Le 10 principali competenze dei receptionist (richieste nel 2022)

Scritto da Jill / Alla May 16, 2022

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La vostra reception è il volto della vostra azienda. Il receptionist è per definizione la prima persona della tua organizzazione che un visitatore incontra di persona. Inutile dire che questo primo contatto è della massima importanza: è decisivo per la prima impressione che le persone hanno della tua azienda.

Questo mette molta responsabilità sulla tua receptionist. Un sorriso va lontano, ma il lavoro di una receptionist è molto più di questo. Perciò è essenziale che abbia competenze eccellenti.

Dopo due anni dominati dal coronavirus, le offerte di lavoro per receptionist sono di nuovo in aumento. La maggior parte dei receptionist sono donne: l’anno scorso, l'85% dei candidati per lavori di receptionist erano donne.

Se stai cercando del personale per la tua reception, dovrai cercare alcune abilità. Quali qualità dovrebbe avere una buona receptionist per far brillare la tua azienda?



10 qualità di un buon receptionist

Una buona prima impressione e un’organizzazione che funziona senza intoppi: questo è l’obiettivo di un buon receptionist. Ecco una panoramica delle competenze che ogni receptionist dovrebbe avere.

  • La comunicazione
  • Multitasking
  • Abilità sociali
  • Organizzazione
  • Competenze tecniche
  • Resistenza allo stress
  • Risoluzione dei problemi
  • Empatia
  • Affidabilità
  • Gestione dei visitatori

Abilità di receptionist



1. Communication

Receptionists are always in contact with people, whether by phone, email or in person. Good communication skills are therefore at the top of the list of desirable qualities. Un buon receptionist è in grado di trasmettere informazioni in modo chiaro, parla in modo chiaro e abbastanza forte, e padroneggia l’arte della comunicazione non verbale.


2. Multitasking

Nei giorni più affollati, il telefono della reception squilla a vuoto. Nel frattempo, le persone potrebbero essere in attesa di essere accolte personalmente. Ci sono appuntamenti da prendere, messaggi da trasmettere e compiti amministrativi da completare.

Una receptionist si destreggia costantemente tra tutti i tipi di compiti. È importante che possa passare da un compito all’altro senza problemi, tenendo conto delle esigenze di tutti e senza farsi sopraffare o frustrare.


3. Abilità sociali

Inutile dire che una receptionist deve possedere anche un bel po’ di abilità sociali per costruire relazioni con clienti, colleghi e visitatori. Una cattiva esperienza alla reception può lasciare un’impressione negativa in poco tempo. Accogliere gli ospiti calorosamente e con un sorriso è quindi un compito fondamentale.


4. Organizzazione

Guardandosi intorno in un edificio per uffici, l’area della reception è spesso il posto più ordinato. E così dovrebbe essere. Una scrivania piena di scartoffie non solo fa una cattiva impressione ai visitatori, ma è anche un preludio di problemi: i documenti si perdono facilmente e i dati in giro sono una violazione delle norme sulla protezione dei dati.

Il perfetto receptionist è quindi altamente organizzato. Deve essere in grado di trovare file e numeri di telefono all’istante. Uno spazio di lavoro ordinato è un must.


5. Competenze tecniche

Sistemi telefonici complessi, e-mail, programmi di elaborazione testi e fotocopiatrici non hanno segreti per la maggior parte dei receptionist. Ma in un mondo in cui tutti stanno diventando digitali, essere al passo con le ultime tecnologie è una grande risorsa. Sistemi di gestione delle camere, parcheggio intelligente e registrazione dei visitatori: i receptionist devono conoscerli tutti.


Freddo e impersonale? Troppo complicato? In questo articolo sfatiamo i 5 miti principali sulla gestione digitale dei visitatori.


6. Resistenza allo stress

I receptionist devono avere nervi d’acciaio. Spesso devono lavorare sotto pressione, perché devono gestire diversi compiti e visitatori allo stesso tempo. Mentre svolgono i loro compiti vengono spesso interrotti da persone che chiedono informazioni, da una telefonata o da un nuovo visitatore, e poi tornano al loro lavoro. Eppure devono rimanere calmi e concentrati.


Receptionist resistente allo stress



7. Risoluzione dei problemi

Un cliente insoddisfatto, un appuntamento mancato, un visitatore che non sta bene… Decine di problemi possono sorgere ogni giorno. Il compito del receptionist è quello di mantenere la calma e trovare una soluzione. In situazioni di emergenza, i receptionist sono anche spesso le prime persone che devono reagire e decidere cosa fare.


8. Empatia

Di tanto in tanto ogni organizzazione affronta il visitatore occasionale che è insoddisfatto, stressato o frustrato. Per mettere a proprio agio questi visitatori, gli addetti alla reception devono ascoltarli, essere calmi ed empatici, e cercare di non negare il problema.


9. Affidabilità

Dato che i receptionist sono in contatto con quasi tutti i clienti e i dipendenti, è molto importante poter contare su di loro. Nessuna azienda può permettersi che una telefonata rimanga senza risposta o che un visitatore aspetti al banco della reception vuoto.

Una receptionist deve essere in grado di lavorare in modo indipendente, essere puntuale, tornare dalle pause in tempo, prendersi delle responsabilità e risolvere i problemi quando si presentano.


10. Gestione dei visitatori

I receptionist sono in gran parte responsabili della gestione dei visitatori. Devono tenere d’occhio chi entra nell’edificio per garantire la sicurezza. Anche il controllo dei visitatori e la registrazione dei loro dati fanno parte dei loro compiti.

Nel 2022 molte aziende usano un software di registrazione dei visitatori. Automatizzando la registrazione dei visitatori e la gestione dei loro dati, gli addetti alla reception possono concentrarsi sui loro molti altri compiti, come assicurare un caldo benvenuto e creare una prima impressione positiva.

Qui puoi leggere come puoi iniziare con la registrazione digitale dei visitatori in meno di 30 minuti.



Come migliorare le competenze della receptionist

State cercando un lavoro come receptionist? Ci sono diverse cose che potete fare per migliorare le vostre capacità e diventare un ottimo receptionist.


1. Allena le tue capacità di comunicazione

Poiché la comunicazione è la chiave per una receptionist, è importante che tu alleni le tue capacità di comunicazione ogni volta che è possibile. Pratica le tue capacità di ascolto attivo al telefono, prestando attenzione a ciò che l’altra persona sta dicendo e riassumendo queste informazioni. Puoi anche esercitare la tua comunicazione durante le riunioni con gli altri.


2. Lavorare sulla professionalità

I receptionist devono mantenere la professionalità per tutto il giorno. Un buon modo per praticarla è comunicare allo stesso livello professionale con chiunque incontri. Per esempio, saluta il postino con la stessa cortesia di un dirigente della tua azienda.


Receptionist sorriso sociale



3. Prendere appunti

Quando prendi appunti e documenti tutto, sarai meglio organizzato e più concentrato sui dettagli.


4. Lavorare sull’affidabilità

I receptionist dovrebbero essere sempre alla loro scrivania per accogliere i clienti, rispondere alle telefonate e svolgere altri compiti. Fai dell’affidabilità una priorità assicurandoti di essere sempre disponibile per aiutare.

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Hai altre domande? Queste sono le 7 domande più comuni sulla gestione digitale dei visitatori - e le nostre risposte.

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