in kaart brengen, zodat u in realtime weet waar ze zich bevinden. Zo kunt u snel reageren op veiligheidsproblemen en een veilige omgeving handhaven.

5. Naleving van veiligheidsvoorschriften

Een VMS helpt uw organisatie aan de geldende veiligheidsvoorschriften te voldoen en de richtlijnen voor bezoekersbeheer te handhaven. Door de integratie van een bezoekersbeheersysteem met een toegangscontrolesysteem zijn uw beveiligingsprocessen in overeenstemming met de wetgeving en voorschriften binnen de sector, zoals GDPR.

Hoe integreert u bezoekersbeheer en toegangscontrole?

Er zijn verschillende methoden om toegangscontrolesystemen te integreren met een systeem voor bezoekersbeheer. Bij Vizito nemen we uw veiligheid serieus. Daarom integreert ons bezoekersbeheersysteem gemakkelijk met diverse toegangscontrolesystemen om een uitgebreide en veilige oplossing te bieden voor het beheer van bezoekers en toegang tot uw faciliteit. Dit is hoe het werkt:

1. Registratie van bezoekers

Wanneer een bezoeker aankomt in uw bedrijf, kan hij Vizito gebruiken om in te checken, waarbij hij zijn persoonlijke gegevens en het doel van zijn bezoek invult. Vizito is een cloudgebaseerd bezoekersbeheersysteem, wat betekent dat de opgevraagde gegevens veilig worden opgeslagen in de cloud. Dit biedt een flexibele en schaalbare oplossing die gemakkelijk geïntegreerd kan worden met allerlei hardware en software voor toegangscontrole, waardoor een naadloos beveiligingssysteem ontstaat.

2. Identiteitsverificatie

Vizito kan geconfigureerd worden om met uw toegangscontrolesysteem samen te werken om de identiteit van de bezoeker te verifiëren. Dit kan bestaan uit het controleren van de identiteitskaart van de bezoeker, het scannen van een QR-code, of het gebruik van biometrische identificatiemethodes zoals gezichtsherkenning of het scannen van vingerafdrukken.

3. Toegangsrechten

Zodra de identiteit van de bezoeker geverifieerd is, kan Vizito communiceren met uw toegangscontrolesysteem om de juiste toegangsrechten voor de bezoeker te bepalen op basis van vooraf gedefinieerde regels en beleid. Dit houdt bijvoorbeeld in dat een gast enkel toegang krijgt tot specifieke zones binnen de faciliteit, of dat de toegang beperkt wordt in de tijd.

4. Toegangspas genereren

Als de bezoeker toegang krijgt, kan Vizito een toegangspas genereren. Dit kan een gedrukte badge zijn, een digitale QR-code of een toegangskaart. Deze pas kan dan gebruikt worden bij het toegangscontrolesysteem om toegang te verlenen tot de toegestane zones.

5. Biometrische toegangscontrole

Een andere mogelijkheid is biometrische toegangscontrole. Hierbij wordt gebruik gemaakt van unieke biologische kenmerken, zoals vingerafdrukken of gezichtsherkenning, om personen te authenticeren. Deze methode biedt een hoog niveau van beveiliging en kan gemakkelijk met Vizito geïntegreerd worden.

6. RFID-toegangscontrole

RFID-toegangscontrole maakt gebruik van radiofrequentie-identificatie (RFID) om de toegang te verlenen of te weigeren. RFID-tags of -kaarten kunnen tijdens de registratie aan bezoekers worden toegewezen, waardoor ze toegang krijgen tot specifieke zones van uw faciliteit.

7. Bezoekers volgen

Vizito kan samenwerken met uw toegangscontrolesysteem om bezoekersbewegingen binnen de faciliteit te volgen, waarbij real-time gegevens over bezoekerslocaties en de duur van hun bezoek worden bijgehouden. Deze informatie kan gebruikt worden voor veiligheidsanalyses, audits en met het oog op naleving van de veiligheidsregels.

8. Uitchecken en toegang intrekken

Wanneer de bezoeker klaar is om de faciliteit te verlaten, kan hij Vizito gebruiken om uit te checken. Dit proces laat aan het toegangscontrolesysteem weten dat de toegangsrechten van de bezoeker ingetrokken worden, zodat hij de faciliteit niet opnieuw kan betreden zonder opnieuw in te checken.

Door Vizito te integreren met uw toegangscontrolesysteem kunt u het bezoekersbeheerproces stroomlijnen, de beveiliging van uw bedrijf verbeteren en uw bezoekers een uitmuntende ervaring aanbieden. Als u zelf wilt ontdekken hoe Vizito de veiligheid in uw faciliteit kan verbeteren, kunt u het systeem 14 dagen gratis uitproberen.

CCTV integreren met toegangscontrole

Om een extra laag van bescherming toe te voegen aan uw geïntegreerde beveiligingsoplossing, kunt u ook CCTV-camera’s in uw systeem toevoegen.

Voordelen van het integreren van CCTV

De integratie van Closed-Circuit Television (CCTV) met toegangscontrolesystemen verbetert de algehele beveiliging van uw faciliteit. De combinatie van deze systemen zorgt voor real-time bewaking en registratie van toegangspunten, waardoor u potentiële bedreigingen kunt identificeren en snel kunt reageren op beveiligingsincidenten.

Hoe CCTV samenwerkt met toegangscontrolesystemen

CCTV-camera’s kunnen bij toegangspunten worden geplaatst om het binnenkomen en verlaten van mensen te overzien en te registreren. Indien geïntegreerd met een toegangscontrolesysteem, kunnen de camera’s gebeurtenissen activeren op basis van controleacties, zoals het verlenen of weigeren van toegang aan een bezoeker. Deze integratie helpt bij de verificatie van de identiteit en zorgt ervoor dat alleen bevoegd personeel toegang krijgt.

Een geïntegreerd toegangscontrolesysteem opzetten

Wanneer u een geïntegreerd VMS-toegangscontrolesysteem wilt opzetten, moet u verschillende stappen ondernemen.

1. Onderzoek uw behoeften

Voordat u een geïntegreerd toegangscontrolesysteem opzet, is het belangrijk om na te gaan wat de behoeften en noden zijn van uw bedrijf. Bepaal welk beveiligingsniveau vereist is voor uw organisatie, welke soort bezoekers u moet beheren en aan welke wetten en regels u moet voldoen.

2. Kies de juiste hardware en software

Het kiezen van de juiste hardware en software voor bezoekerscontrole is essentieel voor de succesvolle integratie van een VMS en ACS. Zorg ervoor dat u een bezoekersbeheersysteem kiest dat compatibel is met uw bestaande toegangscontrolesysteem of dat gemakkelijk kan worden geïntegreerd met een nieuw systeem.

3. Ontwikkel een veiligheidsbeleid

Ontwikkel en implementeer een veiligheidsbeleid en richtlijnen voor het beheer van bezoekers en toegangscontrole. Dit beleid beschrijft de procedures die gevolgd worden voor de registratie van bezoekers, in- en uitchecken en toegangsrechten. Om een veilige omgeving te garanderen is het van cruciaal belang dat uw personeel wordt opgeleid en vertrouwd is met dit beleid.

Laten we nu even terugkeren naar bedrijf A - zoals ook de klant in de inleiding van dit artikel uiteindelijk deed. Bedrijf A liet een positieve indruk achter op de bezoeker met een gestroomlijnd incheckproces en geavanceerde beveiligingsmaatregelen, terwijl bedrijf B tekortschoot met een verouderde, onveilige aanpak die niet alleen de gevoelige informatie van het bedrijf in gevaar bracht, maar hen ook een waardevolle klant kostte.

Als zaakvoerder streeft u er uiteraard naar te zijn als bedrijf A, en niet als bedrijf B. Door een bezoekersbeheersysteem zoals Vizito te integreren met toegangscontrolesystemen, lukt dat ook. Vizito helpt u om uw bezoekers een naadloze en veilige ervaring te bieden, de veiligheid in uw gebouwen te verbeteren en een blijvende positieve indruk te maken op klanten en partners.

Lees meer over bezoekersbeheer en de beveiliging van uw bedrijf in onze blog.

Om een idee te krijgen van hoe digitaal bezoekersbeheer uw bedrijf kan helpen groeien, kan u Vizito 14 dagen gratis uitproberen. Chat met ons of boek een demo om te ontdekken hoe Vizito u kan helpen uw receptie te verbeteren.