De 10 vaardigheden die elke receptionist nodig heeft

post-thumb

Geschreven door Jill / Op May 16, 2022


Uw receptie is het gezicht van uw bedrijf. Per definitie is de receptionist de eerste persoon die een bezoeker te zien krijgt. Dat dat eerste contact van uiterst belang is, hoeven we u niet te vertellen: het bepaalt de eerste indruk die mensen van uw bedrijf krijgen.

Er rust dus een grote verantwoordelijkheid bij uw receptionist. Alles begint met een glimlach, maar het werk van een receptionist houdt uiteraard veel meer in. Het is dan ook essentieel dat hij of zij uitstekende vaardigheden heeft en uitblinkt in multitasken.

Na twee coronajaren zit het aantal vacatures voor receptionisten weer duidelijk in de lift. De meeste receptionisten zijn vrouwen: het voorbije jaar was 85 procent van de werkzoekenden die op zoek ging naar een baan als receptionist een vrouw, volgens cijfers van de VDAB.

Als u op zoek bent naar personeel om uw receptie te bemannen, zult u willen uitkijken naar bepaalde vaardigheden. Welke kwaliteiten moet een goede receptionist hebben om uw bedrijf te doen schitteren?



10 dingen die elke receptionist moet kunnen


Een goede eerste indruk maken en er mee voor zorgen dat de organisatie vlotjes verloopt: dat is waar een goede receptionist toe bijdraagt. Dit is een overzicht van de vaardigheden waarover elke receptionist moet beschikken.

  • Uitblinken in communicatie
  • Multitasken
  • Sociaal vaardig zijn
  • Talent hebben voor organisatie
  • Technisch aangelegd zijn
  • Stressbestendig zijn
  • Probleemoplossend denken
  • Empathisch zijn
  • Betrouwbaar zijn
  • Waken over het bezoekersbeheer

Receptionist vaardigheden



1. Uitblinken in communicatie

Receptionisten staan altijd in contact met mensen, of dat nu telefonisch, per e-mail of persoonlijk is. Goede communicatieve vaardigheden staan dus bovenaan de lijst van gewenste kwaliteiten. Informatie helder kunnen overbrengen, duidelijk en luid genoeg spreken en de kunst van de non-verbale communicatie beheersen, zijn maar enkele vereisten.


2. Multitasken

Op drukke dagen staat de telefoon aan de receptie roodgloeiend. Ondertussen staan er misschien drie mensen te wachten om persoonlijk begroet te worden. Daarnaast moeten er afspraken gemaakt worden, berichten doorgegeven, en liggen er administratieve taken te wachten.

Een receptionist jongleert continu met allerlei taken. Het is belangrijk dat hij/zij vlot kan schakelen, terwijl hij rekening houdt met ieders behoeften en zelf niet overweldigd of gefrustreerd raakt.


3. Sociaal vaardig zijn

Onnodig te zeggen dat een receptionist ook moet beschikken over flink wat sociale skills om relaties op te bouwen met klanten, collega’s en bezoekers. Een slechte ervaring aan de receptie kan uw bedrijf in een handomdraai in een negatief daglicht stellen. Gasten warm en met de glimlach verwelkomen, is een eerste kerntaak.


4. Talent hebben voor organisatie

Als u rondkijkt in een bedrijfsruimte, is de receptie vaak de netste plek van het kantoorgebouw. En zo hoort het ook. Een balie vol papieren maakt niet alleen een slechte indruk op bezoekers, het is ook een voorbode voor problemen: een document gaat snel verloren en rondslingerende gegevens zijn in strijd met de regels rond dataprotectie.

De perfecte receptionist is daarom zeer georganiseerd. Hij/zij moet in een oogwenk dossiers en telefoonnummers kunnen vinden. Een opgeruimde werkruimte is dus een must.


5. Technisch aangelegd zijn

Ingewikkelde telefoonsystemen, e-mail, tekstverwerkingsprogramma’s en fotokopieermachines hebben voor de meeste receptionisten al lang geen geheimen meer. Maar in een wereld waarin iedereen digitaal gaat, is het een grote troef om mee te zijn met de laatste technologieën. Systemen voor het beheer van ruimtes, voor slim parkeren en om bezoekers te registreren: als receptionist moet je ze allemaal kennen.

Kil en onpersoonlijk? Of te ingewikkeld? In dit artikel houden we 5 hardnekkige mythes over digitaal bezoekersbeheer tegen het licht.


6. Stressbestendig zijn

Receptionisten moeten over stalen zenuwen beschikken. Ze moeten vaak werken onder grote druk, omdat ze verschillende taken én bezoekers tegelijk moeten afhandelen. Tijdens hun taken worden ze vaak onderbroken door mensen die informatie nodig hebben, een telefoontje of een nieuwe bezoeker, waarna ze zich opnieuw op hun werkzaamheden moeten richten. Toch moeten ze kalm blijven en hun concentratie bewaren.


Receptionist stressbestendig



7. Probleemoplossend denken

Een ontevreden klant, een niet nagekomen afspraak, een bezoeker die onwel wordt… Elke dag kunnen zich tientallen problemen stellen. Het is de taak van de receptionist om rustig te blijven en een oplossing te zoeken. In noodsituaties zijn receptionisten vaak ook de eersten die moeten reageren en beslissen wat te doen.


8. Empathisch zijn

Elke organisatie krijgt wel eens te maken met een bezoeker die ontevreden, gestresseerd of gefrustreerd is. Om deze bezoekers op hun gemak te stellen, moeten receptionisten naar hen luisteren, rustig en empathisch zijn, en het probleem niet ontkennen.


9. Betrouwbaar zijn

Omdat receptionisten met bijna elke klant en werknemer in contact komen, is het zeer belangrijk dat u op hen kunt vertrouwen. Geen enkel bedrijf kan het zich veroorloven dat een telefoontje onbeantwoord blijft of dat een bezoeker bij een lege receptie staat te wachten.

Een receptionist moet zelfstandig kunnen werken, punctueel zijn, op tijd terugkomen van pauzes, verantwoordelijkheid nemen en problemen oplossen als ze zich voordoen.


10. Waken over het bezoekersbeheer

Receptionisten zijn in grote mate verantwoordelijkheid voor het bezoekersbeheer. Ze moeten in de gaten houden wie het gebouw binnenkomt om de veiligheid te verzekeren. Het inchecken van bezoekers en het bijhouden van hun gegevens behoort ook tot hun taken.

Anno 2022 maken veel bedrijven gebruik van software voor bezoekersregistratie. Door de registratie van bezoekers en het beheer van hun gegevens te automatiseren, kunnen receptionisten zich concentreren op hun vele andere taken, zoals het zorgen voor een warme ontvangst en creëren van een positieve eerste indruk.

Lees hier hoe u in minder dan 30 minuten aan de slag kunt met digitale bezoekersregistratie.



Zo verbetert u uw vaardigheden

Op zoek naar een job als receptionist? Er zijn verschillende dingen die u kunt doen om uw vaardigheden te verbeteren.


1. Communicatie oefenen

Omdat communicatie voor een receptionist centraal staat, is het belangrijk dat u uw communicatieve vaardigheden traint waar mogelijk. Oefen uw actieve luistervaardigheid aan de telefoon, door aandacht te besteden aan wat de andere persoon vertelt en deze informatie samen te vatten. U kunt uw communicatie ook oefenen tijdens ontmoetingen met anderen.


2. Professioneel omgaan met anderen

Receptionisten moeten de hele dag door hun professionaliteit behouden. Een goede manier om dat te oefenen, is door professioneel om te gaan met iedereen met wie u in contact komt. Begroet de postbode bijvoorbeeld met dezelfde beleefdheid als een leidinggevende in uw bedrijf.


Receptionist sociaal lachen



3. Maak aantekeningen

Als u aantekeningen maakt en alles documenteert, bent u beter georganiseerd en meer gericht op details.


4. Werk aan uw betrouwbaarheid

Receptionisten moeten altijd aan hun bureau aanwezig zijn om klanten te begroeten, telefoongesprekken te beantwoorden en andere taken uit te voeren. Maak van betrouwbaarheid een prioriteit, door ervoor te zorgen dat u altijd beschikbaar bent om te helpen.


Om een idee te krijgen van hoe digitale bezoekersregistratie uw bedrijf kan helpen groeien, kunt u Vizito 14 dagen gratis uitproberen. Of chat met ons om te ontdekken hoe Vizito u kan helpen uw receptie te verbeteren.

Nog vragen? Dit zijn de 7 meestgestelde vragen over digitaal bezoekersbeheer - en onze antwoorden.

Probeer Vizito gratis