Le 10 caratteristiche principali che ogni ricevimento moderno dovrebbe avere

Come imprenditore, riuscite a sfruttare al meglio la vostra area di ricevimento? Come forse sapete, questo spazio è il volto della vostra azienda. Se volete fare una prima impressione eccellente e duratura su clienti e visitatori, è fondamentale che la vostra reception sia all’altezza degli standard.

In questo articolo spiegheremo perché l’area della reception è così importante e forniremo alcuni consigli per migliorarla. Con l’evoluzione delle aziende e l’adozione di nuove tecnologie, anche la moderna reception deve adattarsi. Per offrire un ambiente efficiente, accogliente e sicuro, dovrà avere le seguenti caratteristiche:

• L’addetto alla reception perfetto
• Un processo di check-in semplificato
• Un sistema di gestione dei visitatori
• Un’atmosfera accogliente
• Un’area d’attesa confortevole
• Caratteristiche di connettività
• Misure di sicurezza
• Notifiche in tempo reale ai visitatori
• Segnaletica chiara
• Riflesso del vostro marchio

Perché l’area reception è così importante?

Un’area di ricevimento è molto più di un semplice ingresso. È il primo punto di contatto per i visitatori e stabilisce il tono dell’esperienza complessiva del visitatore.

È quindi fondamentale che rifletta i valori, la professionalità e l’atteggiamento dell’azienda nei confronti dei visitatori. Un design ottimizzato della reception può influenzare le relazioni commerciali, il morale dei dipendenti e persino le vendite e i ricavi.

Caratteristiche essenziali per una reception moderna

1. Il perfetto receptionist

La tecnologia svolge un ruolo fondamentale nella reception di un ufficio moderno. Ma prima di approfondire l’argomento, vale la pena sottolineare che il tocco umano rimane insostituibile.

L’addetto alla reception non è solo una persona dietro una scrivania. È l’incarnazione dei valori della vostra azienda, la prima interazione umana che un visitatore ha con la vostra organizzazione. Un receptionist cordiale, efficiente e competente può migliorare notevolmente l’esperienza dei visitatori.

Per ulteriori informazioni sulle competenze essenziali di un receptionist di prim’ordine, consultate il nostro articolo su le 10 principali competenze di cui ogni receptionist ha bisogno.

2. Un processo di check-in semplificato

Un sistema di check-in digitale modernizza l’esperienza di accoglienza. Nell’era digitale, le aziende sono alla continua ricerca di metodi per aumentare l’efficienza e migliorare l’esperienza degli utenti. La registrazione automatizzata dei visitatori riduce i tempi di attesa, lascia un’impressione professionale e dà il tono all’intera visita.

Questi sono solo alcuni dei vantaggi di un processo di check-in digitale rispetto al tradizionale metodo carta e penna:

3. Un sistema di gestione dei visitatori

Le funzionalità di un sistema digitale di gestione dei visitatori (VMS) vanno ben oltre la registrazione dei visitatori. Un VMS è una piattaforma integrata progettata per centralizzare, gestire e analizzare i dati dei visitatori per una serie di esigenze operative. Inoltre, un VMS può garantire la conformità delle aziende a normative come il GDPR.

Un sistema di gestione dei visitatori migliora anche la sicurezza, in quanto fornisce avvisi in tempo reale, acquisisce foto, scansiona i documenti d’identità e, se necessario, esegue anche controlli istantanei dei precedenti. In questo modo è possibile identificare e affrontare tempestivamente qualsiasi potenziale minaccia.

Come evitare che visitatori indesiderati entrino nel vostro edificio? Come proteggere i dati dei visitatori? E come si fa a tenere tutti al sicuro se, ad esempio, scoppia un incendio? Potete leggere tutto nel nostro articolo su migliorare la sicurezza con un VMS.

4. Un’atmosfera accogliente

Un ambiente ben studiato può far sentire i vostri ospiti immediatamente apprezzati, a proprio agio. Una buona illuminazione, un’area di ricevimento ben organizzata e priva di disordine e un arredamento confortevole li faranno sentire i benvenuti nella vostra azienda. Aggiungete un po’ di verde, musica soft e un rinfresco per una splendida prima impressione.

L’attenzione ai dettagli migliora l’esperienza complessiva del visitatore. Prendete in considerazione la possibilità di mettere a disposizione una selezione di libri, una scatola di fazzoletti, un appendiabiti o un dispenser di disinfettante per le mani. Questi piccoli accorgimenti, anche se apparentemente secondari, contribuiscono a creare un’atmosfera accogliente che risuona positivamente con tutti coloro che varcano la porta.

5. Un’area d’attesa confortevole

Quando si parla di prima impressione, l’area di attesa di una reception ha un peso significativo. Garantire il comfort in questo spazio non è solo un lusso, ma una necessità che la dice lunga sui valori di un’azienda e sul suo approccio alle relazioni con gli stakeholder.

La pietra miliare di ogni area d’attesa è la disposizione dei posti a sedere. Scegliere sedie o divani dal design ergonomico assicura che i visitatori stiano comodi anche se devono aspettare per lunghi periodi. Anche la disposizione dei posti a sedere è importante: se da un lato è pratico massimizzare i posti a sedere, dall’altro è essenziale garantire che non ci si senta stretti. Garantire uno spazio adeguato tra i posti a sedere può salvaguardare la privacy e offrire un senso di tranquillità.

6. Caratteristiche di connettività

Naturalmente, il comfort non si limita alla comodità fisica. Servizi pratici come le prese di corrente per ricaricare i dispositivi, la connessione Wi-Fi gratuita o persino una zona tranquilla per chi vuole lavorare o telefonare, rispondono alle esigenze dei giorni nostri e dimostrano l’adattabilità e la lungimiranza di un’azienda.

Per soddisfare le esigenze tecnologiche dei vostri ospiti in modo efficiente, potete pensare di creare un’area designata dove il segnale Wi-Fi è più forte e le istruzioni per la connessione sono chiare e accessibili. A questo si potrebbe abbinare un’elegante postazione di lavoro, completa di dock di ricarica e porte USB, che consenta ai visitatori di ricaricare i propri dispositivi e rimanere produttivi.

Per elevare ulteriormente il coinvolgimento tecnologico, si potrebbe integrare la tecnologia intelligente. Schermi interattivi che facilitano il check-in, l’accesso alle informazioni aziendali o persino il controllo dell’illuminazione e dell’audio dell’area possono offrire un’esperienza decisamente moderna e interattiva.

7. Misure di sicurezza

Un’area di ricevimento accogliente non è solo una questione di comfort. Altrettanto importante è la sicurezza. Integrare misure di sicurezza avanzate nNon solo fortifica la vostra proprietà, ma infonde anche un senso di sicurezza ai visitatori e al personale.

Alcuni elementi di sicurezza che si adattano all’area della reception sono:

• Telecamere di sorveglianza fungere da deterrente contro le attività non autorizzate e fornire un registro di tutto ciò che accade all’interno dell’area di accoglienza
• Punti di accesso sicuri controllare l’ingresso alla struttura, assicurando che solo il personale autorizzato e i visitatori registrati possano accedere alle aree sensibili
• Badge per i visitatori fornire un mezzo visivo per identificare gli ospiti e i loro privilegi di accesso. Possono essere ulteriormente migliorati se integrati con un sistema di gestione dei visitatori
• Protocolli di emergenza esposti nell’area della reception, assicurano che tutti sappiano come agire in modo rapido e sicuro in caso di crisi

8. Notifiche in tempo reale dei visitatori

Per quanto confortevole e accogliente possa essere la vostra reception, a nessuno piace aspettare a lungo. È qui che entrano in gioco le notifiche in tempo reale per i visitatori. Non appena un visitatore effettua il check-in presso il chiosco digitale, il sistema di registrazione dei visitatori invia automaticamente un avviso all’ospite attraverso il suo canale di comunicazione preferito, che sia un SMS, un’e-mail o un’app dedicata.

Questo sistema di avviso immediato non si limita a ridurre i tempi di attesa, sia per i visitatori che per il personale. Migliora anche la sicurezza, assicurando che gli ospiti siano registrati al loro arrivo, e favorisce l’efficienza amministrativa, consentendo al personale di gestire efficacemente il proprio tempo e le proprie risorse. Il risultato è un’area di ricevimento che funziona come un orologio, impressionando i visitatori e creando l’atmosfera per una visita senza problemi.

9. Segnaletica chiara

Navigare in un edificio sconosciuto può essere difficile per molti visitatori. La chiarezza e la visibilità della segnaletica nell’area della reception svolgono un ruolo cruciale nel fornire un’esperienza senza soluzione di continuità. Una segnaletica ben progettata e concisa non solo aiuta a guidare i visitatori attraverso il vostro spazio, ma può anche ridurre qualsiasi sensazione di confusione o frustrazione.

Non ci sono solo i cartelli direzionali. La segnaletica comprende etichette per le diverse aree, istruzioni per i processi di check-in e persino informazioni sulle uscite di emergenza. Assicurandosi che questi segnali siano facilmente leggibili ed esteticamente gradevoli, si crea un ambiente in cui i visitatori si sentono rispettati e curati.

10. Riflesso del vostro marchio

Seguendo i consigli sopra elencati, creerete per la vostra azienda una reception accogliente, confortevole, moderna e funzionale. Ma come si fa a progettare una reception che si distingua davvero? La risposta è semplice: rendendola personale. Incorporate elementi che riflettano il vostro marchio. Che si tratti di opere d’arte alle pareti, di un bouquet con i colori della vostra azienda o di altri segni distintivi, l’area di ricevimento deve rispecchiare l’identità del vostro marchio.

Conclusione

La reception è più di un semplice spazio nell’edificio: è la prima cosa che gli ospiti vedono quando entrano nella vostra azienda. Crea il palcoscenico per l’intera esperienza dei visitatori ed è un riflesso diretto dei valori, della cultura e dell’attenzione ai dettagli della vostra azienda.

Incorporando elementi come un processo di check-in semplificato, solide misure di sicurezza e un branding accurato, trasformerete quest’area in un ambiente dinamico e accogliente. Ogni aspetto, dall’arredamento confortevole alla segnaletica chiara, contribuisce a raccontare la storia del vostro marchio e a garantire che ogni visita sia piacevole e memorabile.

Un’area di ricevimento ben progettata non è solo una questione di estetica, ma è uno strumento strategico per creare impressioni durature, relazioni positive e una reputazione eccellente.

Per avere un’idea di come un moderno sistema di gestione dei visitatori possa migliorare la vostra area di ricevimento, provate Vizito durante una prova di 14 giorni. Chiacchierate con noi o prenotate una demo per discutere di come Vizito può aiutare la vostra azienda..