De top 10 vaardigheden voor receptionisten (nodig in 2022)

10 dingen die elke receptionist moet kunnen

Een goede eerste indruk maken en er mee voor zorgen dat de organisatie vlotjes verloopt: dat is waar een goede receptionist toe bijdraagt. Dit is een overzicht van de vaardigheden waarover elke receptionist moet beschikken.

• Uitblinken in communicatie
• Multitasken
• Sociaal vaardig zijn
• Talent hebben voor organisatie
• Technisch aangelegd zijn
• Stressbestendig zijn
• Probleemoplossend denken
• Empathisch zijn
• Betrouwbaar zijn
• Waken over het bezoekersbeheer

Uw receptie is het gezicht van uw bedrijf. Per definitie is de receptionist de eerste persoon die een bezoeker te zien krijgt. Dat dat eerste contact van uiterst belang is, hoeven we u niet te vertellen: het bepaalt de eerste indruk die mensen van uw bedrijf krijgen.

Er rust dus een grote verantwoordelijkheid bij uw receptionist. Alles begint met een glimlach, maar het werk van een receptionist houdt uiteraard veel meer in. Het is dan ook essentieel dat hij of zij uitstekende vaardigheden heeft en uitblinkt in multitasken.

Na twee coronajaren zit het aantal vacatures voor receptionisten weer duidelijk in de lift. De meeste receptionisten zijn vrouwen: het voorbije jaar was 85 procent van de werkzoekenden die op zoek ging naar een baan als receptionist een vrouw, volgens cijfers van de VDAB.

Als u op zoek bent naar personeel om uw receptie te bemannen, zult u willen uitkijken naar bepaalde vaardigheden. Welke kwaliteiten moet een goede receptionist hebben om uw bedrijf te doen schitteren?

1. Uitblinken in communicatie

Receptionisten staan altijd in contact met mensen, of dat nu telefonisch, per e-mail of persoonlijk is. Goede communicatieve vaardigheden staan dus bovenaan de lijst van gewenste kwaliteiten. Informatie helder kunnen overbrengen, duidelijk en luid genoeg spreken en de kunst van de non-verbale communicatie beheersen, zijn maar enkele vereisten.

2. Multitasken

Op drukke dagen staat de telefoon aan de receptie roodgloeiend. Ondertussen staan er misschien drie mensen te wachten om persoonlijk begroet te worden. Daarnaast moeten er afspraken gemaakt worden, berichten doorgegeven, en liggen er administratieve taken te wachten.

Een receptionist jongleert continu met allerlei taken. Het is belangrijk dat hij/zij vlot kan schakelen, terwijl hij rekening houdt met ieders behoeften en zelf niet overweldigd of gefrustreerd raakt.

3. Sociaal vaardig zijn

Onnodig te zeggen dat een receptionist ook moet beschikken over flink wat sociale skills om relaties op te bouwen met klanten, collega’s en bezoekers. Een slechte ervaring aan de receptie kan uw bedrijf in een handomdraai in een negatief daglicht stellen. Gasten warm en met de glimlach verwelkomen, is een eerste kerntaak.

4. Talent hebben voor organisatie

Als u rondkijkt in een bedrijfsruimte, is de receptie vaak de netste plek van het kantoorgebouw. En zo hoort het ook. Een balie vol papieren maakt niet alleen een slechte indruk op bezoekers, het is ook een voorbode voor problemen: een document gaat snel verloren en rondslingerende gegevens zijn in strijd met de regels rond dataprotectie.

De perfecte receptionist is daarom zeer georganiseerd. Hij/zij moet in een oogwenk dossiers en telefoonnummers kunnen vinden. Een opgeruimde werkruimte is dus een must.

5. Technisch aangelegd zijn

Ingewikkelde telefoonsystemen, e-mail, tekstverwerkingsprogramma’s en fotokopieermachines hebben voor de meeste receptionisten al lang geen geheimen meer. Maar in een wereld waarin iedereen digitaal gaat, is het een grote troef om mee te zijn met de laatste technologieën. Systemen voor het beheer van ruimtes, voor slim parkeren en om bezoekers te registreren: als receptionist moet je ze allemaal kennen.

Kil en onpersoonlijk? Of te ingewikkeld? In dit artikel houden we 5 hardnekkige mythes over digitaal bezoekersbeheer tegen het licht.

6. Stressbestendig zijn

Receptionisten moeten over stalen zenuwen beschikken. Ze moeten vaak werken onder grote druk, omdat ze verschillende taken én bezoekers tegelijk moeten afhandelen. Tijdens hun taken worden ze vaak onderbroken door mensen die informatie nodig hebben, een telefoontje of een nieuwe bezoeker, waarna ze zich opnieuw op hun werkzaamheden moeten richten. Toch moeten ze kalm blijven en hun concentratie bewaren.

7. Probleemoplossend denken

Een ontevreden klant, een niet nagekomen afspraak, een bezoeker die onwel wordt… Elke dag kunnen zich tientallen problemen stellen. Het is de taak van de receptionist om rustig te blijven en een oplossing te zoeken. In noodsituaties zijn receptionisten vaak ook de eersten die moeten reageren en beslissen wat te doen.

8. Empathisch zijn

Elke organisatie krijgt wel eens te maken met een bezoeker die ontevreden, gestresseerd of gefrustreerd is. Om deze bezoekers op hun gemak te stellen, moeten receptionisten naar hen luisteren, rustig en empathisch zijn, en het probleem niet ontkennen.

9. Betrouwbaar zijn

Omdat receptionisten met bijna elke klant en werknemer in contact komen, is het zeer belangrijk dat u op hen kunt vertrouwen. Geen enkel bedrijf kan het zich veroorloven dat een telefoontje onbeantwoord blijft of dat een bezoeker bij een lege receptie staat te wachten.

Een receptionist moet zelfstandig kunnen werken, punctueel zijn, op tijd terugkomen van pauzes, verantwoordelijkheid nemen en problemen oplossen als ze zich voordoen.

10. Waken over het bezoekersbeheer

Receptionisten zijn in grote mate verantwoordelijkheid voor het bezoekersbeheer. Ze moeten in de gaten houden wie het gebouw binnenkomt om de veiligheid te verzekeren. Het inchecken van bezoekers en het bijhouden van hun gegevens behoort ook tot hun taken.

Anno 2022 maken veel bedrijven gebruik van software voor bezoekersregistratie. Door de registratie van bezoekers en het beheer van hun gegevens te automatiseren, kunnen receptionisten zich concentreren op hun vele andere taken, zoals het zorgen voor een warme ontvangst en creëren van een positieve eerste indruk.

Lees hier hoe u in minder dan 30 minuten aan de slag kunt met digitale bezoekersregistratie.

Wat is een receptionist?

De omschrijving van een receptionist volgens Vandale:

re·cep·ti·o·nist (de; m/v/x; meervoud: receptionisten),
re·cep·ti·o·nis·te (de; v; meervoud: receptionistes, receptionisten),

iemand die gasten ontvangt

Een receptionist, baliemedewerker of onthaalmedewerker is iemand die de receptie van een organisatie beheert. Hij of zij ontvangt bezoekers van een bedrijf, hotel of ziekenhuis en voert daarnaast administratieve taken uit.

De functie van een receptionist is in een organisatie van vitaal belang. De receptionist is per definitie de eerste persoon die een bezoeker ontmoet. Het is zijn/haar verantwoordelijkheid om een perfecte klantenservice te bieden en een goede eerste indruk te maken. Een receptionist is met andere woorden het visitekaartje van een bedrijf.

Wat zijn de belangrijkste taken van een receptionist?

Het takenpakket van een receptionist is zeer divers. De specifieke verantwoordelijken kunnen variëren per organisatie of bedrijfstak. Dit zijn enkele van de belangrijkste taken die de meeste receptionisten dagelijks op zich nemen:

• Bezoekers verwelkomen en begeleiden
• Toegang van bezoekers controleren
• Bezoekersbadges afdrukken
• Telefoon beantwoorden en doorverbinden
• E-mails beantwoorden of doorsturen
• Informatie verstrekken, zowel in persoon als telefonisch of via e-mail
• Vragen en klachten behandelen
• Post ontvangen, sorteren, verdelen en verzenden
• Agenda’s bijhouden en vergaderingen plannen
• De receptie netjes houden
• Kantooruitgaven registreren en bijhouden
• Receptiebenodigdheden bestellen
• Documenten archiveren
• Reizen boeken
• Interne en externe evenementen coördineren

Receptionisten hebben zeer veel verantwoordelijkheden. Door bepaalde taken te automatiseren, komt er tijd vrij voor hun belangrijkste job: bezoekers een warm welkom bezorgen en zorgen voor een uitmuntende eerste indruk.

Een manier om dit te doen, is werken met digitale bezoekersregistratie. Uw bezoeker kan dan zelf in- en uitchecken op een tablet, terwijl de receptionist zich kan concentreren op de perfecte ontvangst. Om te weten te komen hoe een bezoekersregistratiesysteem uw receptie kan helpen, kunt u Vizito 14 dagen gratis uitproberen.

Welke kwalificaties heeft een receptionist nodig?

De functie van receptionist vereist geen specifieke opleiding of training, al kunnen de wensen van bedrijf tot bedrijf verschillen.

Diploma: Meestal volstaat een diploma middelbare school, maar sommige bedrijven verwachten van hun receptionisten dat ze een bachelordiploma in communicatie of bedrijfsbeheer hebben. In sommige sectoren - zoals in ziekenhuizen of de juridische sector - worden soms bijkomende diploma’s gevraagd.

Opleiding: Nieuwe receptionisten worden in de meeste bedrijven opgeleid tijdens de job zelf. De training is daarbij specifiek gericht op de noden van de sector of het bedrijf.

Ervaring: Kennis van computerprogramma’s en software, zoals Microsoft Office, komt van pas omdat deze toepassingen gebruikt worden voor veel taken. Kennis van telefoonsystemen is een plus. Sommige bedrijven stellen daarnaast specifieke eisen op basis van hun unieke behoeften, zoals ervaring met een specifiek softwaresysteem.

Wat belooft de toekomst voor de job van receptionist?

Sommige taken worden vandaag al geautomatiseerd, maar wees niet bang dat technologie receptionisten volledig zal vervangen. Deze tools zorgen er juist voor dat receptionisten hun werk efficiënter en op een aangename manier kunnen doen.

Software voor bezoekersbeheer zorgt er bijvoorbeeld voor dat bezoekers zich zelf kunnen aan- en afmelden, bezoekersbadges kunnen afdrukken en dat de nodige data automatisch opgeslagen worden. Dit geeft receptionisten meer tijd om zich op hun belangrijke taken te concentreren.

Receptionisten zijn nog steeds het eerste aanspreekpunt van bezoekers en bellers, en vervullen dus een belangrijke rol binnen het bedrijf. Ze zullen altijd nodig zijn maar hun job evolueert wel, en daarmee ook de vaardigheden die een receptionist nodig heeft.

Een goed voorbeeld daarvan is ook de trend van flexibel werken. Dat personeelsleden nu meer op afstand werken, heeft ook een verandering teweeggebracht voor receptionisten. Vaardigheden als verbale communicatie en een duidelijke stem, goed kunnen luisteren en een goed probleemoplossend vermogen, zijn vandaag belangrijker dan ooit.

Zo verbetert u uw vaardigheden als receptionist

Op zoek naar een job als receptionist? Er zijn verschillende dingen die u kunt doen om uw vaardigheden te verbeteren.

1. Communicatie oefenen

Omdat communicatie voor een receptionist centraal staat, is het belangrijk dat u uw communicatieve vaardigheden traint waar mogelijk. Oefen uw actieve luistervaardigheid aan de telefoon, door aandacht te besteden aan wat de andere persoon vertelt en deze informatie samen te vatten. U kunt uw communicatie ook oefenen tijdens ontmoetingen met anderen.

2. Professioneel omgaan met anderen

Receptionisten moeten de hele dag door hun professionaliteit behouden. Een goede manier om dat te oefenen, is door professioneel om te gaan met iedereen met wie u in contact komt. Begroet de postbode bijvoorbeeld met dezelfde beleefdheid als een leidinggevende in uw bedrijf.

3. Maak aantekeningen

Als u aantekeningen maakt en alles documenteert, bent u beter georganiseerd en meer gericht op details.

4. Werk aan uw betrouwbaarheid

Receptionisten moeten altijd aan hun bureau aanwezig zijn om klanten te begroeten, telefoongesprekken te beantwoorden en andere taken uit te voeren. Maak van betrouwbaarheid een prioriteit, door ervoor te zorgen dat u altijd beschikbaar bent om te helpen.

Wil je ons team versterken? Bekijk dan de huidige vacatures bij Vizito.

Om een idee te krijgen van hoe digitale bezoekersregistratie uw bedrijf kan helpen groeien, kunt u Vizito 14 dagen gratis uitproberen. Of chat met ons om te ontdekken hoe Vizito u kan helpen uw receptie te verbeteren.

Nog vragen? Dit zijn de 7 meestgestelde vragen over digitaal bezoekersbeheer - en onze antwoorden.